Zosúladenie a započítanie: zisťovanie nezrovnalostí v súvahe a spracovanie bezhotovostného barteru

Odsúhlasenie vzájomných vyrovnaní a vzájomné započítanie pohľadávok: hľadanie nezrovnalostí v bilancii a spracovanie bezhotovostného barteru

Pri každodennom obchodovaní medzi predajňou, veľkoobchodnými odberateľmi a dodávateľmi neustále dochádza k pohybu tovaru a peňazí. Veľkoobchodný odberateľ môže nakupovať tovar s odloženou platbou, dodávateľ môže poskytovať suroviny alebo hotové výrobky do komisionálneho predaja a niekedy ten istý obchodný partner vystupuje súčasne ako odberateľ aj dodávateľ. V takýchto situáciách je potrebné presne sledovať vzájomné záväzky, pravidelne potvrdzovať zostatky dlhov a evidovať bezhotovostné operácie.

• Ako rýchlo vytvoriť a vytlačiť odsúhlasovací protokol s obchodným partnerom za požadované obdobie?

• Prečo vznikajú rozdiely medzi celkovým dlhom vo všeobecnej bilancii a podrobnou kartou vzájomných vyrovnaní?

• Ako vykonať vzájomné započítanie pohľadávok a záväzkov (bezhotovostný barter) s partnerom bez skutočného pohybu peňazí cez pokladňu alebo bankový účet?

• Ako správne priradiť platbu ku konkrétnej príjmovej alebo výdajovej faktúre, ak bola platba použitá na úhradu iného dokladu?

Základné pojmy a mechanizmus evidencie

Na presnú evidenciu finančných a tovarových vzťahov sa v programe používajú tieto základné pojmy:

• Tovarovo-peňažná bilancia (TPB) — vyjadruje vzťah medzi hodnotou odoslaného alebo prijatého tovaru a sumou uskutočnených platieb medzi obchodnou sieťou a obchodným partnerom.

• Karta vzájomných vyrovnaní (Odsúhlasovací protokol) — chronologická zostava zobrazujúca všetky tovarové faktúry, vrátenia tovaru, finančné platby a vyrovnania za zvolené obdobie vrátane dlhu na začiatku a na konci tohto obdobia.

• Vzájomné započítanie (Bezhotovostný barter) — obchodná operácia, ktorá umožňuje započítať vzájomné rovnocenné pohľadávky medzi stranami bez skutočného prevodu alebo výberu hotovostných či bezhotovostných peňažných prostriedkov.

V systéme Torgsoft je evidencia vzájomných vyrovnaní založená na princípoch manažérskeho účtovníctva: každá tovarová faktúra alebo finančný doklad automaticky mení stav dlhu obchodného partnera.

Register obchodných partnerov: nastavenie typov partnerstva

Na správne vytváranie odsúhlasovacích protokolov a vykonávanie barterových operácií je dôležité správne nastaviť kartu obchodného partnera v ponuke Nastavenia → Obchodný partner.

Typy partnerstva

Program ponúka tri základné typy partnerstva:

1. Dodávateľ — obchodný partner, od ktorého sa prijíma tovar na základe príjmových faktúr.

2. Odberateľ — zákazník alebo veľkoobchodný odberateľ, ktorému sa tovar expeduje na základe výdajových faktúr alebo predajných operácií.

3. Dodávateľ-odberateľ — obchodný partner, s ktorým obchodujete v oboch smeroch (nakupujete jeho sortiment a predávate mu vlastný tovar).

Počiatočné dlhy

Pri prenose údajov alebo začatí spolupráce s novým partnerom sa na karte obchodného partnera v záložke Počiatočné dlhy zadáva počiatočný stav vzájomných vyrovnaní:

• Typ dlhu: vyberie sa možnosť «Ja dlhujem» alebo «Dlžia mi».

• Parametre: uvedie sa suma, mena evidencie, evidenčné stredisko a spoločnosť.

Počiatočný dlh sa zaznamená v systéme a zohľadňuje sa pri výpočte celkového výsledku v odsúhlasovacom protokole.

Vytvorenie Karty vzájomných vyrovnaní

Hlavný režim na prezeranie a analýzu vzájomných vyrovnaní sa nachádza v ponuke Platba → Bilancia s partnermi.

Postup vytvorenia zostavy krok za krokom

1. Otvorte formulár Platba → Bilancia s partnermi.

2. Vo filtri Typ partnerstva vyberte požadovanú kategóriu (Dodávateľ, Odberateľ alebo Dodávateľ-odberateľ).

3. Zo zoznamu vyberte požadovaného obchodného partnera.

4. Kliknite na tlačidlo Karta vzájomných vyrovnaní.

5. V otvorenom formulári zadajte obdobie analýzy (dátum začiatku a konca).

6. V prípade potreby vyberte filter Evidenčné stredisko (ak chcete zobraziť vyrovnania za konkrétnu predajňu alebo sklad) a nastavte prepínače:

•   Nezobrazovať automatické operácie — skryje systémové technické záznamy.

•   Nezohľadňovať faktúry "na konsignačný predaj" — vylúči z výpočtu tovar odovzdaný na konsignačný predaj.

7. Kliknite na tlačidlo Obnoviť.

8. Na tlač alebo export dokumentu do formátu PDF či Excel použite tlačidlo Tlačiť.

Štruktúra zostavy

Karta vzájomných vyrovnaní zobrazuje:

• Dlh na začiatku obdobia;

• Tabuľku operácií v chronologickom poradí: dátum operácie, typ operácie (príjmová/výdajová faktúra, platba, vrátenie), objekt evidencie (pokladňa alebo bankový účet), suma zvýšenia alebo zníženia dlhu;

• Dlh na konci obdobia;

• Ďalšie ukazovatele (napríklad bonusy, ak sa využíva vernostný program).

Vyhľadávanie a odstraňovanie nezrovnalostí v bilancii

Niekedy nastane situácia, keď sa celková suma dlhu vo formulári Bilancia s partnermi líši od skutočných údajov alebo odsúhlasenia obchodného partnera. Nižšie sú uvedené hlavné príčiny takýchto rozdielov a spôsoby ich odstránenia.

1. Nesprávne priradenie platby k faktúre alebo dodávateľovi

 Príčina. Pri zadávaní peňazí cez režim platieb alebo pri načítaní bankového výpisu bola platba priradená k dokladu iného dodávateľa alebo uhradila staršiu faktúru.

 Náprava:

• Otvorte Dokument → Register príjmových faktúr.

• Nájdite požadovanú faktúru a použite funkciu Priradiť platbu k faktúre, aby ste platobný doklad opätovne priradili k správnemu príjmu tovaru.

• V prípade potreby odblokujte uzavreté obdobie (ak sa operácia uskutočnila v minulosti) a platbu znovu zaúčtujte.

2. Vplyv skrytých evidenčných stredísk

 Príčina. V systéme existuje niekoľko evidenčných stredísk (predajní/skladov), z ktorých sú niektoré pre aktuálneho používateľa skryté v dôsledku nastavenia používateľských rolí. Ak sa operácia uskutočnila v skrytom evidenčnom stredisku, používateľ s obmedzenými právami môže vidieť nesprávnu výšku dlhu.

 Náprava. Odsúhlasovací protokol je potrebné vytvoriť a skontrolovať pod používateľským účtom s neobmedzenými právami («Vlastník»), ktorý má prístup ku všetkým evidenčným objektom obchodnej siete.

3. Dôsledky vymazania štatistík uzavretých období

 Príčina. Pri vykonaní servisnej operácie Vymazanie štatistík uzavretých období sa všetky predchádzajúce doklady zlúčia do jedného počiatočného dlhu k poslednému dňu vymazávaného obdobia. Ak sa vo vymazanom období vyskytli vrátenia tovaru z rôznych predajov alebo nesúlad vo valutových ekvivalentoch, počiatočný dlh sa vypočíta podľa zostávajúcich zostatkov.

 Náprava. Na kontrolu vývoja použite práve Kartu vzájomných vyrovnaní, v ktorej sú zaznamenané výsledné počiatočné dlhy po vymazaní štatistík.

4. Používanie nebilančných kategórií finančnej analýzy

 Príčina. Finančná operácia úhrady bola vytvorená s použitím nebilančnej kategórie finančnej analýzy alebo bez identifikácie obchodného partnera.

 Náprava. Uistite sa, že sa na vyrovnania s partnermi používajú bilančné kategórie (napríklad «Vyrovnania s dodávateľmi» alebo «Platba od zákazníka»).

Vykonanie vzájomného započítania (bezhotovostného barteru) bez pohybu peňazí

Postup vzájomného započítania v Torgsoft

1. Nastavenie typu partnerstva. V ponuke Nastavenia → Obchodný partner nastavte pre daného partnera typ partnerstva Dodávateľ-odberateľ.

2. Overenie sumy započítania. Vo formulári Platba → Bilancia s partnermi skontrolujte sumy dlhov v príslušných stĺpcoch (dlh podľa výdajových faktúr “Vydaný tovar” a dlh podľa príjmových faktúr “Prijatý tovar”).

3. Vykonanie finančných operácií vzájomného započítania. Na vyrovnanie dlhov bez pohybu hotovostných alebo bezhotovostných prostriedkov v pokladni vytvorte dve bilančné finančné operácie na rovnakú sumu započítania:

•   Operácia 1 (vyrovnanie dlhu odberateľa). V režime Platba → Finančný doklad (alebo prostredníctvom vyrovnaní s obchodným partnerom) pridajte finančnú operáciu príjmu od odberateľa na sumu započítania (napríklad 15 000 UAH). Na zachovanie presnosti skutočných pokladničných zostatkov sa operácia vykoná cez osobitne vytvorenú internú/tranzitnú pokladňu určenú na vzájomné započítania alebo priamo vo formulári vyrovnania podľa faktúry.

•   Operácia 2 (vyrovnanie dlhu voči dodávateľovi). V tom istom režime pridajte finančnú operáciu výdaja (platbu dodávateľovi) na rovnakú sumu (15 000 UAH) z tej istej tranzitnej pokladne.

4. Výsledok v systéme:

•   Suma platieb od odberateľa aj suma platieb dodávateľovi sa zvýšia o 15 000 UAH.

•   Celkový dlh obchodného partnera vo formulári Bilancia s partnermi bude nulový.

•   Skutočné peňažné zostatky na bankových účtoch a vo fyzických pokladničných zásuvkách zostanú nezmenené.

Osobitosti práce prostredníctvom sprostredkovateľa

Ak sa vzájomné vyrovnania za predaný tovar uskutočňujú prostredníctvom tretej osoby (sprostredkovateľa), v programe sa používa špeciálny režim Marketing → Sprostredkovateľ. V ňom sa vytvorí karta sprostredkovateľa s uvedením percenta odmeny a faktúry sa vystavujú zákazníkovi sprostredkovateľa. Torgsoft oddeľuje dlh za tovar od dlhu za predajné služby, čo umožňuje správne vykonávať konečné platby a započítanie provízií.

Odporúčania na udržiavanie poriadku vo vzájomných vyrovnaniach

1. Dodržiavanie pravidiel uzatvárania období. Po vykonaní mesačného odsúhlasenia s obchodnými partnermi uzavrite obdobie v systéme, aby ste zabránili náhodným úpravám dokladov z predchádzajúcich období.

2. Kontrola meny dokladu. Pri obchodovaní s cenami vyjadrenými v ekvivalente cudzej meny kontrolujte výmenný kurz zaznamenaný vo faktúre, aby ste predišli kurzovým rozdielom pri vykonávaní platieb v národnej mene.

3. Uchovávanie výsledkov odsúhlasenia. Uložené a podpísané tlačené formuláre vzájomných vyrovnaní sa odporúča priložiť ako súbory alebo uchovávať v archíve na rýchle riešenie prípadných sporov v budúcnosti.