Ak sa chcete pustiť do odkladanej úlohy, určte jeden konkrétny výsledok a zapíšte si najbližší krok. Overte si, či máte potrebné informácie, zručnosti a zdroje. Ak práca závisí od odpovede dodávateľa alebo rozhodnutia iného zamestnanca, označte túto závislosť v zozname úloh.
Potom si naplánujte čas na prácu a určte, ktorú časť môžete zveriť zamestnancovi. Po dokončení porovnajte výsledok s pôvodným cieľom a skontrolujte poradie krokov.
Určte, čo presne má byť hotové
Vyberte si jednu odkladanú úlohu. Sformulujte výsledok tak, aby sa dal skontrolovať. Napríklad: „Dohodnúť harmonogram objednávok s dňami odosielania žiadostí a zodpovednými zamestnancami.“
Zapíšte si, podľa čoho vyhodnotíte dokončenie. Pri harmonograme objednávok to môže byť tabuľka, v ktorej je pri každom dodávateľovi uvedený deň objednávky, deň dodania a zodpovedná osoba. Tento opis použite ako kritérium prevzatia práce.
Overte si, čo vám bráni začať
Zistite, či máte potrebné informácie, dostupné zdroje a ľudí s príslušnými zručnosťami. Pomenujte konkrétnu prekážku: „Nie sú známe dni dodania“ alebo „Je potrebný súhlas vlastníka“.
V spoločnom zozname úloh označte prácu, ktorá čaká na dodatočné informácie. Vedľa zapíšte krok potrebný na ich získanie. Napríklad: „Požiadať dodávateľa o dni prijímania objednávok a dodania.“ K príprave harmonogramu sa vráťte, keď dostanete odpoveď.
Rozdeľte prácu a určte ďalší krok
Veľkú úlohu rozdeľte na menšie časti. Názov každej začnite slovesom: „Požiadať“, „Zhromaždiť“, „Porovnať“, „Schváliť“. Skontrolujte, či vykonávateľ rozumie tomu, čo má urobiť ako ďalšie.
Pri príprave harmonogramu objednávok si môžete zapísať tieto kroky:
- Požiadať o podmienky a dni dodania.
- Zhromaždiť odpovede do jednej tabuľky.
- Dohodnúť dni objednávok a zodpovedné osoby.
- Po prvom cykle skontrolovať plnenie.
Tieto kroky uchovávajte v jednom zozname úloh. Čas na prácu si vyznačte v jednom kalendári. Vyberte si spôsob vedenia týchto záznamov, ktorý vám vyhovuje.
Vyhraďte si čas na konkrétnu časť práce
Naplánujte si samostatný časový úsek. Zapíšte si, čomu sa budete venovať, napríklad odpovediam dodávateľov o harmonograme dodávok. Podobné činnosti spojte do tohto úseku.
Počas sústredenej práce sa vyhýbajte kontrole upozornení a krátkym hovorom. Pri vzorovom harmonograme predajne sa môžete dohodnúť, kto bude v tom čase odpovedať na aktuálne požiadavky. Dĺžku práce prispôsobte zvolenému kroku; neurčujte rovnaký čas pre všetky úlohy.
Zverte zamestnancovi určenú časť
Pred delegovaním posúďte dôležitosť práce a dôsledky jej odovzdania. Vykonávateľa vyberte s ohľadom na jeho vedomosti, zručnosti, schopnosti a záujmy.
Vysvetlite, aký výsledok prijmete a ako budete hodnotiť splnenie. Dohodnite spôsob odmeny. V príklade s harmonogramom môžete zamestnancovi zveriť zhromaždenie odpovedí dodávateľov a schválenie harmonogramu ponechať vlastníkovi.
Ilustračný príklad: pripraviť harmonogram objednávok
Predpokladajme, že vlastník predajne odkladá prípravu harmonogramu pre dvoch dodávateľov. Nižšie je vzdelávací príklad rozdelenia práce. Všetky podmienky a trvania sú vymyslené na ilustráciu.
| Čo určiť | Rozhodnutie v príklade |
|---|---|
| Požadovaný výsledok | Schválený harmonogram s dňami objednávok, dodaní a zodpovednými osobami. |
| Prekážka | Chýbajú informácie o dňoch dodania. |
| Ďalší krok | Zamestnanec si od oboch dodávateľov vyžiada ich harmonogramy. |
| Vyhradený čas | Po prijatí odpovedí si vlastník vyhradí 30 minút na ich spracovanie. |
| Delegovanie | Zamestnanec zhromaždí informácie do tabuľky; vlastník schváli harmonogram. |
| Kontrola | Po prvom cykle vlastník skontroluje plnenie a zapíše potrebné zmeny. |
Zadajte množstvo tovaru v objednávke Torgsoft
Keď podľa schváleného harmonogramu príde čas vytvoriť objednávku, určte potrebné množstvo každého tovaru. V Torgsoft sa pri vytváraní objednávky uvádza v poli „Моє замовлення” (Moja objednávka). Tento krok je opísaný v materiáli o objednávkach dodávateľom v Torgsoft.
V uvedenom príklade zverte zadanie množstiev určenej osobe. Tento krok použite na prípravu objednávky. Dni dodania, rozdelenie zodpovedností a schválenie harmonogramu riešte osobitne.
Po pracovnom cykle skontrolujte výsledok
Porovnajte vykonanú prácu s pôvodným opisom výsledku. V príklade skontrolujte, či bol harmonogram schválený a či sa podľa neho uskutočnila objednávka. Zhodnoťte, čo fungovalo a čo by sa malo zmeniť.
Ak úloha zostala nedokončená, zapíšte konkrétnu nevykonanú časť, prekážku a ďalší krok. Potom si naplánujte čas na pokračovanie alebo zverte príslušnú časť vykonávateľovi.
Vráťte sa na predchádzajúci krok