Jasné zadanie určuje výsledok, zodpovednú osobu, termín a zdroje. Zamestnanec má vedieť, kedy má ukázať priebežný výsledok a na koho sa obrátiť, ak sa objaví prekážka. Plnenie kontrolujte podľa dohodnutých výsledkov, nie iba podľa toho, či bol zamestnanec zaneprázdnený.
Po rozhovore požiadajte zamestnanca, aby vlastnými slovami zhrnul zadanie. Ešte pred začiatkom práce tak môžete odhaliť rozdielne chápanie termínu alebo očakávaného výsledku.
Čo má zadanie obsahovať
- Výsledok. Pomenujte konkrétnu prácu a to, čo treba po jej dokončení odovzdať alebo ukázať.
- Zodpovedná osoba a termín. Určte zamestnanca alebo tím a dohodnite primeraný čas dokončenia.
- Zdroje a právomoci. Overte, či má zamestnanec prístup k potrebným dokumentom, vybaveniu a ľuďom a či môže prijímať potrebné rozhodnutia.
- Komunikácia. Dohodnite sa, kedy skontrolujete priebežný výsledok a ako sa budú oznamovať prekážky.
Zhrňte dohodu a požiadajte zamestnanca, aby ju zhrnul tiež. Otázky prediskutujte ešte pred začiatkom práce.
Ilustračný príklad pri preberaní dodávky
„Do 15:00 skontroluj, či sa tovar zhoduje s objednávkou, a priprav zoznam rozdielov. Za túto dodávku zodpovedáš ty; zoznam objednávky aj priestor na kontrolu sú k dispozícii. O 14:30 mi ukáž, čo si už skontroloval. Ak nebudeš mať dosť času alebo budeš potrebovať pomoc, hneď mi daj vedieť.“
Uvedené hodiny, dostupné zdroje a spôsob podávania správ sú v tomto príklade ilustračné. Konkrétna predajňa si ich určí podľa svojej situácie. Príklad ukazuje štruktúru zadania, nie povinný postup pri preberaní tovaru.
Ako kontrolovať plnenie a poskytovať spätnú väzbu
Pri priebežnej kontrole porovnajte skutočný výsledok s dohodnutým. Spýtajte sa na prekážky a objasnite ďalšie kroky. Zamestnanec by mal mať možnosť klásť otázky aj medzi kontrolami.
Opíšte konkrétnu situáciu, pozorované činnosti a ich vplyv. Napríklad: „V zozname rozdielov chýbali dve položky, preto sme túto časť dodávky museli skontrolovať znova. Doplň ich a ukáž mi aktualizovaný zoznam.“ Po rozhovore si dohodnite ďalší krok.
Pri opakujúcich sa činnostiach spíšte postup
Ak tím pravidelne vykonáva rovnakú činnosť, spíšte jej kroky do pracovného návodu. Dokument môžete používať opakovane. Návod pomáha vysvetliť postup práce, nenahrádza však jasné zadanie so zodpovednou osobou, výsledkom a termínom pre konkrétny prípad.
Kontrola príjemky v Torgsofte
Po skontrolovaní príjemky v Torgsofte možno nastaviť stav „Kontrola dokončená“. Po nastavení tohto stavu sa príjemka zablokuje na úpravu množstva, ceny a vymazanie tovaru. Samotný stav dokument za zamestnanca neskontroluje.
Táto funkcia sa týka príjemky, nie riadenia úloh zamestnancov. Viac o kontrole dokumentov nájdete v článku „Nákup ako systém kontroly peňazí: čo má majiteľ vidieť“.
Vráťte sa na predchádzajúci krok