Ako sa vyhnúť nedostatku produktov: nastavenie automatického dopĺňania zásob v sklade

Na nastavenie automatického výpočtu potreby tovaru na základe histórie predaja a skladových zostatkov sa v programe Torgsoft používa kombinácia základnej funkcionality a doplnkových možností. Na plnohodnotné fungovanie tohto mechanizmu budete potrebovať platené možnosti «Automatický výpočet skladových zásob» a «Minimálny a maximálny zostatok tovaru pre každý sklad».

Tento proces pozostáva z niekoľkých logických etáp: analýzy histórie predaja na výpočet optimálnych zostatkov, uloženia týchto limitov do databázy a následne priameho automatického vytvorenia objednávky dodávateľovi.

Etapa 1. Výpočet minimálnych a maximálnych zostatkov na základe histórie predaja

Aby program sám vypočítal, koľko tovaru má byť na sklade, prejdite do menu Sklad — Výpočet skladových zásob. Tento režim umožňuje analyzovať minulé predaje a nastaviť aktuálne limity, aby ste sa vyhli nedostatku tovaru aj jeho hromadeniu na sklade.

Na nastavenie výpočtu:

1. Zadajte obdobie predaja

Vyberte časový interval, za ktorý bude program analyzovať predaje, napríklad predaje za minulý mesiac alebo za rovnakú sezónu minulého roka.

2. Zadajte dodaciu lehotu (v dňoch)

Ide o počet dní, po ktorých sa zvyčajne uskutoční nová dodávka tovaru od dodávateľa. Program rozdelí celkové obdobie predaja na dodacie cykly.

3. Nastavte výpočtový vzorec

Program obsahuje vstavaný editor vzorcov. Predvolene sa pre minimálny zostatok používa vzorec <Počet predajov> / <Počet dodacích cyklov>. Môžete ho meniť pridaním matematických operátorov (+, -, *, /) a ďalších premenných z tabuľky.

4. Vypočítajte maximálny zostatok

Ak máte vytvorenú dynamickú charakteristiku «Maximálny zostatok tovaru», v tomto režime bude dostupná karta «Výpočet maximálneho zostatku». Aj tu môžete nastaviť vzorec, napríklad: <Počet predajov> + <Vypočítané minimálne množstvo>.

5. Zohľadnenie ďalších faktorov

Môžete zapnúť prepínač «Nezohľadňovať predaj s tovarovou zľavou a akciou», ak takéto predaje boli netypické a nemajú ovplyvňovať pravidelné zásoby. Taktiež možno nastaviť pevné minimum, napríklad na výstavke musia byť vždy aspoň 2 kusy bez ohľadu na výsledok výpočtu.

6. Uloženie limitov

Po stlačení tlačidla «Aktualizovať» program vyplní stĺpce «Vypočítané minimálne množstvo» a «Vypočítané maximálne množstvo». Označte potrebné tovary a stlačte tlačidlo Uložiť. Tieto hodnoty sa automaticky zapíšu do kariet tovaru ako nové limity pre objednávky.

Etapa 2. Automatické vytvorenie objednávky dodávateľovi

Keď program «pozná» optimálne minimálne zostatky, môžete automaticky generovať objednávky na také množstvo tovaru, ktoré chýba.

Na to slúži režim Dokument — Vytvorenie objednávky dodávateľovi.

1. Filtrovanie tovaru

Otvorte okno vytvorenia objednávky a použite filtre. Zvoľte stav «Tovar sa míňa» (ide o tovar, ktorého aktuálny zostatok je menší alebo rovný nastavenému minimálnemu zostatku) alebo «Tovar, ktorý treba objednať» (to sú tovary s nulovým alebo záporným zostatkom plus tie, ktoré sa míňajú).

2. Výpočet potreby

Venujte pozornosť stĺpcu «Treba objednať». Program túto hodnotu automaticky vypočíta ako rozdiel medzi nastaveným minimálnym zostatkom a skutočným zostatkom na sklade. Ak vytvárate objednávku naraz pre viac predajní, program sčíta potreby všetkých vybraných prevádzok.

3. Vyplnenie objednávky

V stĺpci «Moja objednávka» zadávate konečné množstvo na nákup. Aby ste čísla nemuseli zadávať ručne, označte tovary (kombinácia CTRL+X pre viacriadkový výber) a zvoľte akciu v menu: Akcie — Nastaviť množstvo — Moja objednávka — Treba objednať.

4. Výber dodávateľa

V bloku «Spôsob určenia parametrov dodávky» program poradí, u koho je výhodnejšie tovar objednať. Môžete zvoliť «Posledná dodávka» (program prevezme dodávateľa a cenu z posledného nákupu tohto tovaru) alebo «Dodávka s minimálnou cenou» (program nájde najvýhodnejšiu cenu za vami zadané obdobie).

5. Vytvorenie dokumentov

Stlačte tlačidlo «Vytvoriť» v pravom hornom rohu. Program automaticky rozdelí tovary a vytvorí samostatné súbory objednávok (vo formáte Excel alebo RTF) pre každého dodávateľa.

6. Kontrola v Torgsoft

Ak chcete sledovať stav objednávky priamo v programe, stlačte tlačidlo «Uložiť objednávku». Presunie sa do menu «Dokument — Objednávky dodávateľovi», kde budete môcť kontrolovať termíny dodania a jedným kliknutím automaticky naskladniť tovar, keď skutočne dorazí na sklad.