Práca s dlžníkmi: automatické pripomienky, blokovanie zásielok a odpisovanie nedobytných pohľadávok

V maloobchodnom a veľkoobchodnom predaji je predaj tovaru s odloženou platbou (na dlh) bežnou obchodnou praxou, ktorá pomáha získavať B2B zákazníkov, udržiavať stálych odberateľov a zvyšovať objem predaja. Nedostatočná kontrola pohľadávok však vedie k výpadkom peňažných tokov, viazaniu prevádzkového kapitálu a riziku vzniku nevymožiteľných pohľadávok.

Vzniká pritom niekoľko praktických otázok:

• «Ako umožniť konkrétnemu zákazníkovi nakupovať tovar na dlh a nastaviť mu maximálny limit zadlženia?»

• «Prečo program blokuje predaj dlžníkovi a ako nastaviť automatické blokovanie dodávok pri prekročení úverového limitu?»

• «Ako nastaviť automatické odosielanie SMS alebo správ cez Viber s pripomenutím dátumu splatnosti a sumy nasledujúcej platby?»

• «Kde si môžem pozrieť úplnú kartu vzájomných vyrovnaní a vytvoriť odsúhlasovací protokol za ľubovoľné obdobie?»

• «Ako správne odpísať nevymožiteľnú pohľadávku, ak ju zákazník nedokáže uhradiť, a prečo program neumožňuje vymazať kartu dlžníka?»

Pozrime sa krok za krokom na to, ako funguje systém práce s dlžníkmi v programe Torgsoft, aké nastavenia musí vykonať vedúci pracovník a ako automatizovať kontrolu splácania dlhov.

V programe Torgsoft sa zákazníci, ktorí môžu prevziať tovar bez okamžitej úhrady alebo s čiastočnou platbou vopred, označujú ako VIP zákazníci.

Dostupnosť funkcií v jednotlivých licenciách

• Torgsoft-Start: režim predaja na dlh nie je dostupný.

• Torgsoft-Ultra a Terminálová verzia: správa VIP zákazníkov, úverové limity a podrobná analýza dlhov sú súčasťou základných funkcií.

Tri režimy evidencie dlhov VIP zákazníkov

V závislosti od charakteru obchodnej činnosti si môžete v nastaveniach systému (Nastavenia → Parametre → VIP zákazníci) vybrať jeden z troch režimov evidencie:

1. Viesť tovarovo-peňažnú bilanciu : program sčítava celkový peňažný dlh zákazníka bez rozpisu na konkrétne položky tovaru.

2. Priraďovať platby k predaju: dlh sa priraďuje ku konkrétnym dokladom o expedícii tovaru (faktúram).

3. Čiastočná platba s rozpisom podľa tovaru: program sleduje, ktoré konkrétne položky na faktúre už boli uhradené a ktoré zostávajú nezaplatené. Je to dôležité pre predajne s drahým sortimentom alebo evidenciou záruk.

Aby sa zabránilo nekontrolovanému hromadeniu dlhov, program obsahuje mechanizmus obmedzenia úverového limitu.

Postup nastavenia limitu zadlženia krok za krokom

1. Prejdite do ponuky Marketing → Zákazníci (alebo Nastavenia → Obchodný partner).

2. Vyberte požadovaného zákazníka a otvorte jeho kartu na úpravu.

3. Začiarknite políčko «VIP zákazník».

4. Na karte Dodatočné zadajte do poľa «Max. suma dlhu (VIP)» maximálnu povolenú sumu dlhu v hrivnách (napríklad 5000).

5. Uložte zmeny a reštartujte program, aby sa aktualizované nastavenia prejavili.

Ako funguje automatické blokovanie predaja

Keď pokladník alebo manažér pridá VIP zákazníka vo formulári Predaj (F6) a pokúsi sa mu predať tovar na dlh, program automaticky vypočíta jeho aktuálny dlh.

• Ak aktuálny dlh + hodnota nového nákupu prekročí hodnotu «Max. suma dlhu (VIP)», program zablokuje operáciu a zobrazí upozornenie.

• Predaj na dlh nebude možná, kým zákazník neuhradí dostatočnú sumu na zníženie svojho dlhu pod povolený limit.

Bežný príklad z obchodnej praxe: zákazník prichádza po ďalšiu dodávku tovaru v hodnote 2 000 UAH. Jeho aktuálny dlh z minulého týždňa predstavuje 4 000 UAH a nastavený maximálny limit je 5 000 UAH. Celková suma (6 000 UAH) prekračuje limit. Pokladník nemôže dokončiť predaj na dlh, kým zákazník neuhradí aspoň 1 000 UAH zo svojho predchádzajúceho dlhu.

V karte zákazníka môžete navyše nastaviť príznak «Blokovať». Ak je toto políčko začiarknuté, predaj danému obchodnému partnerovi bude obmedzený.

Kontrola dlhu pri pokladni

V okne Predaj sa po výbere zákazníka na informačnom paneli zobrazí pole «Dlh». Na získanie aktuálnej bilancie stačí, aby pokladník klikol na tlačidlo «Vypočítať».

Prijatie platby na úhradu dlhu od zákazníka

Zákazník môže svoj dlh splatiť dvoma spôsobmi:

1. Priamo v okne «Predaj»: po kliknutí na tlačidlo «Zaplatiť» (alebo Vložiť peniaze do pokladne) pokladník vyberie možnosť prijatia peňazí od zákazníka. Suma dlhu sa vyplní automaticky a zákazník ju môže uhradiť úplne alebo čiastočne.

2. Prostredníctvom príjmového pokladničného dokladu alebo bankového výpisu: zaevidovanie prijatých prostriedkov cez Platba → Finančný doklad (príjmový pokladničný doklad alebo pripísanie prostriedkov na bankový účet).

Odsúhlasovací protokol a formulár «Bilancia s partnermi»

Na podrobnú analýzu vzájomných vyrovnaní sa používa formulár «Bilancia s partnermi» (Platba → Bilancia s partnermi).

• Karta vzájomných vyrovnaní (Odsúhlasovací protokol): zobrazuje chronologický zoznam všetkých skladových dokladov (výdajové faktúry, vrátenia tovaru) a finančných operácií (platby, zálohy) vrátane výpočtu počiatočného a konečného zostatku za zvolené obdobie.

• Filtrovanie podľa mien a evidenčných stredísk: ak obchodujete vo viacerých menách alebo na rôznych predajných miestach, bilancia sa vypočítava samostatne pre každú menu a evidenčné stredisko.

• Počiatočné dlhy: pri pridávaní nového obchodného partnera do systému môžete na karte Počiatočné dlhy zaevidovať existujúci dlh (Ja dlhujem alebo Dlžia mi) ku dňu začatia evidencie v Torgsoft.

Na systematickú prácu s dlžníkmi bez potreby manuálneho odosielania správ manažérmi slúži doplnková funkcia «Hromadné rozosielanie správ zákazníkom».

Nastavenie služby na odosielanie správ

1. V ponuke Marketing → Hromadné rozosielanie → karta SMS a Viber služby pridajte účet poskytovateľa SMS služieb (napríklad TurboSMS, BSG a podobne) a zadajte prihlasovacie meno a API kľúč.

2. Správy sa odosielajú prostredníctvom služby a ich cena sa odpočítava z používateľského účtu u príslušného poskytovateľa podľa jeho taríf.

Vytvorenie šablóny pripomienky

V ponuke Marketing → Hromadné rozosielanie → Nastavenie šablón vytvorte šablónu správy. Do textu sa pridávajú dynamické premenné:

Automatický výpočet a rozosielanie podľa harmonogramu

• Pomocou režimu Nastavenia → Plánované úlohy môžete nastaviť automatické vytváranie a odosielanie pripomienok zákazníkom, ktorým sa blíži dátum splatnosti dlhu alebo už majú platbu po splatnosti.

• Na internú kontrolu zamestnancov slúži modul «Pripomienky»: pri spustení programu na začiatku pracovného dňa sa manažérovi zobrazí vyskakovacie okno so zoznamom nesplnených úloh (napríklad «zavolať zákazníkovi ohľadom úhrady faktúry»).

Ako správne odpísať nevymožiteľnú pohľadávku

Ak nie je možné dlh vymôcť (napríklad obchodný partner ukončil svoju činnosť), pohľadávku treba v systéme uzavrieť tak, aby nedošlo ku skresleniu finančných analýz a výpočtu skutočného zisku.

Na tento účel sa v systéme používa špeciálna funkcia «Anulovať dlh»:

• Čo program vykoná: vytvorí bilančnú platbu od zákazníka z osobných prostriedkov a zároveň nebilančný výdavok priradený k faktúre.

• Výsledok v evidencii: dlh obchodného partnera sa vynuluje, ale vypočítaná ziskovosť tovaru podľa faktúry a skutočný zostatok hotovosti v pokladni zostanú správne.

Bilanciu možno upraviť aj vytvorením finančného dokladu v príslušnej kategórii finančnej analýzy (napríklad «Odpis nevymožiteľných pohľadávok»).

Prečo program neumožňuje vymazať kartu zákazníka?

Podnikatelia sa často obracajú na technickú podporu s otázkou: «Zákazník u nás nenakupuje od roku 2021, ale pri pokuse o vymazanie jeho karty sa zobrazí upozornenie na dlh. Kde môžem tento dlh nájsť a ako ho vyrovnať?».

Vysvetlenie a odporúčaný postup:

1. Torgsoft chráni integritu databázy a neumožňuje vymazávať obchodných partnerov, pri ktorých sú evidované tovarové alebo finančné operácie.

2. Ak chcete nájsť dlh, otvorte Platba → Bilancia s partnermi, vyberte zákazníka a kliknite na Karta vzájomných vyrovnaní.

3. Ak na účte zostáva neuhradený zostatok (napríklad niekoľko kopejok alebo neuzavretá faktúra), treba vykonať postup anulovania dlhu alebo zaevidovať opravný finančný doklad.

4. Po vynulovaní bilancie možno kartu zákazníka označiť ako neaktívnu alebo ju vymazať, ak s ňou nie sú spojené žiadne pohyby tovaru v otvorených účtovných obdobiach.

Zhrnutie pre vedúcich pracovníkov

Nastavenie režimu práce s dlžníkmi v Torgsoft umožňuje vytvoriť transparentný systém kontroly pohľadávok:

1. Nastavenie «Max. sumy dlhu (VIP)» zabezpečuje, že pokladník alebo manažér nevydá tovar zákazníkovi, ktorý prekročil svoj úverový limit.

2. Modul hromadného rozosielania automatizuje pripomienky platieb cez Viber a SMS, čím pomáha znižovať počet oneskorených platieb.

3. Formulár «Bilancia s partnermi» poskytuje úplný odsúhlasovací protokol, ktorý pomáha odstrániť nezrovnalosti vo vzájomných vyrovnaniach.

4. Nástroj «Anulovať dlh» umožňuje odpísať nevymožiteľné pohľadávky bez negatívneho vplyvu na správnosť výpočtu zisku spoločnosti.