Chybné vrátenia tovaru: ako nájsť, zrušiť a opraviť správu o tovare a peniazoch

Vrátenie tovaru — je štandardná obchodná operácia, ktorá si v systéme evidencie vyžaduje maximálnu presnosť. Režim vrátenia je určený na zrušenie predaja, vrátenie tovaru na sklad a správne vrátenie peňazí zákazníkovi, aby sa tieto pohyby zobrazili v tovarovo-peňažnom výkaze, pokladni a fiškálnych dokladoch PRP. 

Podnikatelia sa najčastejšie obracajú s týmito otázkami: suma v pokladni sa nezhoduje s údajmi v programe; peniaze boli vrátené cez bankový terminál, ale v programe Torgsoft bol doklad zrušený; doklad o vrátení nebol odoslaný daňovému úradu (neprešiel cez PRP); alebo sa pre nesprávne dátumy vrátení úplne «rozbije» výpočet obstarávacej ceny a zisku vo výkazoch.

1. Ako nájsť chybné vrátenia

Chyby pri vrátení môžu viesť k rozdielom vo výkazoch, zdvojeniu peňazí alebo nesprávnemu výpočtu zisku. Na nájdenie problémového dokladu je potrebné venovať pozornosť týmto situáciám:

• Vrátenie v inej mene. Chyba vzniká vtedy, keď bol tovar predaný cez "Predaj s vystavením faktúry" v cudzej mene, ale bežné vrátenie bolo vykonané v národnej mene. Takéto operácie sú zakázané, pretože vytvárajú rozdiely v zostatku.

• Vyhľadávanie cez výkazy. Podozrivé alebo zdvojené vrátenia možno nájsť cez «Tovarový výkaz za obdobie» alebo «Pokladničný výkaz za deň». Úplný zoznam vykonaných vrátení je dostupný aj v položke menu Sklad — Zoznam príjmov (kde sa vrátenie od zákazníka považuje za príjem na sklad).

2. Ako zrušiť (vymazať) chybné vrátenie

Ak ste našli chybné vrátenie, je potrebné ho vymazať, aby sa zrušil pohyb tovaru a peňazí.

1. Vymazanie bežného vrátenia. Prejdite do režimu Sklad - Zoznam príjmov. Vo filtri Typ vyberte hodnotu Vrátenie. Nájdite potrebný doklad o vrátení pomocou vyhľadávania alebo zoznamu. Označte ho a stlačte tlačidlo «Vymazať». Potom sa tovar opäť odpíše zo skladu a peniaze sa «vrátia» do pokladne.

2. Zrušenie vrátenia v Predaji s vystavením faktúry. Ak chyba vznikla pri práci s faktúrami, prejdite do Doklad — Predaj s vystavením faktúry. Na karte «Vrátenia» označte doklad a stlačte «Vymazať». 

3. Riešenie problémov s PRP a bankovými terminálmi

Najväčšia časť žiadostí súvisí s tým, že vrátenie nebolo fiškalizované alebo sa nesynchronizovalo s bankovým terminálom.

• Doklad nebol odoslaný daňovému úradu (PRP). Stáva sa to vtedy, keď pokladník pri vrátení zabudol označiť možnosť «Tlač dokladu o vrátení». Výsledkom je, že peniaze sa z pokladne odpíšu, ale operácia zostane nefiškálna.  Riešenie: vymazať tento nefiškálny doklad o vrátení v programe Torgsoft a vykonať ho znova, pričom je potrebné povinne aktivovať možnosť «Tlač dokladu o vrátení».

• Terminál vrátil peniaze, ale program zobrazil chybu. Existujú situácie (napríklad dlho nebol zadaný PIN kód karty alebo bolo nestabilné spojenie), keď bankový terminál úspešne vráti peniaze zákazníkovi, ale v programe Torgsoft sa vrátenie zruší s chybou (napríklad kód 1000 alebo 96).  Riešenie: keďže peniaze už boli zákazníkovi odoslané cez banku, v programe Torgsoft je potrebné vykonať vrátenie manuálne bez odoslania sumy na terminál. Na to je potrebné pri vrátení zrušiť zaškrtnutie možnosti «Použiť spojenie s bankovým terminálom».

4. Ako opraviť tovarovo-peňažný výkaz a obstarávaciu cenu

Ak bolo vrátenie vykonané nesprávne, automaticky skresľuje výpočet obstarávacej ceny metódou FIFO (prvý prišiel — prvý odišiel), pretože program nesprávne prepája šarže tovaru.

Na obnovenie správnych údajov vo výkazoch:

1. Zmena dátumu dokladu. Ak bolo vrátenie vykonané s nesprávnym dátumom, prejdite do Sklad — Zoznam príjmov, vyberte doklad o vrátení a stlačte akciu «Zmeniť dátum a čas» (alebo Zmeniť parametre dokladu), aby ste nastavili správny čas.

2. Prepočet obstarávacej ceny. Po tom, ako ste opravili dátumy, vymazali zbytočné vrátenia alebo ich vykonali správne, môže finančný výkaz stále zobrazovať staré údaje. Je potrebné prejsť do Nastavenia — Parametre — Servis a vykonať akciu «Vyčistiť informácie o pohybe tovaru a prepočítať obstarávaciu cenu». Program nanovo vytvorí všetky väzby medzi príjmami, predajmi a vráteniami a vaše analytické výkazy (napríklad «Obratová súvaha podľa obstarávacej ceny» alebo «Tovarový zisk podľa dní») zobrazia reálny stav.