Automatické SMS upozornenie zákazníkov o stave opravy

V každodennej práci servisných stredísk a dielní zákazníci často telefonujú, aby zistili stav svojej objednávky, čo odvádza zamestnancov od plnenia ich hlavných pracovných povinností. 

Režim evidencie opráv v Torgsoft je určený na komplexné zaznamenávanie každej zákazky od prijatia až po vydanie vrátane jednotlivých etáp práce, použitých materiálov a platieb. 

Pri automatizácii komunikácie so zákazníkom majú podnikatelia zvyčajne tieto otázky: 

Nižšie je uvedený podrobný postup, ktorý tieto úlohy rieši.

Príprava na prácu a potrebné možnosti 

Na realizáciu automatického informovania musia byť vo vašom programe Torgsoft aktivované dve doplnkové možnosti: «Opravy a záručný servis» a «Hromadné rozosielanie správ zákazníkom». Na odosielanie správ je potrebné mať tiež nastavený účet v službe na rozosielanie správ, napríklad TurboSMS. Pri výbere komunikačného kanála treba zohľadniť, že odoslanie správy cez Viber je zvyčajne drahšie ako odoslanie bežnej SMS správy.

Nastavenie šablón a premenných 

Namiesto ručného zadávania textu pri každom odoslaní vytvorí správca servisu šablóny správ iba raz. 

Na automatizáciu oznámení z modulu opráv je potrebné vybrať typ rozosielania «Podľa opravy». Program umožňuje používať v texte špeciálne premenné, ktoré sa automaticky vyplnia skutočnými údajmi z konkrétnej zákazky: <Číslo opravy>, <Suma opravy>, <Komentár k stavu opravovaného tovaru> a <Stav opravovaného tovaru>. Zákazník tak dostane personalizovanú správu, napríklad: "Stav vašej objednávky č. 123 sa zmenil na: Hotovo. Suma na úhradu: 500 UAH". Všetky premenné vrátane názvov stavov sa správne doplnia a preložia podľa zvoleného jazyka rozhrania Torgsoft.

Práca s transakčnými správami a dodatočné odoslanie cez SMS 

Ak plánujete odosielať transakčné, teda servisné správy prostredníctvom služby Viber, text vašej šablóny musí byť vopred zaregistrovaný a schválený v službe TurboSMS. 

Môžu nastať prípady, keď zákazník nemá účet Viber, telefón je vypnutý alebo nie je dostupné internetové pripojenie, preto Torgsoft umožňuje nastaviť hybridné odosielanie. V nastaveniach šablóny Viber je potrebné aktivovať prepínač «Dodatočné odoslanie cez SMS». Následne sa zobrazí pole na zadanie alternatívneho textu. Ak správa vo Viberi získa stav «Chyba» alebo «Nedoručené», program zákazníkovi automaticky odošle SMS.

Proces informovania je pre zamestnancov maximálne zjednodušený a prirodzene začlenený do ich bežného pracovného postupu.

1. Pri práci v režime «Dokument» — «Oprava» zamestnanec zaznamená prechod zákazky do novej etapy, napríklad zo stavu «V oprave» do stavu «Hotovo», pridaním nového «Stavu opravovaného tovaru».

2. Priamo v okne vytvárania stavu sa nachádza prepínač «Odoslať správu zákazníkovi». Zamestnanec túto možnosť označí.

3. Ihneď po uložení nového stavu sa otvorí okno «Odoslať správu zákazníkovi», v ktorom stačí vybrať zo zoznamu vopred pripravenú šablónu a stlačiť tlačidlo na odoslanie.

Na pohodlnú kontrolu nemusí podnikateľ ani správca vyhľadávať informácie vo všeobecnom marketingovom menu. Celá história komunikácie vrátane presného času kontaktu sa automaticky prepojí s konkrétnou zákazkou. Je možné ju zobraziť priamo v okne «Oprava» na samostatnej karte «Kontakty», ktorá sa nachádza vedľa karty so stavom tovaru. Tabuľka obsahuje stĺpec «Stav odoslania», v ktorom sa po stlačení tlačidla na aktualizáciu stavov zobrazí konečný výsledok, napríklad doručené, nedoručené alebo zamietnuté. Technik tak okamžite zistí, či zákazník dostal informáciu o dokončení opravy svojho zariadenia a či je potrebné mu ešte zavolať.