Prepočet nákladov: automaticky podľa harmonogramu alebo manuálne?

Ak je po zmenách v príjmových alebo výdajových dokladoch potrebné aktualizovať nákladovú cenu tovaru v Torgsoft, je dôležité vybrať správny typ prepočtu. V jednoduchých prípadoch stačí bodový prepočet vybraných tovarov vo formulári «Stav skladu», zatiaľ čo pri zmenách, ktoré ovplyvňujú obdobie, metódu výpočtu alebo finančné výkazy, je potrebný úplný prepočet za obdobie alebo automatická nočná úloha. 

Kedy stačí ručný prepočet vybraných tovarov?

Ručný prepočet nákladovej ceny je možné spustiť vo formulári «Sklad» – «Stav skladu» stlačením tlačidla «Prepočítať nákladovú cenu». V tomto režime môžete vybrať prepočet «pre vybrané tovary».

Tento bodový prepočet je dostatočný a vhodný v týchto prípadoch:

• Oprava chýb v konkrétnych príjmových dokladoch. Ak ste zistili nesprávnu nákupnú cenu alebo chybne zadané množstvo, napríklad namiesto množstva bol naskenovaný čiarový kód, a opravili ste to v doklade, stačí prepočítať nákladovú cenu iba pre tento tovar.

• Po vykonaní inventúry samostatných položiek. Ak ste vyrovnávali záporné alebo nulové zostatky pri konkrétnych tovaroch cez inventúrny výkaz, nákladovú cenu je vhodné prepočítať bodovo práve pre ne.

• Úspora času a systémových zdrojov. Prepočet nákladovej ceny pre všetky tovary v databáze môže výrazne znížiť rýchlosť programu pri práci viacerých používateľov. Preto je počas pracovného času na rýchle získanie aktuálnej ceny lepšie označiť konkrétne tovary a vynútene vypočítať nákladovú cenu iba pre ne.

Kedy je potrebný úplný prepočet uzavretých období?

Úplný prepočet nákladovej ceny tovaru za obdobie sa vykonáva cez položku menu «Analýza» – «Obdobie» pomocou tlačidla «Prepočet nákladovej ceny podľa TOVAROV».

Takýto globálny prepočet je povinný v nasledujúcich situáciách:

• Na začiatku nového mesiaca alebo obdobia. Vzhľadom na špecifiká programu Torgsoft, keď nastane 1. deň nového mesiaca a vytvorí sa nové obdobie, hodnoty v stĺpci «Nákladová cena» vo formulári «Stav skladu» zmiznú. Aby sa zobrazili, je potrebné nákladovú cenu prepočítať.

• Zmena metódy výpočtu nákladovej ceny. Ak ste sa rozhodli zmeniť metódu evidencie, napríklad prejsť z «Poslednej nákupnej ceny» na «Podľa dodávkových dávok so zohľadnením interných presunov», je potrebné vykonať globálny prepočet za všetky otvorené alebo potrebné obdobia, aby sa údaje aktualizovali podľa nového algoritmu.

• Po servisných operáciách s databázou. Ak ste vykonali akciu «Vyčistiť informácie o pohybe tovaru a prepočítať nákladovú cenu», napríklad po odstránení štatistík uzavretých období alebo pri odstraňovaní globálnych chýb v evidencii, systém potrebuje úplný prepočet.

• Vykonanie zmien v dokladoch minulých období. Ak ste menili údaje vo výdajových alebo príjmových dokladoch za predchádzajúce, ale otvorené obdobie, pre správne doplnenie nákladovej ceny v týchto dokladoch je potrebné prejsť do «Analýza» - «Obdobie» a prepočítať ju za toto minulé obdobie.

• Pred zostavením mesačných výkazov. Aby finančné výkazy, napríklad zisk a rentabilita, zobrazovali správne údaje, pred ich vytvorením je vždy vhodné vykonať úplný prepočet.

Ako nastaviť nočné automatické úlohy?

Aby ste sa vyhli rutinným úkonom a situáciám, keď ráno 1. dňa v mesiaci zmizne nákladová cena, odporúča sa nastaviť automatický prepočet v noci.

Kroky nastavenia:

1. Prejdite do položky menu «Nastavenia» – «Plánované úlohy».

2. Otvorte kartu «Výpočet nákladovej ceny» a stlačte tlačidlo «Pridať».

3. V okne, ktoré sa zobrazí, vyplňte nasledujúce parametre:

•    Čas spustenia: zadajte nočný čas, keď v programe nikto nepracuje, napríklad 01:00.

•    Typ vykonania: vyberte Každý deň.

•    Úloha je aktívna: zaškrtnite políčko, aby sa vykonávanie úlohy zaplo.

4. Venujte pozornosť parametru «Aktualizácia indexov a štatistík, obnovenie HID». Táto funkcia zrýchľuje zložité procesy pred výpočtom nákladovej ceny. Môžete vybrať: «Obnoviť a reorganizovať...», «Znovu vytvoriť...» alebo «Nerobiť».

Podmienky úspešného vykonania nočnej úlohy:

• Počítač alebo server, na ktorom je nainštalovaný Torgsoft, musí pracovať nepretržite (24/7).

• Služba aplikačného servera (Torgsoftservice) musí byť aktívna.

• Uistite sa, že na čas vykonávania úlohy nie je nastavené automatické reštartovanie servera. Napríklad, ak sa nákladová cena počíta od 01:00, nenastavujte reštart počítača na tento čas; lepšie je presunúť ho na čas po úplnom dokončení prepočtu.

Porovnanie troch metód prepočtu nákladovej ceny v programe Torgsoft