Súvaha podľa položiek finančnej analýzy: ako dešifrovať pohyb peňazí a nájsť chybný dokument

Keď v predajni každý deň prebiehajú predaje, platby dodávateľom, inkaso a ďalšie operácie, samotný zostatok peňazí v pokladni nestačí na to, aby ste zistili, odkiaľ peniaze prišli a na čo boli použité.

Na tento účel má Torgsoft funkciu Bilancia podľa položiek finančnej analýzy. Zobrazuje pohyb peňazí podľa jednotlivých kategórií: tržby z predaja, vyrovnania s dodávateľmi, interné presuny finančných prostriedkov a ďalšie položky, ktoré podnik používa.

Ak celková suma vyvoláva otázky, môžete najskôr určiť, v ktorej položke vznikol rozdiel, a následne vyhľadať príslušné finančné doklady.

Čo je položka finančnej analýzy

Položka finančnej analýzy ukazuje, ku ktorému druhu pohybu peňazí patrí finančná operácia.

Napríklad:

• peniaze z predaja tovaru sa evidujú v položke Tržby z predaja;

• platba dodávateľovi za nakúpený tovar sa eviduje v položke Vyrovnania s dodávateľmi;

• presuny peňazí medzi pokladňami alebo účtami, inkaso a odvod tržieb sa evidujú v položke Interný obeh.

Každá finančná operácia v Torgsoft je prepojená s určitou položkou finančnej analýzy. Vďaka tomu môže program zobrazovať súhrny nielen podľa pokladne, ale aj podľa účelu pohybu peňazí. 

Hlavné položky, ktoré program používa automaticky, si môžete pozrieť v časti Nastavenia → Parametre → Finančná analýza. V oficiálnej dokumentácii sú medzi hlavnými systémovými položkami samostatne opísané Tržby z predaja, Vyrovnania s dodávateľmi a Interný obeh. 

Ako zobraziť bilanciu podľa položiek

Otvorte: Platba → Bilancia podľa položiek finančnej analýzy.

V hornej časti okna nastavte tri parametre:

1. Obdobie analýzy — deň, mesiac alebo iné požadované časové obdobie.

2. Predajné miesto (evidenčné stredisko) — predajňa alebo iné evidenčné stredisko, ktoré chcete skontrolovať.

3. Mena — mena, v ktorej chcete vytvoriť bilanciu.

Torgsoft následne zobrazí strom položiek finančnej analýzy a tri hlavné ukazovatele:

• Príjem — koľko peňazí bolo prijatých v danej položke;

• Výdavok — koľko peňazí bolo vyplatených;

• Bilancia — výsledná suma so zohľadnením príjmov a výdavkov.

Takto môžete vidieť nielen celkovú sumu peňazí, ale aj to, z ktorých položiek sa vytvorila.

Ak vás napríklad zaujímajú výdavky za konkrétny mesiac, nastavte tento mesiac, vyberte predajné miesto a skontrolujte sumy v požadovaných položkách. Ak potrebujete preveriť konkrétnu predajňu v obchodnej sieti, vyberte jej evidenčné stredisko.

Obsah okna môžete skopírovať pomocou tlačidla Kopírovať všetko a potom ho vložiť do dokumentu na ďalšie spracovanie alebo tlač. 

Ako zistiť, ktorý doklad zmenil bilanciu

Samotná funkcia Bilancia podľa položiek finančnej analýzy zobrazuje súhrny podľa položiek. Ak potrebujete nájsť konkrétnu operáciu, ktorá vytvorila danú sumu, použite funkciu: Platba → Finančný doklad.

V tejto časti sa uchovávajú finančné operácie: príjmy peňazí, platby, vyrovnania s dodávateľmi, bežné výdavky a ďalšie pohyby finančných prostriedkov.

Na vyhľadanie dokladu sú v hornej časti okna k dispozícii filtre:

• Obdobie;

• Druh dokladu — príjmový alebo výdavkový;

• Výber pokladničných operácií;

• Obchodný partner;

• Položka analýzy;

• Pokladňa;

• Predajné miesto;

• Podnik.

Tieto filtre slúžia na vyhľadávanie konkrétnych finančných operácií.

Príklad

Predstavte si, že v mesačnej bilancii vidíte nezvyčajne vysokú sumu v určitej položke.

Najskôr si poznačte:

• obdobie;

• predajné miesto;

• položku finančnej analýzy;

• približnú sumu, ktorú potrebujete skontrolovať.

Potom otvorte Platba → Finančný doklad a nastavte rovnaké parametre.

Program ponechá v zozname iba doklady, ktoré zodpovedajú týmto podmienkam. Veľký zoznam všetkých operácií tak môžete zúžiť na niekoľko dokladov a každý z nich samostatne skontrolovať.

Čo skontrolovať, ak sa suma zdá nesprávna

Najskôr skontrolujte, či používate rovnaké podmienky filtrovania údajov.

Obdobie

Doklad sa nemusí zobraziť v požadovanom výkaze, ak analyzujete iné obdobie. Preto sa pri porovnávaní súm uistite, že v oboch funkciách sú nastavené rovnaké dátumy.

Predajné miesto

Bilanciu možno vytvoriť pre konkrétne evidenčné stredisko. Ak porovnávate údaje z rôznych predajných miest, výsledné sumy sa prirodzene budú líšiť.

Mena

Bilancia sa vytvára vo vybranej mene. Ak podnik pracuje s viacerými menami, skontrolujte, ktorá mena je vo výkaze zvolená. 

Položka finančnej analýzy

Ak je finančný doklad priradený k nesprávnej položke, suma sa zobrazí v nesprávnom riadku finančnej analýzy.

Preto ak niektorá položka obsahuje nezvyčajne vysokú alebo nízku sumu, vyhľadajte doklady priradené k tejto položke cez funkciu Finančný doklad a skontrolujte ich.

Pokladňa a predajné miesto

Vo funkcii Finančný doklad môžete samostatne filtrovať operácie podľa pokladne a predajného miesta. Je to užitočné najmä pre podniky s viacerými pokladňami alebo predajňami. 

Na čo slúži položka «Interný obeh»

Nie každý pohyb peňazí predstavuje príjem alebo výdavok podniku.

Podnikateľ môže napríklad:

• presunúť peniaze z jednej pokladne do druhej;

• vykonať inkaso;

• odviesť tržby;

• vybrať peniaze z bankového účtu;

• previesť peniaze z pokladne na bankový účet;

• previesť peniaze medzi bankovými účtami.

Na takéto operácie používa Torgsoft položku Interný obeh. Umožňuje samostatne sledovať presuny peňazí v rámci podniku. 

Preto vysoká suma v tejto položke sama o sebe neznamená vysoké výdavky. Najskôr treba zistiť, aké interné operácie sa uskutočnili vo vybranom období.

Ako nájsť príčinu rozdielu

Praktický postup kontroly je nasledujúci:

1. Otvorte Platba → Bilancia podľa položiek finančnej analýzy.

2. Nastavte požadované obdobie, predajné miesto a menu.

3. Určite položku, ktorej suma vyvoláva otázky.

4. Otvorte Platba → Finančný doklad.

5. Nastavte rovnaké obdobie a predajné miesto.

6. Vyberte požadovanú Položku analýzy.

7. V prípade potreby doklady ďalej filtrujte podľa pokladne, obchodného partnera, podniku alebo druhu dokladu.

8. Skontrolujte nájdené operácie a určite, ktorý doklad spôsobil nesprávnu sumu.

Týmto spôsobom môžete prejsť od celkového súhrnu za mesiac alebo predajné miesto ku konkrétnemu finančnému dokladu, ktorý treba preveriť.

Kedy je vhodné obrátiť sa na technickú podporu

Ak ste skontrolovali obdobie, predajné miesto, menu a finančné doklady, ale stále neviete určiť príčinu rozdielu, obráťte sa na technickú podporu Torgsoft.

V žiadosti je vhodné hneď uviesť:

• obdobie, za ktoré vznikol rozdiel;

• predajné miesto;

• položku finančnej analýzy;

• sumu, ktorú ste očakávali, a sumu, ktorú zobrazuje program.

Tieto informácie pomôžu odborníkovi rýchlejšie preveriť situáciu.