Výdavky maloobchodného reťazca: ako skontrolovať transakcie podľa predajne a firmy

Keď má podnik viacero predajní, pokladní alebo podnikateľských subjektov, majiteľ potrebuje vedieť nielen celkovú výšku výdavkov, ale aj to, kde vznikli. Napríklad nájomné bolo zaplatené za jednu predajňu, prevádzkové potreby sa nakúpili pre inú, mzdy sa vyplatili z konkrétnej pokladne a bankový poplatok sa strhol z bankového účtu určitého podnikateľského subjektu. Ak sa suma vo finančnej analýze zdá nesprávna alebo požadovanú operáciu nevidno, kontrolu treba začať obdobím, predajňou, pokladňou, podnikom a položkou finančnej analýzy.

Čo treba vedieť pred kontrolou

Finančný doklad v Torgsoft zaznamenáva pohyb peňazí: príjmy do pokladne, bežné výdavky, platby dodávateľom, operácie na bankových účtoch a ďalšie platby. Na vyhľadanie požadovanej operácie vo formulári Platba → Finančný doklad možno používať filtre podľa obdobia, druhu dokladu, obchodného partnera, položky analýzy, pokladne, predajne a podniku. 

Evidenčné stredisko je jednotka, pre ktorú Torgsoft vedie samostatnú evidenciu. V obchodnej sieti to môžu byť predajne, sklady a ďalšie evidenčné miesta.

Položka finančnej analýzy vysvetľuje účel pohybu peňazí. Program napríklad obsahuje systémové položky pre tržby z predaja, platby dodávateľom, mzdy, bankové poplatky a ďalšie operácie. Majiteľ môže vytvárať aj vlastné položky. 

Pri položke možno určiť, že patrí medzi výdavky. Súvisiace finančné operácie sa potom zohľadňujú ako podnikové výdavky a pri výpočte zisku sa odpočítavajú od tržieb z predaja. 

Ako nájsť výdavky konkrétnej predajne

Ak potrebujete skontrolovať napríklad výdavky predajne č. 2 za september, otvorte: Platba → Finančný doklad.

Najprv nastavte požadované obdobie. Potom pomocou filtrov postupne zúžte zoznam:

1. Predajňa — požadovaná predajňa.

2. Pokladňa — ak vás zaujímajú hotovostné operácie konkrétnej pokladne.

3. Položka analýzy — napríklad prevádzkové výdavky alebo mzdy.

4. Podnik — ak sa v jednej databáze evidujú operácie viacerých podnikov.

5. Podľa potreby — obchodný partner alebo druh dokladu.

Tieto filtre sú určené práve na vyhľadanie konkrétnej finančnej operácie. 

Majiteľ napríklad vidí vo výkaze výdavky na prevádzkové potreby, ale chce zistiť, ku ktorej predajni patria. Vo finančných dokladoch môže vybrať príslušnú predajňu a položku analýzy a zobraziť operácie za požadované obdobie.

Ako skontrolovať výdavky celej obchodnej siete

Na získanie celkového prehľadu použite: Analýza → Obdobie.

V tomto režime sa najprv vyberie evidenčné stredisko a potom mesiac a rok. Po aktualizácii program zobrazí súhrnné výsledky za vybranú jednotku. 

Ak je v programe nastavených viacero obchodných sietí, možno použiť aj filter «Obchodná sieť». V takom prípade sa výsledky vypočítajú len za evidenčné strediská patriace do vybranej siete.

V praxi to poskytuje dve úrovne kontroly: 

Prečo sa výdavok môže priradiť inde, než ste očakávali

Najprv treba skontrolovať, s akými parametrami bola samotná operácia zaevidovaná.

Napríklad sieť má dve predajne. Výdavky na prevádzkové potreby sa majú priradiť druhej predajni. Ak bola pri vytváraní finančného dokladu vybraná iná pokladňa, predajňa, podnik alebo položka analýzy, operáciu treba vyhľadať podľa skutočných údajov dokladu.

Preto pri nezrovnalosti netreba hneď opravovať súhrnný výkaz. Najprv nájdite samotný finančný doklad a skontrolujte:

• dátum;

• sumu;

• pokladňu alebo bankový účet;

• predajňu;

• podnik;

• položku finančnej analýzy.

Prečo je operácia vo finančných dokladoch, ale neovplyvňuje výdavky

Nie každý pohyb peňazí je podnikovým výdavkom.

Napríklad odvod hotovosti alebo prevod medzi pokladňami predstavuje presun peňazí v rámci podniku. Torgsoft pri takýchto operáciách používa položku «Vnútorný obeh». Peniaze menia miesto uloženia, ale samotná operácia sa nemá posudzovať rovnako ako nájomné, mzdy či iné výdavky. 

Ak má operácia znižovať zisk, skontrolujte jej položku finančnej analýzy. Pri výdavkovej položke musí byť zapnutá možnosť «Zahrnúť do výdavkov». 

Napríklad pri platbe za čistiace prostriedky možno vystaviť výdavkový pokladničný doklad a vybrať položku prevádzkových výdavkov. Pomocník Torgsoftu tento postup výslovne opisuje pri vydávaní peňazí z pokladne na prevádzkové potreby. 

Ako skontrolovať operácie viacerých živnostníkov alebo podnikov

Ak sa jedna databáza Torgsoft používa pre viacero podnikov, pri vyhľadávaní finančných operácií venujte pozornosť filtru «Podnik».

Napríklad v dvoch predajniach pôsobia rôzni živnostníci. Celková suma za obdobie môže byť správna, ale na overenie konkrétneho živnostníka treba jeho operácie vyfiltrovať samostatne.

Vo formulári Finančný doklad funguje filter podľa podniku spolu s filtrami obdobia, pokladne, predajne, obchodného partnera a položky analýzy. 

Ak teda požadovaná platba «zmizla», najprv skontrolujte, či nie je nastavený filter na iný podnik.

Čo robiť, ak nájdete nesprávny finančný doklad

Ak sa chyba nachádza v samotnom finančnom doklade, možno ho upraviť alebo vymazať iba za určitých podmienok.

Pri hotovostnej operácii musí byť príslušný pokladničný deň otvorený. Ak je doklad spojený s platbou za tovar, pred úpravou alebo vymazaním treba túto platbu zrušiť. Vymazanie finančného dokladu sa zaznamenáva v časti Súbor → Protokol činností používateľov. 

Preto je pred opravou staršej operácie vhodné najprv presne určiť, ktorý doklad vytvára nesprávnu sumu, a až potom meniť evidenciu.

Ako kontrolovať výdavky bez zbytočného hľadania

Pri pravidelnej kontrole stačí dodržiavať jednotný postup:

1. V časti Analýza → Obdobie skontrolujte súhrnný výsledok požadovanej predajne alebo siete.

2. Ak výška výdavkov vyvoláva otázky, otvorte Platba → Finančný doklad.

3. Nastavte rovnaké obdobie.

4. Vyberte predajňu alebo podnik.

5. Podľa potreby zúžte vyhľadávanie podľa pokladne a položky analýzy.

6. Skontrolujte parametre nájdených finančných dokladov.

7. Ak má byť operácia výdavkom, overte, či bola použitá príslušná výdavková položka.

Ak sa vám nepodarí príčinu nájsť samostatne, odporúčame obrátiť sa na technickú podporu Torgsoft.