Plánovanie zamestnaneckých výhod: Sprievodca výpočtom platu, bonusov, príplatkov a dlhov

Ako v Torgsoft vypočítať a vyplatiť mzdy zamestnancom

V predajni sa mzda predavača nemusí skladať iba zo základnej mzdy. Jeden zamestnanec dostáva odmenu za odpracované zmeny, ďalší percento z vlastného predaja, tím má nárok na prémiu, niekto už dostal preddavok a časť mzdy treba vyplatiť neskôr. Majiteľ potrebuje vedieť, koľko bolo vypočítané, koľko už bolo vyplatené a koľko ešte treba vyplatiť jednotlivým zamestnancom. Na tento účel obsahuje možnosť «Mzdy a motivácia zamestnancov» mzdovú výplatnú listinu a funkciu «Plánovanie výplat». 

Čo je mzdová výplatná listina

Mzdová výplatná listina predstavuje výpočet miezd zamestnancov za určené obdobie.

Napríklad majiteľ predajne vytvorí mesačnú výplatnú listinu. Torgsoft zhromaždí mzdové nároky zamestnancov a vypočíta sumu, ktorú treba každému vyplatiť.

Mzda môže zahŕňať:

• základnú mzdu;

• odmenu za zmeny podľa rozvrhu;

• hodinovú mzdu;

• tímovú prémiu;

• prémiu alebo individuálnu prémiu;

• príplatok za predaj tovaru;

• pravidelné mzdové nároky;

• dlžnú sumu voči zamestnancovi.

Práve tieto druhy mzdových nárokov možno využívať vo funkcii «Plánovanie výplat». 

Ako pripraviť mzdy na vyplatenie

Najprv vytvorte výplatnú listinu v časti Výpočet miezd → Výplatná listina a zadajte jej obdobie.

Potom vykonajte «Vypočítať výplatnú listinu».

Program zohľadní nastavené spôsoby odmeňovania zamestnancov, mzdové nároky, preddavky a ďalšie údaje zahrnuté do výpočtu.

Dokumentácia osobitne uvádza, že na správny výpočet musia byť vyplnené skutočné údaje o odpracovanom čase. Pri výpočtoch závislých od zisku a predajných plánov sú dôležité aj príslušné údaje za dané obdobie. 

Jednoducho povedané: program musí najprv vedieť, kto pracoval a podľa akých pravidiel sa mu vypočítava mzda. Až potom možno pripraviť výplatu.

Ako vybrať, ktoré mzdové zložky sa majú teraz vyplatiť

Po výpočte výplatnej listiny otvorte «Plánovanie výplat».

Nie je potrebné vyplatiť celú vypočítanú mzdu jednou platbou. Môžete vybrať požadované druhy mzdových nárokov a kliknúť na «Vypočítať».

Napríklad predavač má:

• 6 000 UAH za odpracované zmeny;

• 2 000 UAH individuálnu prémiu;

• 1 500 UAH tímovú prémiu.

Ak teraz potrebujete vyplatiť iba odmenu za zmeny, v plánovaní výplat môžete zahrnúť len tento druh mzdového nároku. Program prepočíta sumu na vyplatenie podľa vybraných parametrov. 

Je to praktické, keď sa mzdy vyplácajú po častiach alebo sa jednotlivé mzdové zložky vyplácajú v rôznom čase.

Ako zohľadniť preddavky a zrážky

Zamestnanec už mohol časť mzdy dostať vopred. V Torgsoft sa preddavky zahŕňajú do výpočtu výplatnej listiny.

Funkcia «Plánovanie výplat» obsahuje aj parameter «Zohľadniť zrážky pri výpočte sumy "Na vyplatenie"». Ak ho použijete, program pri určovaní sumy na vyplatenie zamestnancovi zohľadní zrážky. 

Napríklad podľa výplatnej listiny bolo zamestnancovi vypočítané 12 000 UAH, no časť už dostal ako preddavok. Pri konečnej výplate treba sledovať nielen celkovú vypočítanú mzdu, ale aj sumu na vyplatenie so zohľadnením predchádzajúcich operácií.

Možno vyplatiť iba časť mzdy?

Áno. Sumu «Na vyplatenie» vo funkcii plánovania možno zmeniť manuálne. 

Napríklad zamestnancovi treba vyplatiť 10 000 UAH, ale majiteľ mu dnes vyplatí 4 000 UAH. Do poľa sumy môžete zadať 4 000 UAH a uskutočniť výplatu. Zvyšok zostane nevyplatený.

Pri uzatváraní výplatnej listiny Torgsoft kontroluje nevyplatené sumy a umožňuje preniesť dlžné sumy do nasledujúcej výplatnej listiny.  Čiastočná výplata preto neznamená, že v ďalšom mesiaci musíte mzdu znova manuálne vytvárať.

Ako vyplatiť mzdu z pokladne alebo bankového účtu

Vyberte požadovaného zamestnanca a kliknite na «Vyplatiť».

V okne výplaty môžete:

1. zadať dátum;

2. vybrať «Z pokladne» alebo «Z bankového účtu»;

3. vybrať konkrétnu pokladňu alebo účet;

4. skontrolovať alebo zmeniť sumu;

5. pridať komentár.

V predvolenom nastavení sa operácia zaúčtuje do položky finančnej analýzy «Mzda», ale podľa potreby možno vybrať inú položku. Po uložení operácie program ponúkne vytlačenie potvrdenia o prevzatí mzdy. Zamestnanec, ktorému už bola výplata spracovaná, nie je dostupný na opätovné vyplatenie v tej istej výplatnej listine. 

Je to dôležité pre predajne s viacerými pokladňami: majiteľ hneď určí, odkiaľ boli peniaze skutočne vyplatené, a výplata sa zaznamená vo finančnej evidencii Torgsoft.

Čo robiť s nevyplatenou mzdou

Nie je potrebné manuálne vytvárať nový mzdový nárok na zostávajúcu sumu. Pri uzatváraní výplatnej listiny program skontroluje výplaty a umožní preniesť dlžné sumy do ďalšej listiny. 

Napríklad: zamestnancovi bolo vypočítaných 10 000 UAH → vyplatených 7 000 UAH → zostáva 3 000 UAH. Pri uzatváraní výplatnej listiny možno tento zostatok preniesť ďalej. V nasledujúcich výpočtoch sa zohľadní ako dlh voči zamestnancovi.

V Torgsoft možno do výplatnej listiny samostatne zahrnúť aj dlhy zamestnancov, ktoré už program eviduje. Na tento účel slúži funkcia «Zahrnúť dlhy zamestnancov do výplatnej listiny». 

Ako skontrolovať, z čoho sa mzda skladá

Ak zamestnanec alebo majiteľ nerozumie výslednej sume, nemusí ju manuálne prepočítavať.

Vo výplatnej listine je dostupná funkcia «Podrobný rozpis výplatnej listiny». Pre každého zamestnanca možno zobraziť:

• mzdové nároky;

• zrážky;

• pravidelné mzdové nároky a zrážky;

• dlžnú sumu;

• celkovú sumu mzdových nárokov;

• koľko už bolo vyplatené;

• koľko ešte zostáva vyplatiť. 

Zamestnanec si môže prezrieť aj svoju vlastnú výplatnú pásku v časti Výpočet miezd → Moja výplatná páska, ak má jeho používateľská rola príslušné oprávnenie. 

Ak mzda závisí od predaja, výplatná páska obsahuje «Rozpis podľa tovaru, prác a operácií». Výkaz zobrazuje tovar a operácie, ktoré ovplyvnili mzdu zamestnanca, vrátane osobného a tímového predaja, ak od nich závisia príslušné mzdové nároky. 

Je to užitočné v bežnej situácii: predavač sa pýta, prečo je jeho prémia tento mesiac práve v takej výške. Majiteľ môže otvoriť výplatnú pásku a pozrieť si údaje, podľa ktorých program výpočet vykonal.

Kedy uzavrieť výplatnú listinu

Výplatnú listinu je vhodné uzavrieť po kontrole výpočtu a dokončení výplat za dané obdobie alebo po určení zostatkov, ktoré treba preniesť ďalej.

Po uzavretí Torgsoft zafixuje údaje výplatnej listiny: zmeny pracovného rozvrhu, mzdových nárokov a plánov, podľa ktorých bola vypočítaná, sa zablokujú a údaje o mzdách sa uložia do archívu. 

Pred uzavretím preto skontrolujte:

• či sú zamestnanci správne zahrnutí;

• či bol zadaný skutočne odpracovaný čas;

• či boli zohľadnené preddavky a zrážky;

• či boli výplaty správne spracované;

• či treba preniesť nevyplatené sumy.

Hlavné pravidlo

Spracovanie miezd v Torgsoft pozostáva zo štyroch krokov: vytvoriť výplatnú listinu → vypočítať mzdové nároky → skontrolovať a uskutočniť výplaty → uzavrieť výplatnú listinu a preniesť dlžné zostatky, ak existujú.

Ak je výsledná suma nejasná, najprv otvorte podrobný rozpis výplatnej listiny alebo výplatnú pásku namiesto manuálnej úpravy mzdových nárokov.

Ak príčinu nedokážete zistiť sami, obráťte sa na technickú podporu Torgsoft.