VIP klienti: prečo dlh nekonverguje a ako nájsť nezrovnalosti

Pokyny na diagnostiku situácií, keď celkový zostatok VIP klienta nezodpovedá zoznamu neuhradených predajov alebo keď sa platby „strácajú“ vo vzájomných zúčtovaniach.

Keď dlh VIP klienta nezodpovedá neuhradeným predajom

• Suma v „Zostatku s partnermi“ sa líši od „Neuhradených VIP predajov“.

• Klient vrátil tovar, ale dlh nebol odpísaný.

• Existuje záporný dlh (preddavok), ale program neponúka jeho použitie.

Aké znaky poukazujú na chyby vo VIP vzájomných zúčtovaniach

• debt-mismatch — celkový dlh existuje, ale zoznam tovaru na úhradu je prázdny.

• payment-lost — peniaze boli prijaté, ale predaj zostáva „neuhradený“.

• return-error — po vrátení tovaru sa zostatok stal nesprávnym.

• negative-balance — záporný dlh bez jasnej príčiny.

Ako rýchlo skontrolovať, kam zmizla platba

Ak dlh „visí“, ale klient určite platil — otvorte „Kartu vzájomných zúčtovaní“ za celé obdobie.

V 80 % prípadov:

• platba bola zaúčtovaná finančným dokladom bez väzby na predaj;

• alebo bol finančný doklad po vrátení tovaru vymazaný.

Diagnostika a riešenia

A. Nesprávny režim VIP evidencie (najčastejšie)

Príznak:
Snažíte sa zosúladiť dlh podľa predajov, ale v nastaveniach je zvolený režim „Tovarovo-peňažný zostatok“.

Kde skontrolovať:
Nastavenia → Parametre → VIP klienti

Riešenie: na podrobnú kontrolu musí byť nastavený režim „Čiastočná platba s rozpisom podľa tovaru“.

B. Vrátenie tovaru bez finančného vrátenia

Príznak:
Tovar bol vrátený na sklad, ale zostatok klienta sa nezmenil alebo sa zmenil nesprávne.

Kontrola:

1. Platba → Zostatok s partnermi

2. Karta vzájomných zúčtovaní → celé obdobie

3. Či existuje finančný doklad (výdavkový doklad) v čase vrátenia

Riešenie: ak finančný doklad neexistuje — zostatok zostal nesprávny. Vrátenie tovaru a vrátenie peňazí sú dva samostatné doklady.

C. Platba bez väzby na predaj

Príznak:
Platba bola zaevidovaná cez Finančný doklad (príjmový doklad), a nie cez tlačidlo „Zaplatiť“ v predaji.

Následok:
V režimoch s väzbou:

• celkový zostatok sa znižuje;

• konkrétny tovar zostáva „neuhradený“.

Ako opraviť: zrušiť doklad a vykonať platbu cez:

• Predaj, alebo

• Neuhradené VIP predaje.

Ako skontrolovať, že dlh bol obnovený správne

1. Zostatok s partnermi — suma je 0 alebo skutočný dlh.

2. Neuhradené VIP predaje — zoznam zodpovedá zostatku.

3. Pri výbere klienta na pokladni — zobrazuje sa správny dlh.

Ako sa v budúcnosti vyhnúť rozdielom vo VIP dlhoch

• Splácajte dlhy iba cez tlačidlo „Zaplatiť“ v predaji, ak je nastavený režim Rozpis zostatku s partnerom. 

• Pri vráteniach kontrolujte vytvorenie finančného dokladu.

• Nemeňte režim VIP evidencie na „iný“ v databáze s dlhmi.

Ako vykonávať vzájomné zúčtovania s VIP klientmi v Torgsofte?

Програма обліку товару для інтернет-магазинів, крамниць, торгових точок, складів та виробництва