Kontrola finančných dokumentov: ako kontrolovať hotovostné a bankové transakcie

Keď sa v predajni denne uskutočňujú desiatky finančných operácií — predaje, odvody hotovosti, platby dodávateľom či príjmy na bankový účet — majiteľ alebo účtovník potrebuje vedieť, ktoré doklady už boli skontrolované a ktoré ešte vyžadujú kontrolu. Na tento účel je v Torgsoft vo formulári «Finančný doklad» dostupná funkcia «Kontrola dokladu». Umožňuje označiť skontrolované finančné doklady, zistiť, kto a kedy ich skontroloval, a samostatne vyfiltrovať neoverené operácie.

Čo znamená «skontrolovaný finančný doklad»

Finančný doklad v Torgsoft zaznamenáva pohyb peňazí: príjem alebo výdaj finančných prostriedkov cez pokladňu alebo bankový účet.

S týmito dokladmi môžete pracovať v režime: Platba → Finančný doklad.

Toto okno obsahuje karty Pokladňa, Bankový účet a Denník. Na vyhľadanie požadovanej operácie možno použiť obdobie, druh dokladu, obchodného partnera, položku finančnej analýzy, pokladňu, predajňu a podnik.

Funkcia «Kontrola dokladu» vo formulári «Finančný doklad» nemení sumu ani obsah operácie. Iba zaznamenáva, že zodpovedná osoba doklad už skontrolovala.

Ako označiť doklad za skontrolovaný

Otvorte Platba → Finančný doklad a vyhľadajte požadovanú operáciu.

Napríklad majiteľ predajne dostal od pokladníka informáciu o odvode hotovosti a chce overiť, či bol správne zaevidovaný v programe.

Potom postupujte takto:

1. Označte požadovaný doklad.

2. Podľa potreby môžete označiť aj niekoľko dokladov naraz.

3. Vo formulári «Finančný doklad» kliknite na tlačidlo «Kontrola dokladu».

Po kontrole sa doklad zvýrazní zelenou farbou. Na karte Denník sa skontrolované doklady takisto zobrazujú zelenou farbou.

Takto možno oddeliť už odsúhlasené operácie od tých, ku ktorým sa ešte treba vrátiť.

Ako zistiť, kto a kedy doklad skontroloval

Ak potrebujete overiť históriu kontroly, označte už skontrolovaný doklad a vo formulári «Finančný doklad» kliknite na «Kontrola dokladu».

Torgsoft zobrazí potvrdzovacie okno s informáciami:

• kto doklad skontroloval;

• kedy bol skontrolovaný.

V tom istom okne možno zrušiť stav kontroly. Stačí potvrdiť operáciu tlačidlom «Áno». Je to užitočné, ak sa po kontrole ukáže, že doklad treba znova preveriť alebo opraviť.

Ako nájsť iba neskontrolované operácie

Keď je dokladov veľa, prechádzanie celého zoznamu je nepraktické. Preto formulár «Finančný doklad» obsahuje filter «Stav dokladu».

Umožňuje zobraziť:

• všetky doklady;

• iba skontrolované doklady;

• iba neskontrolované doklady.

Filter funguje na kartách Pokladňa, Bankový účet a Denník.

Napríklad na konci pracovného dňa môžete nastaviť Stav dokladu → Neskontrolované a zobraziť iba operácie, ktoré ešte neboli odsúhlasené.

Ako kontrolovať hotovostné a bankové operácie

Na kontrolu finančných operácií otvorte Platba → Finančný doklad. Podľa druhu operácie použite kartu Pokladňa pre hotovostné doklady alebo Bankový účet pre bezhotovostné operácie.

Tu môžete kontrolovať príjmy a výdaje peňazí, odvody hotovosti, platby dodávateľom, príjmy na bankový účet, platobné príkazy a ďalšie finančné doklady.

Praktický postup je nasledujúci:

1. Nastavte požadované obdobie.

2. Otvorte kartu Pokladňa alebo Bankový účet.

3. Podľa potreby vyberte pokladňu, predajňu alebo ďalšie parametre filtra.

4. Nastavte Stav dokladu → Neskontrolované.

5. Skontrolujte sumy, účely platieb a ďalšie údaje operácií.

6. Po kontrole označte doklad a kliknite na tlačidlo «Kontrola dokladu» vo formulári «Finančný doklad».

Ak máte viacero predajní, pokladní alebo bankových účtov, pomocou filtrov možno samostatne kontrolovať operácie podľa konkrétnej pokladne, predajne, obchodného partnera, položky finančnej analýzy a ďalších parametrov.

Už skontrolované hotovostné a bankové operácie tak nie je potrebné preverovať opakovane.

Čo robiť, ak sa v skontrolovanom doklade nájde chyba

Najprv vo formulári «Finančný doklad» označte doklad a kliknutím na «Kontrola dokladu» zrušte stav kontroly.

Potom možno doklad opraviť, ak program umožňuje jeho úpravu.

Po oprave je vhodné doklad znova skontrolovať a opätovne ho označiť tlačidlom «Kontrola dokladu».

Zaznamenáva sa vymazanie finančného dokladu?

Áno. Vymazanie finančného dokladu sa zaznamenáva v časti Súbor → Protokol činností používateľov. Protokol obsahuje údaje o doklade: jeho druh, číslo, dátum a sumu. To umožňuje kontrolovať nielen samotné finančné operácie, ale aj zmeny, ktoré používatelia vykonali v evidencii.

Ako organizovať pravidelnú kontrolu

Pre predajňu alebo obchodnú sieť postačuje jednoduchý postup: vybrať obdobie → zobraziť neskontrolované doklady → preveriť operácie → označiť skontrolované doklady tlačidlom «Kontrola dokladu».

Na kontrolu hotovosti je vhodná karta Pokladňa, na bezhotovostné operácie Bankový účet a na celkovú kontrolu Denník. Všetky tieto karty sa nachádzajú vo formulári «Finančný doklad».