Ako skontrolovať dlh voči dodávateľovi, vykonať platbu a vyrovnať zostatok

Pri vedení obchodu je dôležité nielen predávať tovar, ale aj presne kontrolovať procesy jeho nákupu a vyrovnania s dodávateľmi. Strata kontroly nad dlhmi, zmätok v zálohách alebo nesprávne vyúčtovanie za tovar «na komisný predaj» môžu viesť k finančným stratám.

Program Torgsoft ponúka výkonný systém tovarovo-peňažnej bilancie (TPB), ktorý zaznamenáva, v akej hodnote ste prijali tovar a koľko peňazí ste zaplatili partnerovi, čo umožňuje kontrolovať financie na makro- aj mikroúrovni.

Flexibilné vyhľadávanie dlhov: celková bilancia

Celá práca s dodávateľmi sa vedie v režime «Platba» — «Bilancia s partnermi». Aby ste nemuseli prechádzať celý zoznam protistrán, program ponúka flexibilné filtre podľa dlhov. Môžete si vybrať:

• Komu dlhujem ja — zobrazí len tých dodávateľov, ktorým ste za tovar ešte nedoplatili.

• Moji dlžníci — zobrazí dodávateľov, ktorým ste uhradili preddavok (zálohu), ale tovar ste ešte nedostali, alebo ak vznikol preplatok.

• Je počiatočný dlh — na kontrolu záväzkov, ktoré boli zaevidované ešte pri začiatku práce v Torgsoft.

• Nie sú dlhy — na kontrolu partnerov, s ktorými sú vyrovnania úplne uzatvorené.

Podrobný rozpis a odsúhlasovacie akty

Ak potrebujete zistiť, odkiaľ sa vzala konkrétna suma dlhu, bežná celková bilancia nestačí. Torgsoft ponúka dva nástroje na podrobnú kontrolu:

1. Karta vzájomných vyrovnaní. Je to chronologický zoznam všetkých operácií (príjmy, platby, vrátenia). Pre pohodlné odsúhlasenie s účtovníctvom dodávateľa sa v tomto reporte pri vašom internom čísle faktúry v zátvorke zobrazuje pôvodné číslo faktúry dodávateľa. Odtiaľto je možné vytlačiť aj «Tlač finančných vzájomných vyrovnaní», ktorá slúži ako plnohodnotný odsúhlasovací akt.

2. Rozpis bilancie s partnermi. Je to výkonné okno, ktoré rozdeľuje históriu vzťahov na tri oblasti:

•    Faktúry — zoznam všetkých dodávok s uvedením dlhu pri každej konkrétnej faktúre.

•    Platby a Tovar — umožňuje označiť faktúru a okamžite dole vidieť, aký tovar v nej bol a akými transakciami bola uhradená.

•    Platby mimo faktúr — samostatná, kriticky dôležitá tabuľka. Tu sa zaznamenávajú vaše preddavky alebo celkové splátky dlhu, ktoré ste poslali dodávateľovi priamo na bilanciu bez väzby na konkrétnu dodávku.

Zadávanie platieb: pokladňa vs osobné peniaze

Dlh môžete uhradiť priamo z okna «Bilancia s partnermi» kliknutím na «Pridať pokladničnú operáciu» alebo «Pridať platbu». Program sa pritom opýta na zdroj peňazí a tu je dôležitá nuansa:

• Pokladňa / Bežný účet — peniaze budú odpísané z pokladne predajne alebo z účtu firmy. Vytvorí sa oficiálny finančný doklad, ktorý zníži celkový zisk / zostatok peňažných prostriedkov v programe.

• Osobné peniaze — tento spôsob je ideálny pre zjednodušenú evidenciu. Program zníži váš dlh voči dodávateľovi, ale nevytvorí výdavkový finančný doklad cez pokladňu. Používa sa to vtedy, keď majiteľ vytiahol peniaze z vlastného vrecka a vyrovnal sa priamo, bez zásahu do obratových prostriedkov predajne.

Špecifické vyrovnania: konkrétne faktúry, mena a komisný predaj

 Platba konkrétnej dodávky. Ak chcete uhradiť nie celkový dlh, ale konkrétnu partiu, prejdite do «Sklad — Register príjmových faktúr», označte doklad a kliknite na «Uhradiť dodávateľovi». Peniaze sa naviažu práve na túto faktúru.

 Menové vyrovnania. Ak bol tovar nakúpený v dolároch alebo eurách, dlh sa eviduje v tejto mene. Aby ste sa vyrovnali, musíte prejsť do «Platba — Finančný doklad», vykonať «Výmenu meny» (systémovo nakúpiť menu za hrivny do pokladne), a až potom túto menu zadať ako platbu dodávateľovi.

 Tovar na komisný predaj. Ak platíte len za to, čo ste skutočne predali, použite report «Analýza predaja tovaru dodávateľa na komisnom predaji». Ten podľa algoritmu FIFO (prvý prišiel — prvý odišiel) vypočíta sumu dlhu výlučne za predané položky. Dôležité: tento report vykonáva len matematický výpočet sumy na úhradu. Samotnú skutočnú platbu týchto peňazí dodávateľovi po prezretí reportu je potrebné vykonať štandardným spôsobom — cez režim «Platba — Finančný doklad».

Otázky — Odpovede