Mzdy: ako vypočítať platby, vystaviť mzdy a opraviť chyby

Výplatná listina v Torgsoft: ako vypočítať mzdy, uskutočniť výplaty a skontrolovať mzdové nároky

V predajni môže mzda zamestnanca pozostávať zo základnej mzdy, odmeny za odpracované zmeny, prémií z predaja, príplatkov a ďalších mzdových nárokov. Počas mesiaca môže zamestnanec dostávať preddavky a konečnú sumu môže dostať po častiach z pokladne alebo bankového účtu. Výplatná listina v Torgsoft zhromažďuje tieto údaje za vybrané obdobie a ukazuje, koľko bolo každému zamestnancovi vypočítané, vyplatené a koľko ešte zostáva vyplatiť. Majiteľ najčastejšie potrebuje vedieť, ako správne vypočítať výplatnú listinu, skontrolovať výšku mzdy, uskutočniť čiastočnú výplatu a nájsť príčinu, ak výsledok nezodpovedá očakávaniam.

Čo je výplatná listina

Výplatná listina predstavuje súhrnný výpočet miezd zamestnancov za určené obdobie.

V Torgsoft je výpočet miezd súčasťou možnosti «Mzdy a motivácia zamestnancov». Program môže zohľadňovať rôzne spôsoby odmeňovania: základnú mzdu, platbu za zmeny alebo hodiny, individuálne a tímové prémie, príplatky za predaj tovaru, pravidelné mzdové nároky a dlhy voči zamestnancovi. 

Výplatná páska ukazuje, z čoho sa skladá mzda konkrétneho zamestnanca: mzdové nároky, zrážky, už vyplatenú sumu a zostatok na vyplatenie. 

Archív výpočtov miezd uchováva parametre odmeňovania z uzavretých výplatných listín. Vďaka tomu sa výpočty za predchádzajúce obdobia nemenia spolu s aktuálnymi nastaveniami miezd. 

Ako vytvoriť a vypočítať výplatnú listinu

Otvorte Výpočet miezd → Výplatná listina, vytvorte výplatnú listinu a zadajte obdobie, za ktoré treba vypočítať mzdy.

Potom vykonajte akciu «Vypočítať výplatnú listinu». 

Pred výpočtom je dôležité, aby program obsahoval údaje, od ktorých mzda závisí. Dokumentácia Torgsoft uvádza najmä skutočne odpracovaný čas podľa rozvrhu, vypočítané obstarávacie náklady a predajné plány jednotlivých predajní za príslušné obdobie. 

Počas výpočtu Torgsoft do výplatnej listiny zahrnie aj:

• pravidelné mzdové nároky;

• mzdové nároky manuálne zadané za príslušné obdobie;

• preddavky zamestnancov;

• vypočítané mzdy podľa pracovných pozícií;

• podľa potreby — zrážky z oficiálnej mzdy. 

Majiteľ teda nemusí samostatne zhromažďovať všetky zložky mzdy do tabuľky: výplatná listina používa údaje, ktoré už boli zadané do systému mzdovej evidencie.

Čo skontrolovať pred výplatou

Pred vyplatením peňazí je vhodné pozrieť si podrobný rozpis výplatnej listiny.

Pri každom zamestnancovi program zobrazuje:

• mzdové nároky;

• zrážky;

• pravidelné mzdové nároky a zrážky;

• dlhy;

• celkovú sumu mzdových nárokov;

• koľko už bolo vyplatené;

• koľko ešte zostáva vyplatiť. 

Toto je prvé miesto, ktoré treba skontrolovať, ak sa výška mzdy zdá nesprávna.

Napríklad predavač očakáva vyššiu výplatu. Skôr než sumu manuálne zmeníte, overte, či sa do výpočtu zahrnuli jeho zmeny, preddavky, prémie a ďalšie mzdové nároky.

Ako skontrolovať prémiu z predaja

Ak mzda závisí od predaja, vo výplatnej páske možno použiť funkciu «Rozpis podľa tovaru, prác a operácií».

Výkaz zobrazuje tovar a operácie, ktoré ovplyvnili mzdu zamestnanca. Pri predaji sa môžu zobrazovať osobné predaje, tímové predaje a predaje celej predajne — ak od nich závisia príslušné mzdové nároky. 

Pomáha to odpovedať na praktickú otázku predavača: «Za ktoré predaje mi bola vypočítaná táto prémia?»

Ako vyplatiť celú mzdu alebo iba jej časť

Na vyplácanie jednotlivých zložiek mzdy sa používa «Plánovanie výplat».

V tomto režime môžete vybrať, ktoré mzdové nároky treba vyplatiť teraz. Napríklad najprv vyplatiť odmenu za odpracované zmeny a neskôr — tímovú prémiu.

Torgsoft umožňuje plánovať výplaty podľa druhov mzdových nárokov, ako sú základná mzda, platba za zmenu alebo hodinová mzda podľa rozvrhu, prémie, príplatky za predaj tovaru, pravidelné mzdové nároky a dlhy voči zamestnancovi. Možno tiež zohľadniť zrážky a manuálne zmeniť sumu «Na vyplatenie». 

Napríklad zamestnancovi treba vyplatiť 10 000 UAH, ale dnes sa mu z pokladne vyplatí 4 000 UAH. V plánovaní výplat možno zadať skutočnú sumu 4 000 UAH.

Ako uskutočniť výplatu z pokladne alebo bankového účtu

Vyberte zamestnanca a kliknite na «Vyplatiť».

V okne výplaty môžete:

1. zadať dátum;

2. vybrať «Z pokladne» alebo «Z bankového účtu»;

3. vybrať požadovanú pokladňu alebo účet;

4. zmeniť sumu výplaty;

5. podľa potreby pridať komentár.

V predvolenom nastavení sa výplata zaradí do položky finančnej analýzy «Mzda». Podľa potreby môžete vybrať inú položku. Po uložení program ponúkne vytlačenie potvrdenia o prevzatí mzdy. Zamestnancovi, ktorému už bola spracovaná výplata, program neumožní opätovnú výplatu v tej istej výplatnej listine. 

Čo sa stane s nevyplatenou sumou

Ak mzda nebola vyplatená v plnej výške, pri uzatváraní výplatnej listiny treba zohľadniť zostávajúcu sumu.

Akcia «Uzavrieť výplatnú listinu» skontroluje výplaty a umožní preniesť dlžné sumy do ďalšej výplatnej listiny. Pritom možno vybrať konkrétnu listinu, do ktorej sa zostatok prenesie.

Pri uzatváraní výplatnej listiny možno nevyplatenú sumu preniesť do nasledujúceho mzdového obdobia.

Prečo uzatvárať výplatnú listinu

Uzatvorenie výplatnej listiny zafixuje mzdový výpočet za príslušné obdobie.

Po uzatvorení sa zablokujú zmeny údajov, na ktorých bol výpočet založený: pracovného rozvrhu, mzdových nárokov zahrnutých do výplatnej listiny a predajných plánov. Údaje o mzdách sa uchovávajú v archíve. 

Pred uzatvorením preto skontrolujte:

• či bola mzda správne vypočítaná;

• či boli zohľadnené preddavky a zrážky;

• či boli uskutočnené potrebné výplaty;

• či treba preniesť nevyplatené sumy.

Prečo sa zamestnanec nemusí zobrazovať v zozname

Jednou zo zdokumentovaných príčin sú prístupové práva používateľa k jednotlivým predajniam.

Vo výplatnej listine sa zoznam zamestnancov obmedzuje na tých, ktorí pracujú v predajniach dostupných aktuálnemu používateľovi. Ak majiteľ alebo administrátor nevidí všetkých zamestnancov, mal by skontrolovať prístup k príslušným evidenčným strediskám. 

Ak sú prístupové práva správne nastavené, ale zamestnanec stále nie je zahrnutý do výpočtu, nemeňte údaje náhodne. Najprv skontrolujte obdobie a vstupné údaje výpočtu. Ak príčinu nedokážete nájsť, obráťte sa na technickú podporu.

Ako si môže zamestnanec pozrieť vlastný výpočet mzdy

Torgsoft obsahuje režim Výpočet miezd → Moja výplatná páska.

Ak má používateľská rola zamestnanca príslušné prístupové práva, môže sa identifikovať pomocou identifikačného preukazu a hesla a následne si prezrieť alebo vytlačiť výplatnú pásku. 

Vďaka tomu si zamestnanec môže overiť zložky vlastnej mzdy bez prístupu k výpočtom ostatných zamestnancov.

Ak výška mzdy nezodpovedá očakávaniam

Výpočet kontrolujte postupne:

1. Obdobie výplatnej listiny.

2. Skutočne odpracovaný čas zamestnanca.

3. Nastavené spôsoby výpočtu mzdy.

4. Predajné plány, ak od nich závisí prémia.

5. Preddavky, manuálne a pravidelné mzdové nároky a zrážky.

6. Podrobný rozpis výplatnej listiny a podľa potreby rozpis podľa tovaru a operácií.

7. Uskutočnené výplaty a zostávajúcu sumu na vyplatenie.

Nemeňte výslednú sumu iba preto, že sa líši od očakávanej. Najprv zistite, ktorá zložka ovplyvnila výsledok.

Hlavné pravidlo práce s výplatnou listinou

Postup je jednoduchý: vytvoriť výplatnú listinu → skontrolovať vstupné údaje → vykonať výpočet → prezrieť podrobný rozpis → uskutočniť výplaty → uzavrieť výplatnú listinu a preniesť zostávajúce dlhy, ak existujú.

Ak po kontrole údajov zostáva príčina rozdielu nejasná, obráťte sa na technickú podporu Torgsoft. Aktuálne kontakty nájdete na oficiálnej stránke podpory: +38 (067) 558 37 84, Telegram @torgsoft_help, info@torgsoft.ua.