Zálohy a platby vopred VIP klientov: ako použiť interný vklad na nové nákupy

Pri práci so stálymi (VIP) zákazníkmi často vznikajú situácie, keď kupujúci nechá drobné v pokladni obchodu «na nabudúce» alebo cielene vloží platbu vopred (preddavok) na budúce nákupy. 

Podnikatelia sa často stretávajú s problémom: peniaze od zákazníka boli fyzicky prijaté, celkový zostatok zákazníka sa zobrazuje správne (ako preplatok), ale pri ďalšom nákupe zostáva tovar v stave «nezaplatený» alebo program vyžaduje opakovanú platbu. 

Stáva sa to pre nesprávne zvolený režim vzájomných vyrovnaní alebo preto, že pokladník nepozná správnu postupnosť krokov: ako presne prepojiť už vložené peniaze s novým dokladom. 

Tento článok podrobne vysvetľuje, ako nastaviť program tak, aby sa preddavky odpočítavali správne, a aký postup má predajca vykonať.

1. Nastavenie Torgsoft na správnu prácu s preddavkami

Aby program chápal, že vložené peniaze sú preddavok, ktorý možno použiť na úhradu konkrétnych tovarov, je potrebné používať správny spôsob vzájomných vyrovnaní s VIP zákazníkmi v Torgsoft.

1. Prejdite do položky hlavného menu Nastavenia — Parametre — karta VIP zákazníci.

2. V poli Platby od VIP zákazníkov zo zoznamu povinne vyberte jeden z režimov:

• Prepojiť platby s predajom
• Čiastočná platba s rozpisom podľa tovaru (odporúčané)

3. Po výbere jedného z režimov sa nižšie zobrazí prepínač Použiť preddavok zákazníka na úhradu tovaru — je potrebné ho zapnúť.

Pod preddavkom sa v Torgsoft rozumejú peniaze zákazníka vložené do pokladne obchodu, ktoré sa zobrazujú ako dlh so zápornou hodnotou (napríklad dlh: -500 UAH).

2. Ako prijať preddavok (platbu vopred) od VIP zákazníka

Ak zákazník príde do obchodu a chce jednoducho vložiť peniaze na svoj «interný depozit» (alebo nechať drobné), predajca má vykonať tieto kroky:

1. Otvorte formulár Dokument — Predaj.

2. Naskenujte kartu VIP zákazníka alebo ho vyberte zo zoznamu (klávesová skratka Ctrl + K).

3. Na formulári "Predaj" kliknite na tlačidlo "Vložiť peniaze do pokladne".

4. V okne "Vložiť peniaze do pokladne" vyberte parameter "Prijať peniaze od zákazníka" a kliknite na "Pokračovať".

5. V okne «Pokladničný doklad» zadajte sumu, ktorú zákazník vkladá, a potvrďte operáciu.

Teraz je táto suma zaevidovaná pri zákazníkovi ako preddavok. V jeho zostatku bude dlh záporný (napríklad ak vložil 1000 UAH, dlh bude -1000 UAH).

3. Scenár: úhrada nového nákupu z predtým vloženého preddavku

Keď ten istý VIP zákazník príde nabudúce a vezme si tovar, program mu umožní okamžite ho zaplatiť prostriedkami z depozitu.

Postup pokladníka:

1. Na formulári Predaj vyberte tohto VIP zákazníka. V hornom paneli uvidíte jeho aktuálny záporný dlh (preddavok).

2. Pridajte tovary vybrané zákazníkom do predaja.

3. Kliknite na tlačidlo Zaplatiť.

4. V okne «Platba VIP zákazníka» kliknite na tlačidlo Zaplatiť doklad (práve toto tlačidlo prepojí peniaze s konkrétnymi tovarmi aktuálneho predaja).

5. Ak sa používa tretí spôsob vzájomných vyrovnaní s VIP zákazníkmi v Torgsoft, dodatočne sa otvorí okno so zoznamom tovarov aktuálnej faktúry. Vyberte tovar, ktorý zákazník kupuje, a kliknite na «Zaplatiť».

6. Hlásenie programu: zobrazí sa informačné okno, ktoré pokladníkovi oznámi, že časť sumy dokladu (alebo celá suma) bola zaplatená z preddavku zákazníka v určitej výške.

7. Kliknite na Pokračovať na zatvorenie okna «Platba VIP zákazníka».

Ak je suma nákupu vyššia ako preddavok

Ak mal zákazník na depozite 500 UAH a vybral si tovar za 800 UAH, program odpíše 500 UAH z preddavku a na zvyšok (300 UAH) sa otvorí štandardné okno «Platba». V ňom pokladník jednoducho zadá sumu (300 UAH), ktorú zákazník doplatí v hotovosti alebo kartou, a dokončí predaj.

4. Typické chyby pokladníkov a ako sa im vyhnúť

Chyba 1. Tovar bol odovzdaný, ale predaj «visí» medzi nezaplatenými.

Pokladníci pri predaji tovaru VIP zákazníkovi často kliknú na tlačidlo «Prijať peniaze» namiesto «Zaplatiť doklad». Čo sa deje v systéme:

• Tlačidlo «Prijať peniaze» iba vloží peniaze na zostatok zákazníka (vytvorí preddavok).

• Keďže tovary neboli prepojené s touto platbou, predaj zostáva v stave «Nezaplatený VIP predaj».

Ako to opraviť? 

Aby sa predaj považoval za zaplatený, po akcii «Prijať peniaze» je potrebné povinne vykonať akciu «Zaplatiť doklad». Program potom vezme práve vytvorený preddavok a automaticky ním uhradí výdajku.

Chyba 2. Pokus o vrátenie tovaru, ktorý bol čiastočne zaplatený certifikátom alebo preddavkom.

Ak sú v jednej faktúre tovary, za ktoré sa neplatilo (boli vzaté na dlh), a tovary zaplatené z preddavku, vrátenie sa vykonáva cez okno «Platba VIP zákazníka». Pri vrátení nezaplateného tovaru sa peniaze zákazníkovi nevydávajú (klikne sa na tlačidlo Pokračovať). Ak chce zákazník vrátiť peniaze za tovar zaplatený z preddavku, je potrebné kliknúť na tlačidlo Vrátiť peniaze a zadať potrebnú sumu na vrátenie na depozit zákazníka.

 Upozornenie: v jednej faktúre je zakázané súčasne vracať tovary s rozpisom aj bez rozpisu.

Chyba 3. Tlač fiškálneho dokladu na preddavok VIP zákazníka.

Pri vložení preddavku alebo úhrade nezaplateného predaja od VIP zákazníka (keď sa tovar berie na dlh a peniaze sa vkladajú neskôr) sa fiškálne doklady na tovar netlačia, pretože tovar už bol vydaný. Namiesto toho sa na fiškálnom registrátore (alebo pRP) vytlačí doklad so služobným vložením peňazí. Je to potrebné preto, aby suma hotovosti vo fiškálnej pokladni zodpovedala skutočnej sume peňazí v zásuvke. Na výšku daní to nemá vplyv.

Krátke zhrnutie pre predajcu:

1. Zákazník dáva peniaze vopred $\rightarrow$ Predaj $\rightarrow$ Zaplatiť $\rightarrow$ Prijať peniaze.

2. Zákazník berie tovar z depozitu $\rightarrow$ Pridať tovar do Predaja $\rightarrow$ Zaplatiť $\rightarrow$ Zaplatiť doklad $\rightarrow$ Program sám odpíše prostriedky z preddavku.