Články o finančnej analýze: ako určiť smer transakcie a správne zostaviť finančný dokument

V Torgsoft je pohyb peňazí prepojený s položkami finančnej analýzy. Pomáhajú rozlišovať tržby z predaja, vyrovnania s dodávateľmi, mzdy, bankové poplatky, interné presuny peňazí a ďalšie operácie.

Požiadavky na technickú podporu ukazujú, že používatelia majú najčastejšie problém nie so samotným vytvorením finančného dokladu, ale s otázkou, ktorú položku vybrať a prečo program neumožňuje vykonať operáciu s určitou položkou.

Napríklad pri prijímaní peňazí môže používateľ vybrať výdavkovú položku a dostať upozornenie, že príjem nemožno priradiť k výdavkovej položke finančnej analýzy.

Čo je položka finančnej analýzy

Položka finančnej analýzy určuje, ku ktorému druhu pohybu peňazí patrí daná operácia.

Torgsoft obsahuje systémové položky, ktoré program používa pri štandardných operáciách. Patria medzi ne:

• Tržby z predaja — peniaze získané z predaja tovaru;

• Vyrovnania s dodávateľmi — platby dodávateľom;

• Interný obeh — presuny peňazí v rámci podniku;

• Bankový poplatok;

• Výmena meny;

• Mzda;

• Akceptácia kartových platieb.

Používateľ si môže vytvárať aj vlastné položky a priraďovať ich ako podpoložky k hlavným položkám. Napríklad pre položku «Mzda» možno vytvoriť samostatné položky pre základnú mzdu, prémie alebo iné platby.

Výdavkové a nevýdavkové položky

V zozname položiek sa nachádza parameter «Zahrnúť do výdavkov».

Ak je zapnutý, operácie priradené k tejto položke sa započítavajú ako výdavky podniku. V strome finančnej analýzy sú takéto položky zvýraznené červenou farbou.

Medzi výdavky môžu patriť napríklad:

• nájomné;

• energie a komunálne služby;

• reklama;

• mzdy;

• bankové služby.

Sumy vo výdavkových položkách sa zohľadňujú pri výpočte zisku. Nie každý odchod peňazí z pokladne je však výdavkom podniku.

Napríklad platba dodávateľovi znižuje množstvo peňazí v pokladni alebo na bankovom účte, ale samotná platba by nemala opätovne znižovať zisk: hodnota tovaru sa už zohľadňuje prostredníctvom jeho obstarávacej ceny.

Rovnako inkaso alebo prevod peňazí medzi vlastnými pokladňami nie je výdavkom — peniaze sa iba presúvajú v rámci podniku.

Bilančné a nebilančné položky

Položky finančnej analýzy sa delia aj na bilančné a nebilančné.

Bilančné položky ovplyvňujú vzájomné vyrovnania s obchodnými partnermi. V štandardných nastaveniach medzi ne patria:

• Tržby z predaja;

• Vyrovnania s dodávateľmi.

Operácie s týmito položkami ovplyvňujú údaje vo formulároch «Bilancia s partnermi» a «Karta vzájomných vyrovnaní».

Nebilančné položky nemenia výšku dlhu obchodného partnera. Môžu medzi ne patriť prevádzkové výdavky, mzdy, bankové služby a ďalšie operácie, ktoré nepredstavujú vyrovnania so zákazníkom alebo dodávateľom.

V Torgsoft majú výdavkové a bilančné položky odlišnú logiku. Ak je položka označená ako bilančná, parameter «Zahrnúť do výdavkov» sa vypne.

Prečo nemožno príjem zaevidovať pod výdavkovou položkou

Toto je jeden zo skutočných dôvodov, prečo používatelia kontaktujú technickú podporu.

Ak peniaze prichádzajú do pokladne alebo na bankový účet, ale používateľ sa pokúša priradiť operáciu k položke označenej ako výdavková, vzniká logický rozpor.

Výdavková položka znamená, že suma predstavuje výdavok podniku. Príjem naopak zvyšuje množstvo dostupných peňazí. Preto Torgsoft neumožňuje takúto operáciu vykonať.

V takejto situácii sa netreba pokúšať obísť obmedzenie. Je potrebné skontrolovať:

1. čo sa v skutočnosti stalo s peniazmi;

2. ktorá položka zodpovedá ekonomickej podstate operácie;

3. či je samotná položka správne nastavená.

Príklady výberu správnej položky

Zákazník zaplatil za tovar.

Peniaze pochádzajú z predaja, preto sa používa systémová položka «Tržby z predaja».

Podnikateľ uhrádza dodávateľovi dlh za prijatý tovar.

Peniaze odchádzajú z pokladne alebo bankového účtu, ale operácia predstavuje vyrovnanie s obchodným partnerom. Používa sa položka «Vyrovnania s dodávateľmi».

Táto operácia mení výšku dlhu voči dodávateľovi v evidencii vzájomných vyrovnaní.

Ide o výdavky podniku.

Pre tieto operácie treba použiť príslušnú výdavkovú nebilančnú položku, napríklad «Nájomné», «Reklama» alebo «Komunálne služby».

Na platby zamestnancom je v Torgsoft určená systémová položka «Mzda». V prípade potreby možno vytvoriť aj jej podpoložky.

Ak sa peniaze presúvajú medzi vlastnými pokladňami alebo medzi pokladňou a bankovým účtom, nestávajú sa výdavkami podniku.

Na takéto operácie sa používa položka «Interný obeh».

Hlavný princíp je jednoduchý: treba sledovať nielen to, či peniaze fyzicky odišli z pokladne, ale aj ekonomickú podstatu operácie.

Čo robiť, ak ste vybrali nesprávnu položku

Najskôr treba zistiť, ako vznikol finančný doklad.

Otvorte Platba → Finančný doklad a vyhľadajte príslušnú operáciu podľa dátumu, pokladne, bankového účtu, obchodného partnera alebo iných dostupných parametrov.

Skontrolujte:

• sumu;

• pokladňu alebo bankový účet;

• obchodného partnera;

• položku finančnej analýzy;

• doklad alebo operáciu, s ktorou súvisí pohyb peňazí.

Ak doklad umožňuje úpravy, treba nastaviť správnu položku finančnej analýzy.

Pred zmenou je dôležité určiť, či má nová položka:

• ovplyvňovať výdavky;

• ovplyvňovať bilanciu s obchodným partnerom;

• predstavovať interný presun peňažných prostriedkov.

Finančný doklad by ste nemali hneď vymazať ani ručne vytvárať nový.

Ak je finančný doklad prepojený s predajom, platbou zákazníka, vyrovnaním s dodávateľom alebo iným prvotným dokladom, najskôr treba skontrolovať pôvodnú operáciu.

Inak môžete opraviť finančný doklad, ale súvisiace doklady alebo stav vzájomných vyrovnaní zostanú nesprávne.

Doklady netreba automaticky mazať ani otvárať starší pokladničný deň len kvôli zmene položky.

Najskôr treba určiť:

• ktorý doklad vytvoril nesprávny pohyb peňazí;

• či ho možno upraviť;

• ako oprava ovplyvní nasledujúce pokladničné dni a výkazy.

Pri zložitých prípadoch, ktoré sa týkajú už uzavretých období, sa odporúča obrátiť na technickú podporu.

Ako skontrolovať výsledok

Po oprave je vhodné skontrolovať údaje na viacerých miestach.

Bilancia podľa položiek finančnej analýzy zobrazuje pohyby peňazí podľa jednotlivých položiek a pomáha zistiť, do ktorej kategórie bola operácia zaradená.

Bilancia s partnerom je potrebná vtedy, ak operácia súvisí s dlhom zákazníka alebo voči dodávateľovi.

Denný pokladničný výkaz pomáha skontrolovať pohyb peňazí v konkrétnej pokladni.

Na analýzu výsledkov podnikania možno využiť finančné a analytické výkazy Torgsoft, ale je dôležité zohľadniť, že rôzne výkazy môžu vypočítavať ukazovatele podľa odlišnej logiky.