Ako samostatne zaznamenávať platby cez POS terminál a online akvizíciu v Torgsoft

Predajňa môže prijímať platby kartou prostredníctvom POS terminálu pri pokladni, zatiaľ čo internetový obchod môže prijímať platby prostredníctvom online acquiring. Okrem toho môžu zákazníci prevádzať peniaze priamo na účet IBAN. V Torgsoft je dôležité tieto platby správne oddeliť, aby sa nemiešali spôsoby platby, správne sa vytvárali doklady RRP a prijaté platby bolo možné porovnať s bankovým výpisom.

Ktoré platby je potrebné oddeliť

Pre evidence je dôležité vedieť, akým spôsobom zákazník zaplatil.

Tieto spôsoby platby je vhodné v evidencii oddeliť, pretože môžu mať rozdielne poplatky, doklady na odsúhlasenie a postupy spracovania transakcií.

Ako to organizovať v Torgsoft

Hlavný princíp je, že každá platba sa má zaevidovať spôsobom platby a na účte, ktoré zodpovedajú skutočnej platbe.

Predajňa môže napríklad samostatne evidovať:

• platby cez POS terminál;

• platby cez online acquiring;

• priame bankové prevody na IBAN.

Ak sa peniaze z rôznych platobných kanálov skutočne pripisujú na rôzne bankové účty, tieto účty je potrebné zodpovedajúcim spôsobom zohľadniť v Torgsoft.

Ak sa platby cez POS a online acquiring pripisujú na rovnaký bankový účet, nie je potrebné umelo vytvárať niekoľko rovnakých účtov. Platby možno oddeliť podľa spôsobu platby, dokladov platobnej služby a bankového výpisu.

Ako spracovať platbu cez POS terminál

Ak zákazník platí kartou priamo v predajni:

1. Pokladník zaeviduje predaj v Torgsoft.

2. Vyberie príslušný bezhotovostný spôsob platby.

3. Ak je POS terminál integrovaný s programom, Torgsoft odošle sumu do terminálu.

4. Zákazník uskutoční platbu.

5. Program prijme výsledok bankovej operácie.

6. V prípade potreby sa vytvorí fiškálny doklad.

Pri integrovanom bankovom termináli môže Torgsoft prijímať údaje o kartovej transakcii a používať ich pri spracovaní predaja.

Ako spracovať objednávku, ktorú zákazník už zaplatil na webovej stránke

Napríklad zákazník vytvoril objednávku v internetovom obchode v hodnote 2 000 UAH a ihneď ju zaplatil prostredníctvom online acquiringu.

Keď predajca túto objednávku spracúva v Torgsoft, nie je potrebné znova odosielať 2 000 UAH do POS terminálu v predajni. Platba už bola uskutočnená.

V Torgsoft je potrebné zaevidovať prijatú platbu príslušným spôsobom a prepojiť ju s predajom alebo objednávkou. Ak transakcia podlieha fiškalizácii, vytvorí sa k nej príslušný doklad RRP.

Fyzický POS terminál sa teda má používať iba vtedy, keď zákazník prostredníctvom neho skutočne platí za nákup.

Čo uviesť na doklade RRP

Je dôležité rozlišovať medzi formou platby a platobným prostriedkom. Platba kartou cez POS terminál aj platba kartou online môžu byť bezhotovostné, ale skutočný spôsob spracovania platby sa líši. Preto je potrebné v nastaveniach RRP použiť platobný prostriedok, ktorý zodpovedá skutočnej transakcii.

Princíp je jednoduchý: doklad má zobrazovať spôsob, ktorým zákazník skutočne zaplatil.

Ak zákazník použil POS terminál v predajni, transakcia sa nemá evidovať ako bežný prevod na účet.

Ak zákazník zaplatil prostredníctvom online acquiringu, nie je potrebné túto platbu spracovať cez fyzický POS terminál iba preto, aby sa predaj v Torgsoft dokončil.

Ako evidovať poplatok

Predpokladajme, že zákazník zaplatil 1 000 UAH prostredníctvom online acquiringu.

Platobná služba alebo banka zadržala poplatok 20 UAH, takže na bankový účet podnikateľa bolo skutočne pripísaných 980 UAH. Suma predaja však zostáva 1 000 UAH, pretože túto sumu zákazník zaplatil. Poplatok je potrebné evidovať samostatne ako náklad na acquiringové služby.

Na odsúhlasenie možno použiť túto logiku: platby zákazníkov − poplatok = suma skutočne pripísaná na bankový účet.

Napríklad:

• platby cez online acquiring — 10 000 UAH;

• poplatok — 200 UAH;

• pripísané bankou — 9 800 UAH.

V tomto prípade rozdiel 200 UAH nie je manko v predaji — ide o poplatok za spracovanie platieb.

Platby cez POS a online acquiring sa pripisujú na rovnaký účet. Ako ich oddeliť

V bankovom výpise môžu byť finančné prostriedky z rôznych spôsobov platby pripísané na rovnaký IBAN. Pre internú evidenciu ich však treba rozlišovať.

Pri odsúhlasení skontrolujte:

• predaje zaplatené cez POS;

• platby cez online acquiring;

• výkaz bankového terminálu;

• výkaz platobnej služby;

• zadržané poplatky;

• skutočné pripísané sumy v bankovom výpise.

Majiteľ potrebuje vidieť nielen to, koľko peňazí bolo pripísaných na bankový účet, ale aj ku ktorým predajom tieto peniaze patria a aký poplatok bol zadržaný.

Je prevod na IBAN online acquiring?

Nie. Ak zákazník zadá údaje platobnej karty na špeciálnej platobnej stránke a platbu spracuje platobná služba, ide o online acquiring.

Ak zákazník dostane bankové údaje a samostatne prevedie peniaze na IBAN, ide o bankový prevod.

Pre účely evidencie je potrebné tieto transakcie rozlišovať.

Ak jeden POS terminál používa viacero Živnostníkov

Pre každého podnikateľa musí byť správne nastavené prepojenie: podnik → bežný účet → merchant bankového terminálu.

Pri platbe cez POS sa potom peniaze odošlú na účet podnikateľa, ktorý uskutočňuje predaj.

Rovnako treba organizovať aj online platby: platba sa má pripísať podnikateľovi, v mene ktorého sa príslušný predaj uskutočňuje.

Samotný názov spôsobu platby v RRP pritom neurčuje, na účet ktorého Živnostníka banka prevedie peniaze.

Čo robiť, ak boli peniaze z karty stiahnuté, ale Torgsoft nedokončil predaj

Platbu neopakujte, kým neoveríte výsledok prvej operácie.

Najprv skontrolujte stav platby na POS termináli alebo v bankovej službe a overte, či boli peniaze skutočne stiahnuté.

Ak platba prebehla, ale Torgsoft pre chybu komunikácie nedostal potvrdenie z terminálu, je potrebné zistiť stav už uskutočnenej operácie, nie znova účtovať zákazníkovi platbu.

Na overenie môžu byť potrebné údaje o bankovej transakcii vrátane RRN, merchanta, sumy a stavu predaja v Torgsoft.

Ako skontrolovať platby na konci dňa

Majiteľovi stačí odsúhlasiť štyri ukazovatele:

1. Koľko predajov bolo zaplatených cez POS.

2. Koľko peňazí bolo prijatých cez online acquiring.

3. Aká suma bola zadržaná ako poplatok.

4. Aká suma bola skutočne pripísaná na bankový účet.

Ak predajňa pracuje s viacerými Živnostníkmi, toto odsúhlasenie je potrebné vykonať samostatne pre každého podnikateľa.

Hlavné pravidlo

Aby sa platby cez POS, online acquiring a bankové prevody nemiešali, pri každej platbe v Torgsoft je potrebné správne určiť: kto prijíma peniaze → na aký účet sa pripisujú → ako zákazník zaplatil → či bol použitý POS terminál → aký poplatok bol zadržaný.

Takto sa objednávka, ktorá už bola zaplatená online, nebude znova odosielať do bankového terminálu, poplatok neskreslí sumu predaja a údaje v Torgsoft budú jednoduchšie porovnať s RRP a bankovým výpisom.