Kontrola interného prijímania prevodov: ako zaznamenávať nedostatky, prebytky a pretriedenie bez podvodov zo strany zamestnancov

Keď sa obchodná sieť rozširuje, presun tovaru medzi centrálnym skladom a predajňami sa stáva každodennou rutinou. V tomto procese vzniká "slepá zóna" — etapa prepravy a príjmu tovaru, počas ktorej často dochádza k mankám, prebytkom alebo zámene sortimentu. 

Často vznikajú tieto otázky: 

Na zodpovedanie týchto otázok a obmedzenie ľudského faktora je v programe Torgsoft zavedený prísny kontrolný mechanizmus prostredníctvom režimu «Tovar na ceste» a nástroja na kontrolu dokladov. Hlavné pravidlo tohto mechanizmu — nikdy manuálne neupravovať pôvodný doklad interného presunu, ale zaznamenať skutočne prijaté množstvo a umožniť programu, aby automaticky vytvoril opravné doklady.

Prečo vedie manuálna úprava dokladov k stratám?

Predstavte si nasledujúcu situáciu: centrálny sklad odošle do predajne 100 kusov tovaru a vytvorí bežný doklad interného presunu. Predajca v predajni tovar prepočíta, nájde 90 kusov (alebo sa rozhodne privlastniť si 10 kusov) a jednoducho zmení množstvo v otvorenom doklade na 90. Tovar sa tak z evidencie akoby "vyparí": zo skladu sa odpíše 90 kusov, predajňa prijme 90 kusov a rozdiel nikto nezaznamená.

Aby sa tomu predišlo, proces odovzdania musí byť rozdelený do dvoch etáp za účasti oboch strán a medzi týmito etapami sa musí tovar nachádzať vo vyrovnávacom (tranzitnom) sklade.

Nastavenie bezpečného režimu «Tovar na ceste»

Aby boli presuny kontrolované systémom, je potrebné používať funkciu «Tovar na ceste». Tá zabezpečí, že tovar bude odpísaný zo skladu odosielateľa, ale do skladu príjemcu sa dostane až po skutočnej kontrole a potvrdení.

Krok 1. Základné nastavenia systému 

Aby personál nezabúdal používať tento režim, prejdite do ponuky Nastavenia - Parametre - Dokument a aktivujte prepínač «Predvolene vytvárať interné presuny do skladu Tovar na ceste». Odteraz budú všetky presuny automaticky označené ako tranzitné.

Krok 2. Obmedzenie prístupových práv (Ochrana pred podvodmi) 

Aby zamestnanci nemohli presúvať tovar "kamkoľvek" alebo skrývať svoje konanie, je potrebné nastaviť roly:

• Obmedzte prístup k evidenčným strediskám príjemcu interného presunu. Ak má predajca prístup iba k "Predajni 1", nebude môcť prezerať doklady smerujúce do iných predajní ani tam odosielať tovar.

• Zakážte úpravu uzavretých dokladov. Zamestnanci nesmú mať možnosť meniť výsledky počítania v uzavretých interných presunoch.

Postup zaznamenania príjmu bez manuálnych úprav

Keď tovar fyzicky dorazí do predajne, personál musí vykonať postup príjmu.

1. Začiatok kontroly. Predajca prejde do ponuky Sklad - Tovar na ceste, otvorí kartu Doklady, označí požadovaný doklad odosielateľa a klikne na tlačidlo Skontrolovať doklad.

2. Slepé počítanie. V okne kontroly predajca naskenuje čiarové kódy tovaru vybratého zo škatúľ alebo manuálne zadá skutočné množstvo. Ak naskenuje tovar, ktorý nebol uvedený v doklade (zámena sortimentu), program túto skutočnosť zaznamená. Ak niektorý tovar chýba (manko), v kontrolnom stĺpci zostane s nulovým alebo nižším množstvom. Program zaznamená čas začatia, čas ukončenia kontroly a zamestnanca, ktorý ju vykonal.

3. Zablokovanie (Uzavretie dokladu). Po úplnom prepočítaní zamestnanec klikne na Uzavrieť doklad. Potom už nie je možné meniť výsledky kontroly.

4. Príjem a automatická oprava. Posledným krokom je kliknutie na tlačidlo Prijať doklad. Ak sa zistia rozdiely (manko alebo prebytok), program zobrazí upozornenie a ponúkne vytlačenie «Výkazu rozdielov».

Čo sa bude diať ďalej? 

Program automaticky vytvorí opravné doklady. Namiesto manuálnej úpravy pôvodného dokladu Torgsoft vráti manko do skladu odosielateľa alebo vytvorí dodatočný doklad na zistený prebytok. Do evidencie predajne sa tak zaeviduje presne také množstvo, aké predajca skutočne naskenoval, a rozdiely (zámena sortimentu alebo krádež počas prepravy) zostanú na zodpovednosti skladu odosielateľa alebo doručovacej služby na ďalšie prešetrenie.

Dôležitá poznámka: ak je v nastaveniach aktivovaný prepínač «Zachovať odosielateľa pre tovar na ceste», postup funguje ešte prísnejšie. Opravné doklady na prebytok alebo manko sa nevytvárajú priamo. Namiesto toho sa všetok tovar z tranzitného dokladu najskôr virtuálne vráti do skladu odosielateľa a následne sa vytvorí nový, čistý doklad od odosielateľa k príjemcovi výhradne na množstvo, ktoré prešlo kontrolou. To umožňuje zachovať presnú evidenciu šarží a obstarávacej ceny.

Dvojitá kontrola: dvojnásobná kontrola

Na vyriešenie častého sporu medzi skladom («všetko sme zabalili») a predajňou («všetko nám nedorazilo») je v programe Torgsoft zavedený mechanizmus dvojitej kontroly.

• Prvotná kontrola (Sklad). Skladník pri kompletizácii objednávky otvorí doklad a vykoná prvotnú kontrolu pomocou skenera. Potom vyberie akciu «Zablokovať opakovanú kontrolu» (aby nikto náhodne nevynuloval jeho výsledok počítania) a odošle zásielku.

• Opakovaná kontrola (Predajňa). Keď tovar dorazí do predajne, predajca v režime «Tovar na ceste» vyberie režim «Opakovaná kontrola».

• Výsledok. V Registri interných presunov vidí majiteľ dva stĺpce: «Čas kontroly / Skontroloval» (údaje skladu) a «Čas opakovanej kontroly / Skontroloval (opakovane)» (údaje predajne). Príjem dokladu sa uskutoční výhradne podľa výsledkov opakovanej (poslednej) kontroly. Ak sa prvotná a opakovaná kontrola líšia, majiteľ presne vie, že k chybe (alebo krádeži) došlo počas prepravy, pretože sklad pri balení zaznamenal prítomnosť 100 kusov.

Odpovede na časté otázky

 Prečo sa po prijatí dokladu v sklade "Tovar na ceste" objavia záporné zásoby? 

Často sa to stáva, keď sa používatelia snažia systém "oklamať": manuálne odstraňujú opravné doklady alebo používajú SQL dotazy na čistenie databázy bez pochopenia dôsledkov. Môže sa to stať aj vtedy, keď je rovnaký doklad prijatý súčasne na dvoch rôznych počítačoch, čím sa vytvoria duplicitné opravy. Na nápravu je potrebné prepočítať množstvo tovaru vo všetkých skladoch a nájsť "poškodený" kontrolný bod.

 Čo robiť, ak predajca nenaskenoval všetok tovar, prijal doklad a časť tovaru sa vrátila späť do skladu? 

Ak bol doklad prijatý s rozdielmi a boli vytvorené opravné doklady, predajca musí kliknúť na «Zrušiť príjem dokladu». Celý postup príjmu sa vráti späť. Doklad však zostane v stave "Uzavretý" (aby sa zabránilo podvodom). Na opakovanú kontrolu musí majiteľ alebo správca zmeniť jeho stav na "Otvorený".

 Ako prijať tovar, ak je v doklade uvedené väčšie množstvo, než skutočne dorazilo, a nechceme vytvoriť vratku? 

Ak sa pri prijímaní dokladu nachádza nepreverený tovar, program sa opýta, či má nastaviť množstvo na 0 alebo na množstvo uvedené v doklade. Ak predajca vyberie možnosť "rovné 0", doklad sa prijme iba na skontrolované množstvo a na zvyšok sa automaticky vytvorí oprava (vratka). Vytvoreniu opravy sa nedá vyhnúť — ide o základnú ochranu systému pred skreslením údajov.

Používanie režimu kontroly bez manuálnej úpravy dokumentov mení proces interných presunov na transparentný a kontrolovaný mechanizmus. Majiteľ vždy uvidí, kto, kedy a s akým výsledkom vykonal príjem, pričom všetky rozdiely systém automaticky zdokumentuje.