Správa pohľadávok a záväzkov: komplexná analýza súvahy a prepočty mien

Kontrola vzájomných vyrovnaní a pohľadávok a záväzkov voči zákazníkom a dodávateľom

Zákazník si prevzal tovar a zvyšnú sumu má doplatiť neskôr. Dodávateľovi bola uhradená iba časť faktúry. Jeden dodávateľ dodáva tovar v hrivnách aj v cudzej mene. Po vrátení tovaru sa výška dlhu zmenila inak, než sa očakávalo. Vo všetkých týchto situáciách potrebuje majiteľ firmy odpovedať na niekoľko jednoduchých otázok: kto komu dlhuje, z čoho dlh vznikol, ktoré platby už boli vykonané a v akej mene sa má uskutočniť vyrovnanie.

Čo sú pohľadávky a záväzky

Pohľadávky — sú peniaze, ktoré vám majú zaplatiť iní. Napríklad stály zákazník prevzal tovar s odloženou splatnosťou a ešte nezaplatil celú sumu.

Záväzky — sú peniaze, ktoré máte zaplatiť vy. Typickým príkladom je predajňa, ktorá prijala tovar od dodávateľa, ale faktúru uhradila iba čiastočne alebo ju ešte neuhradila.

V Torgsoft sa tieto vzájomné vyrovnania zhromažďujú v tovarovo-peňažnej bilancii: program priraďuje tovarové operácie a platby ku konkrétnemu obchodnému partnerovi. Hlavným nástrojom na kontrolu je Platba → Bilancia s partnermi. Tu si môžete samostatne prezrieť zákazníkov, dodávateľov alebo obchodných partnerov, ktorí vystupujú v oboch úlohách. 

Pod komplexnou analýzou bilancie ďalej nemáme na mysli názov samostatnej funkcie, ale spôsob kontroly: od celkovej sumy dlhu prejsť ku konkrétnej faktúre, platbe a tovarovej operácii, ktorá túto sumu vytvorila.

Najskôr zistite, kto komu dlhuje

Otvorte Platba → Bilancia s partnermi a vyberte požadovaný typ partnerstva. Ak potrebujete rýchlo nájsť problematické vzájomné vyrovnania, použite filtre «Moji dlžníci», «Komu dlhujem», «Existujú dlhy».

Obdobie možno nastaviť samostatne. Ak ho nezadáte, Torgsoft zobrazí vzájomné vyrovnania za celé obdobie používania programu. Pre obchodnú sieť alebo firmu s viacerými podnikmi sú dostupné ďalšie filtre podľa evidenčného strediska a podniku. 

Napríklad podnikateľ má tri predajne. Dodávateľ je jeden, ale tovar sa dodáva do rôznych prevádzok. Ak potrebujete skontrolovať celkové vzájomné vyrovnania, pozrite si partnera ako celok. Ak sa otázka týka konkrétnej predajne, pridajte filter podľa evidenčného strediska.

Nesnažte sa určovať, kto komu dlhuje, iba podľa znamienka sumy. Program už na tento účel ponúka prehľadné filtre dlhov.

Ako zistiť, odkiaľ pochádza suma dlhu

Celková bilancia odpovedá na otázku «koľko?», ale majiteľ firmy často potrebuje pochopiť, «prečo práve toľko?».

Vyberte obchodného partnera v «Bilancii s partnermi» a otvorte Kartu vzájomných vyrovnaní.

Zobrazujú sa v nej operácie za vybrané obdobie, dlh na začiatku a na konci obdobia, príjem tovaru a platby. Pri jednotlivých operáciách možno vidieť aj evidenčné stredisko, pokladňu alebo bankový účet. 

Ak tieto informácie nestačia, otvorte Podrobný rozpis bilancie s partnermi.

Tu už môžete kontrolovať jednotlivé dokumenty:

• faktúry obchodného partnera;

• hodnotu tovaru;

• sumu platieb;

• zostávajúcu sumu dlhu;

• menu;

• podnik;

• platby priradené k faktúre;

• platby, ktoré neboli priradené ku konkrétnej faktúre.

Je to dôležité vtedy, keď celková suma vyzerá správne, ale nie je jasné, ktorá konkrétna dodávka alebo predaj zostala neuhradená. V podrobnom rozpise môžete prejsť od súhrnu ku konkrétnemu dokumentu a zistiť, ako dlh vznikol.

Typická praktická situácia, s ktorou sa používatelia obracajú na technickú podporu: platba dodávateľovi bola zaevidovaná, ale očakávaný dlh sa nevyrovnal. V takom prípade treba skontrolovať nielen samotné uskutočnenie platby, ale aj to, či je priradená k správnej príjemke a či bola zvolená správna mena. Platba, ktorá nie je priradená k faktúre, môže ovplyvniť celkovú bilanciu, ale konkrétna faktúra pritom zostane neuhradená alebo čiastočne uhradená.

Ako kontrolovať záväzky voči dodávateľom

Na priebežnú správu záväzkov voči dodávateľom je vhodné používať Sklad → Register príjemiek.

Dokumenty tu môžete filtrovať podľa:

• dodávateľa;

• meny;

• podniku;

• dátumu splatnosti;

• stavu platby — neuhradené, čiastočne uhradené alebo uhradené;

• spôsobu vyrovnania — platba vopred, odložená platba, tovar do komisionálneho predaja alebo platba po dodaní.  

Napríklad v piatok potrebujete zistiť, ktorým dodávateľom treba zaplatiť nasledujúci týždeň. Namiesto kontroly všetkých dodávateľov otvorte register a použite pole «Zaplatiť do» spolu s filtrom stavu platby. Získate tak zoznam faktúr, ktoré ešte nie sú úplne uhradené.

Platbu možno vykonať priamo k príslušnej príjemke. Torgsoft automatically fills her sum and menu. Potom stačí vybrať zdroj platby: pokladňu, bankový účet alebo osobné prostriedky. 

Po zaplatení je vhodné vrátiť sa do Bilancie s partnermi a skontrolovať výsledok. Toto jednoduché pravidlo je obzvlášť užitočné pri čiastočných platbách alebo veľkom počte faktúr od jedného dodávateľa.

Ak bol tovar prijatý do komisionálneho predaja

V tomto prípade samotné prijatie dodávky ešte neznamená, že musíte dodávateľovi okamžite zaplatiť celú sumu. Vyrovnanie závisí od skutočne predaného tovaru.

Na tento účel Torgsoft ponúka funkciu Analýza predaja tovaru dodávateľa v komisionálnom predaji. Umožňuje určiť predaný tovar a dlh voči dodávateľovi vo vybranej mene. 

Preto by sa bežný neuhradený zostatok faktúry a vyrovnanie za tovar prijatý do komisionálneho predaja nemali zamieňať za jeden proces.

Ako kontrolovať pohľadávky voči zákazníkom

Pre stálych zákazníkov, ktorým je umožnené prevziať tovar a zaplatiť neskôr, opisuje dokumentácia Torgsoft samostatný postup práce s VIP zákazníkmi.

V časti Platba → Neuhradené VIP predaje vidíte:

• do akého dátumu musí zákazník zaplatiť;

• aká suma už bola zaplatená;

• koľko ešte zostáva zaplatiť. 

Odtiaľ môžete prijať platbu za konkrétny predaj alebo spracovať vrátenie neuhradeného tovaru.

Ak je platba po splatnosti, Torgsoft môže takýto predaj označiť a zobraziť dátum uplynutia povolenej lehoty na zaplatenie. Tieto informácie slúžia na kontrolu, nie na automatické vymáhanie dlhov: program sám nedokáže prinútiť zákazníka zaplatiť a nenahrádza pravidlá predajne pri práci s dlžníkmi. 

Pri bežných zákazníkoch je postup odlišný. Bežný neuhradený predaj sa v dokumentácii považuje predovšetkým za situáciu, ktorá mohla vzniknúť v dôsledku technickej poruchy, napríklad výpadku elektrickej energie. Takýto predaj treba skontrolovať, uhradiť alebo správne odstrániť, ak bol tovar už opätovne zaevidovaný. Tento postup by sa nemal používať ako bežný spôsob predaja na dlh. 

Ako pracovať s dodávateľom v rôznych menách

Typická situácia: tovar sa nakupuje v cudzej mene, ale predáva sa v hrivnách. Alebo jeden dodávateľ dodáva časť tovaru v hrivnách a časť — v inej mene.

Pri dodávateľoch Torgsoft vedie vzájomné vyrovnania v menách, v ktorých bol tovar prijatý. Preto sa v bilanci s partnermi nachádza filter «Mena». Ak s vami dodávateľ obchoduje napríklad v hrivnách a amerických dolároch, každú menovú položku treba kontrolovať samostatne. 

Je to dôležitý moment. Dlhy v rôznych menách nemožno považovať za jednu sumu. 50 000 UAH a 700 USD predstavujú dva samostatné záväzky, kým sami neurčíte pravidlo prepočtu.

Podobné otázky sa pravidelne objavujú v technickej podpore: podnikatelia sa pýtajú, v akej mene sa zobrazuje dlh pri dodávkach v rôznych menách, ako vyrovnať dlh v cudzej mene alebo prečo po platbe zostala suma v inej mene. Preto pri každom nevysvetlenom rozdiele najskôr skontrolujte menu faktúry, menu platby a menový filter v bilancii.

Výmenný kurz

Výmenný kurz je potrebný pri príjme tovaru v cudzej mene, pri výmene meny alebo pri výpočte cien so zohľadnením kurzu.

Nastavuje sa cez Platba → Výmenný kurz. Hodnoty «Nákup» a «Predaj» sa uvádzajú z pohľadu podnikateľa: za aký kurz firma nakupuje a predáva cudziu menu. 

Ak je potrebné zaplatiť dodávateľovi v cudzej mene

Na hotovostné vyrovnanie v cudzej mene najskôr potrebujete pokladňu vedenú v príslušnej mene. Potom môžete menu nakúpiť cez Platba → Finančný doklad → Výmena mien a následne uskutočniť platbu dodávateľovi.

Potom v bilanci s partnermi vyberte príslušného dodávateľa a presne tú menu, v ktorej bol tovar dodaný. Zaevidujte platbu a znova aktualizujte bilanciu: suma dlhu by sa mala zmeniť o vykonanú platbu.

Torgsoft tak umožňuje sledovať celý reťazec: príjem tovaru v cudzej mene → dlh v cudzej mene → pohyb peňazí → platba dodávateľovi → nový zostatok dlhu.

Overené zdroje však nepotvrdzujú existenciu samostatnej automatickej funkcie «jednotný dlh», ktorá by zlúčila viacero mien jedného obchodného partnera do jednej sumy. Na spoľahlivú kontrolu je bezpečnejšie pracovať s každou menou samostatne.

Čo robiť s počiatočnými dlhmi

Ak predajňa začína viesť evidenciu v Torgsoft a nezačína úplne od nuly, ku dňu prechodu už môžu existovať pohľadávky voči zákazníkom alebo záväzky voči dodávateľom.

V karte obchodného partnera môžete uviesť počiatočný dlh:

• «Ja dlhujem» alebo «Dlžia mi»;

• sumu;

• menu;

• podnik, ak sa evidencia vedie pre viacero podnikov. 

Napríklad v deň spustenia Torgsoft predajňa už dlhuje dodávateľovi 30 000 UAH. Ak túto sumu nezaevidujete ako počiatočný dlh, následné príjmy tovaru a platby neposkytnú úplný obraz o vzájomných vyrovnaniach.

Pri prenose počiatočných dlhov treba byť obzvlášť pozorný, ak máte viacerých živnostníkov alebo podniky. Dlh možno priradiť ku konkrétnemu podniku, takže chyba pri počiatočnom nastavení sa neskôr môže prejaviť ako nesprávna bilancia.

Prečo môžu dvaja používatelia vidieť rozdielne bilancie

Skontrolujte evidenčné stredisko, podnik a prístupové práva.

V dokumentácii sa osobitne uvádza, že používateľ s obmedzenými právami nemusí vidieť niektoré evidenčné strediská, zatiaľ čo počiatočný dlh je priradený k stredisku, ktoré bolo aktívne pri jeho vytvorení. Preto môžu majiteľ a zamestnanec s obmedzenými právami vidieť rozdielne celkové sumy.

Preto sa pri odsúhlasovaní dlhu najskôr uistite, že porovnávate rovnaké obdobie, menu, podnik a rovnaký súbor evidenčných stredísk.

Ak po vrátení tovaru zostal dlh

Neupravujte sumu náhodne.

Najskôr otvorte Kartu vzájomných vyrovnaní a potom podrobný rozpis bilancie. Skontrolujte:

1. pôvodnú faktúru alebo predaj;

2. doklad o vrátení;

3. priradené platby;

4. nepriradené platby;

5. menu;

6. podnik.

V požiadavkách na technickú podporu sa objavuje práve takáto situácia: zákazník kúpil tovar na základe výdajovej faktúry, potom ho vrátil, ale vo vzájomných vyrovnaniach zostal dlh. Správnym postupom je skontrolovať postupnosť dokladov a platieb, nie vytvárať ľubovoľnú finančnú operáciu iba preto, aby sa bilancia dostala na nulu.

Jednoduchý postup kontroly pohľadávok a záväzkov

Ak suma dlhu vyvoláva otázky, postupujte krok za krokom:

1. Otvorte Bilanciu s partnermi a zistite, kto komu dlhuje.

2. Skontrolujte obdobie, menu, evidenčné stredisko a podnik.

3. Otvorte Kartu vzájomných vyrovnaní.

4. Ak potrebujete zistiť príčinu konkrétnej sumy, prejdite na Podrobný rozpis bilancie a porovnajte faktúry s platbami.

5. Dodávateľovi plaťte podľa správnej faktúry a v správnej mene.

6. Po platbe, vrátení tovaru alebo oprave dokladu znova aktualizujte bilanciu a skontrolujte výsledok.