Pri spolupráci s dodávateľom pripravte jasný opis tovaru a množstva, zaznamenajte si dohodnuté podmienky a pri preberaní skontrolujte, či boli splnené. Zistené nezrovnalosti zapíšte a pošlite dodávateľovi na objasnenie.
Korešpondenciu vždy priraďte ku konkrétnej objednávke. Ceny, dohody a výsledky kontroly dodávky uchovávajte spolu s históriou nákupov. Pomocou týchto záznamov sledujte kvalitu tovaru, termíny a spoľahlivosť dodávateľa.
Pripravte dopyt so špecifikáciami tovaru
Pred kontaktovaním dodávateľa si určte, aký tovar a v akom množstve predajňa potrebuje. Uveďte rozmery, materiál, dizajn, požiadavky na kvalitu a ďalšie vlastnosti dôležité pre nákup. Vyberte iba parametre, ktoré je skutočne potrebné dohodnúť.
Ak objednávate viacero variantov tovaru, rozpíšte množstvo pri každom. Namiesto všeobecného opisu „várka tričiek“ uveďte model, farbu, materiál a rozdelenie podľa veľkostí. Požiadajte dodávateľa o cenovú ponuku presne na tento zoznam.
Vzor dopytu: „Prosíme o cenovú ponuku na 30 bavlnených tričiek modelu A v čiernej farbe: po 10 kusov vo veľkostiach S, M a L. Uveďte cenu za kus, dostupnosť a možný dátum dodania.“
Po rozhovore zaznamenajte dohodnuté podmienky
Po rozhovore pošlite dodávateľovi písomné zhrnutie. Uveďte tovar, množstvo, cenu, dohodnuté podmienky platby a dodania aj termín dodania. Požiadajte ho o potvrdenie alebo o zaslanie opráv.
V správe môžete použiť túto šablónu: „Zhrnutie nášho rozhovoru: tovar — […], množstvo — […], cena — […], platba — […], dodanie — […], termín — […]. Prosíme o potvrdenie týchto podmienok alebo o uvedenie potrebných zmien.“
Odpoveď dodávateľa uchovávajte spolu s objednávkou. Ak sa podmienky zmenili, osobitne zaznamenajte, na čom ste sa dohodli opätovne. Pri následnej kontrole vychádzajte z týchto záznamov, cien a dokladov k dodávke.
Odmietnutie oznámte priamo
Ak ste sa rozhodli šaržu neobjednať, oznámte to jasne. Napríklad: „Ďakujeme za ponuku. Túto šaržu neobjednáme.“ Takáto odpoveď vyjadruje odmietnutie priamo.
Pred prísľubom budúceho nákupu si overte, či ho budete vedieť dodržať. Ak si nie ste istí, takýto záväzok do odpovede nedávajte. Nesľubujte len preto, aby odmietnutie pôsobilo miernejšie.
Skontrolujte dodávku a zaznamenajte nezrovnalosti
Pri preberaní porovnajte obsah dodávky s objednávkou alebo zoznamom. Skontrolujte dodané položky a množstvá. Osobitne porovnajte množstvá a ceny v dokladoch a vyznačte rozdiely.
Pokračujme v príklade s tričkami. Predpokladajme, že ste objednali po 10 kusov v každej veľkosti a dostali túto šaržu:
| Položka | Objednané | Prijaté | Rozdiel |
|---|---|---|---|
| Veľkosť S | 10 | 10 | 0 |
| Veľkosť M | 10 | 8 | Chýbajú 2 |
| Veľkosť L | 10 | 10 | 0 |
| Spolu | 30 | 28 | Chýbajú 2 |
Všetky čísla v tomto príklade sú hypotetické. Zapíšte konkrétny rozdiel a obráťte sa na dodávateľa: „Podľa objednávky sme očakávali 10 tričiek vo veľkosti M, dostali sme 8. Celkovo sme dostali 28 z 30 kusov. Prosíme o preverenie rozdielu a informáciu, ako navrhujete situáciu vyriešiť.“
Odpoveď aj dohodnuté ďalšie kroky si uchovajte. Pred ďalšími nákupmi si prezrite históriu: či boli dodržané termíny, aké problémy s kvalitou sa vyskytli, aké rozdiely ste zaznamenali a ako na ne dodávateľ reagoval.
Upravte vytvorenú objednávku dodávateľovi v Torgsoft
Ak po spresnení nákupu potrebujete upraviť vytvorenú objednávku, v Torgsoft môžete už skôr vytvorenú objednávku znova otvoriť a upraviť.
Túto možnosť využite na potrebné zmeny po rozhovore s dodávateľom. Pred úpravou porovnajte zmeny s písomným zhrnutím dohody. Po úprave skontrolujte, či ste zapracovali presne dohodnuté zmeny.
Potvrdenie podmienok dodávateľom a kontrolu prijatej šarže vykonávajte samostatne. Pri týchto úkonoch použite korešpondenciu, objednávku a skutočný obsah dodávky. Postup práce s objednávkami je opísaný v materiáli „Objednávky dodávateľom v Torgsoft“.
Vráťte sa na predchádzajúci krok