Vzájomné vyrovnania so zamestnancami: odpočítanie dlhov za tovar zo mzdy

V maloobchode zamestnanci často kupujú tovar vo vlastnom obchode tak, že si ho berú "na dlh" s tým, že jeho hodnota sa neskôr odpočíta z ich mzdy. Problém tohto procesu spočíva v potrebe dvojitej kontroly: majiteľ musí zaevidovať predaj tovaru, aby sa správne odpísal zo skladu, a zároveň nesmie zabudnúť zraziť presnú sumu dlhu pri výpočte a výplate mzdy, aby nevznikli rozdiely v pokladni. 

Podnikatelia sa zvyčajne obracajú na podporu Torgsoft s týmito otázkami: ako správne zaevidovať takýto nákup predavačom, ako prepojiť jeho mzdu s jeho vlastnými dlhmi ako zákazníka a prečo sa po automatickej zrážke dlhu zo mzdy niektoré tovary môžu v prehľadoch stále zobrazovať ako "nezaplatené". 

Režim vzájomného zúčtovania so zamestnancami bol vytvorený práve na automatizáciu tohto procesu tým, že prepája profil zamestnanca ako "Predavača" s jeho profilom ako "Kupujúceho".

Krok 1. Správne nastavenie zamestnanca

Aby si zamestnanec mohol brať tovar na dlh a program mohol tieto peniaze správne odpočítať z jeho mzdy, zamestnanec musí byť v systéme zaregistrovaný nielen ako pracovník, ale aj ako obchodný partner (zákazník).

1. Vytvorenie karty zákazníka. Predavačom sa vydáva zľavová karta (napríklad s pevnou zamestnaneckou zľavou) a registrujú sa ako VIP zákazníci, ktorým je povolená odložená platba.

2. Prepojenie zamestnanca s obchodným partnerom. V menu Nastavenia — Zamestnanec sa vo formulári úpravy zamestnanca nachádza povinné pole «Obchodný partner». Tu je potrebné vybrať vytvorenú kartu zákazníka-zamestnanca. Práve s týmto obchodným partnerom bude program viesť tovarovo-peňažné vyúčtovania pri výplate mzdy.

Krok 2. Zaúčtovanie predaja tovaru "na dlh"

Keď si predavač berie tovar z obchodu pre vlastnú potrebu, táto operácia sa zaúčtuje ako bežný predaj VIP zákazníkovi s odloženou platbou. Zamestnanec pridá tovar do dokladu, naskenuje svoju osobnú zákaznícku kartu a uzavrie predaj bez vloženia peňazí do pokladne (tovar sa vydá na dlh). Tovar sa odpíše zo skladu a na zostatku tohto zamestnanca-obchodného partnera sa zaeviduje dlh voči obchodu.

Krok 3. Zrážka dlhu pri výpočte mzdy

Ak máte aktivovanú doplnkovú možnosť "Výpočet mzdy", proces zrážky dlhu je maximálne automatizovaný.

Pri tvorbe výplatnej listiny (menu Výpočet mzdy — Výplatná listina) môžete zahrnúť nahromadené dlhy zamestnanca do výpočtu jeho mzdy:

1. Použite akciu «Zahrnúť dlhy zamestnancov do výplatnej listiny».

2. Po kliknutí na toto tlačidlo sa otvorí okno so zoznamom zamestnancov a sumami ich dlhov za zakúpený tovar.

3. Do stĺpca «Splatiť dlh» je potrebné zadať sumu, ktorú chcete zraziť z aktuálnej mzdy zamestnanca (môže to byť celá suma dlhu alebo jej časť).

4. Po potvrdení program automaticky vytvorí dva záznamy:

•    Prírastok v kategórii «Dlh zamestnanca» (ktorý zníži sumu mzdy «Na výplatu»).

•    Finančný doklad «Platba od zákazníka osobnými peniazmi», ktorý splatí dlh tohto zamestnanca ako kupujúceho.

Peniaze sa virtuálne "vložia" do pokladne ako platba za tovar a priradia sa k položke finančnej analýzy "Tržby z predaja".

 Častý problém: prečo tovar zostáva "nezaplatený"?

Jedna z najčastejších otázok podnikateľov sa týka situácie, keď sa po automatickej zrážke dlhu zo mzdy celkový zostatok zamestnanca stane správnym (nulovým), ale konkrétne tovary v jeho zozname nákupov sa naďalej zobrazujú ako "nezaplatené".

 Príčina: stáva sa to vtedy, ak je v nastaveniach programu pre VIP zákazníkov zvolený režim «Čiastočná platba s rozpisom podľa tovaru». V tomto režime systém vyžaduje, aby bola každá platba pevne naviazaná na konkrétny tovar v doklade. Automatická zrážka dlhu cez výplatnú listinu však spláca celkový zostatok obchodného partnera a neviaže sa na konkrétne položky nomenklatúry.

Ako túto situáciu vyriešiť:

• Možnosť 1 (Ručná). Nepoužiť automatickú zrážku cez výplatnú listinu. Namiesto toho vyplatiť zamestnancovi celú mzdu (vykonať výplatu), potom prejsť do režimu predaja a prijať tieto peniaze ako platbu za konkrétne "dlhové" doklady.

• Možnosť 2 (Systémová). Ak pre vás nie je zásadné sledovať úhradu každého jednotlivého šróbu alebo trička, ktoré si zamestnanec vzal, môžete používať režim práce s VIP zákazníkmi «Viesť tovarovo-peňažný zostatok». V tomto režime sa platby neviažu na konkrétne predaje, ale kontroluje sa iba celková suma dlhu, ktorá sa pri zrážke zo mzdy správne vynuluje.

Vďaka správnemu nastaveniu prepojenia "Zamestnanec — Obchodný partner" a pochopeniu fungovania režimov platieb sa podnikateľ môže vyhnúť rutinným výpočtom na kalkulačke a zabezpečiť presnosť skladových zostatkov aj zúčtovania s personálom.