Viacerí živnostníci a jeden POS terminál v Torgsoft: ako skontrolovať podnik, bankový účet, obchodníka a RRP

Na jednej pokladni môže pracovať viacero živnostníkov: napríklad časť tovaru predáva jeden podnikateľ, inú časť druhý, pričom platby zákazníkov kartou prijíma jeden bankový terminál. V takomto systéme je dôležité, aby platba prišla na účet živnostníka, ktorý tovar predáva, a aby sa fiškálny doklad vytvoril prostredníctvom jeho RRP. Podnikatelia sa často pýtajú, ako Torgsoft vyberá správneho obchodníka, čo skontrolovať po pridaní druhého živnostníka a prečo niekedy peniaze prídu na správny účet, ale fiškálny doklad sa vystaví v mene iného podnikateľa.

Čo je potrebné navzájom prepojiť

Tento systém zahŕňa niekoľko samostatných prvkov.

 Podnik — živnostník alebo právnická osoba, v mene ktorej sa tovar predáva.

 Bankový účet — účet podnikateľa, na ktorý prichádzajú bezhotovostné platby.

 Obchodník (merchant) — identifikátor obchodníka v bankovom termináli. Ak jeden POS terminál prijíma platby pre dvoch živnostníkov, banka musí na termináli nastaviť príslušných obchodníkov.

 RRP — pokladnica registrovaná pre konkrétny podnikateľský subjekt a používaná na fiškálnu evidenciu predaja.

V Torgsoft je obchodník bankového terminálu prepojený s konkrétnym bankovým účtom. Pre jeden účet možno nastaviť viacerých obchodníkov a pri každom určiť, či sa používa na platby, vrátenie peňazí alebo na obe operácie.

Preto je praktické predstaviť si systém takto: živnostník → jeho bankový účet → jeho obchodník → POS terminál a samostatne: živnostník → jeho RRP.

Bankový terminál zabezpečuje pohyb peňazí, zatiaľ čo RRP zabezpečuje vystavenie fiškálneho dokladu. Oba výsledky sa musia týkať toho istého predávajúceho.

Najskôr skontrolujte podnik a bankový účet

Ak v predajni pôsobia dvaja živnostníci, pri každom musí byť jasné:

• ktorý tovar predáva;

• ktorý bankový účet sa používa na jeho bezhotovostné platby;

• prostredníctvom ktorého RRP sa fiškálne evidujú jeho predaje.

Osobitnú pozornosť tomu treba venovať, ak pokladník počas dňa pracuje s rôznymi podnikmi alebo môže meniť účet vo formulári platby.

Interné materiály Torgsoft opisujú skutočné situácie, keď pokladník prešiel na iného živnostníka, ale bankový účet zostal nastavený na predchádzajúceho. Výsledkom mohlo byť rozdielne zaúčtovanie hotovostnej a bezhotovostnej časti predaja.

Základné pravidlo je preto jednoduché: účet vybraný pre bezhotovostnú platbu musí patriť podnikateľovi, v mene ktorého sa predaj uskutočňuje.

Skontrolujte obchodníkov priamo na POS termináli

Pridanie druhého živnostníka v Torgsoft ešte neznamená, že terminál je pripravený prijímať platby aj pre neho. Banka musí najskôr na POS termináli zaregistrovať príslušného obchodníka.

V Torgsoft otvorte: Nastavenia → Parametre → Doplnkové funkcie → Bankový terminál a použite funkciu «Získať informácie o termináli».

Pri podporovaných integráciách táto funkcia umožňuje zobraziť obchodníkov zaregistrovaných v termináli. Ak požadovaný obchodník chýba, nemožno ho pridať iba prostredníctvom Torgsoft — najskôr ho musí nastaviť banka.

Napríklad:

• živnostník A má účet A a obchodníka A;

• živnostník B má účet B a obchodníka B.

V Torgsoft treba obchodníka A prepojiť s účtom A a obchodníka B s účtem B.

Nespoliehajte sa na predpoklad, že «obchodník 1 patrí prvému živnostníkovi a obchodník 2 druhému». Číslo alebo názov je potrebné zistiť z informácií terminálu alebo si ich overiť v banke.

Po nastavení obchodníkov v Torgsoft odporúčame vykonať malú testovaciu platbu, skontrolovať Merchant ID a bankový účet, na ktorý platba smerovala, a potom vykonať testovacie vrátenie peňazí. Takto môžete okamžite overiť, či je obchodník správne prepojený s príslušným bankovým účtom.

Ak je k jednému účtu priradených viacero obchodníkov

V Torgsoft možno pri obchodníkovi zapnúť možnosť «Predvolený». V takom prípade sa bude automaticky ponúkať pri operáciách s príslušným bankovým účtom.

K dispozícii je aj nastavenie «Zobrazovať dialóg výberu obchodníka». Ak je pre jeden účet dostupné viacero možností, program môže pri platbe zobraziť pokladníkovi výber obchodníka.

Je to užitočné, ale pri viacerých živnostníkoch by pracovný postup nemal byť založený na tom, že predavač bude zakaždým hádať, ktorého obchodníka má vybrať.

Lepšie je vopred nastaviť jednoznačné prepojenie:

• účet živnostníka A → obchodník A
• účet živnostníka B → obchodník B.

Ako skontrolovať RRP

Samostatne skontrolujte, prostredníctvom ktorého RRP sa vytvára fiškálny doklad pre každého podnikateľa.

Dôležité je nezamieňať si dve veci:

• obchodník určuje, prostredníctvom ktorého obchodníka banka spracúva kartovú transakciu;

• RRP určuje, v mene ktorého podnikateľského subjektu sa vytvára fiškálny doklad.

Môže preto nastať nežiaduca situácia: peniaze prídu na účet živnostníka A, ale fiškálny doklad RRP je vystavený v mene živnostníka B. Po nastavení je potrebné skontrolovať nielen potvrdenie z bankového terminálu, ale aj údaje predávajúceho na fiškálnom doklade.

Ako správne vykonať test pre dvoch živnostníkov

Najspoľahlivejšou kontrolou je uskutočniť samostatný malý predaj pre každého podnikateľa.

Test pre živnostníka A

Predajte tovar patriaci živnostníkovi A a prijmite platbu kartou.

Skontrolujte:

1. V Torgsoft je vybraný účet živnostníka A.

2. Na transakciu bol použitý obchodník živnostníka A.

3. POS terminál potvrdil platbu.

4. Peniaze sú zaevidované na správnom bankovom účte.

5. Fiškálny doklad bol vytvorený prostredníctvom RRP živnostníka A.

Potom rovnakú kontrolu zopakujte pre živnostníka B.

Ako postupovať pri predaji tovaru rôznych živnostníkov

Práve takéto doklady si vyžadujú najväčšiu pozornosť.

Nepredpokladajte, že stačí do jedného predaja pridať tovar živnostníka A a tovar živnostníka B a Torgsoft potom pri akejkoľvek konfigurácii automaticky rozdelí platbu medzi dvoch obchodníkov a vytvorí potrebné fiškálne doklady.

Pri zmiešaných predajoch tovaru rôznych podnikateľov závisí rozdelenie platieb od nastavenia Torgsoft. Aby sa tovar jednotlivých živnostníkov správne priraďoval k RRP a bankovým účtom príslušných podnikateľov, je potrebné vopred nastaviť spôsob práce.

Po nastavení odporúčame vykonať testovací zmiešaný predaj a skontrolovať:

• aké doklady vytvorí Torgsoft;

• cez ktoré účty sa spracujú platby;

• ktorých obchodníkov použije bankový terminál;

• prostredníctvom ktorých RRP sa vytvoria fiškálne doklady.

Vrátenie peňazí treba skontrolovať aj pre každého živnostníka

To, že predaj funguje správne pre oboch živnostníkov, ešte nezaručuje správne spracovanie vrátenia peňazí.

V termináli môžu byť nastavení:

• samostatný obchodník na platby;

• samostatný obchodník na vrátenie peňazí;

• jeden obchodník typu «Platba/Vrátenie peňazí».

Konkrétna možnosť závisí od integrácie a nastavenia banky. Torgsoft podporuje rôzne spôsoby fungovania. Preto po testovacej platbe pre živnostníka A vykonajte malé vrátenie peňazí. Následne kontrolu zopakujte pre živnostníka B.

Ak predaj živnostníka B prebehne správne, ale vrátenie peňazí sa spracuje prostredníctvom živnostníka A alebo vôbec neprebehne, treba skontrolovať obchodníka určeného na vrátenie peňazí a bankový účet, s ktorým je prepojený.

Môže sa to stať, ak banka nastavila viacerých obchodníkov na prijímanie platieb, ale vrátenie peňazí pre druhý účet nastavila inak alebo ho nenastavila vôbec.

Čo robiť, ak peniaze prišli jednému živnostníkovi, ale doklad bol vystavený v mene druhého

Platbu kartou zákazníka nevykonávajte opakovane.

Najskôr zaznamenajte:

• na ktorý účet bola banková platba skutočne pripísaná;

• ktorého obchodníka použil POS terminál;

• v mene ktorého živnostňka bol vytvorený fiškálny doklad;

• ktorý bankový účet bol vybraný v Torgsoft.

Ak banka už peniaze úspešne odpísala, opätovné odoslanie platobného príkazu na POS terminál môže viesť k druhému odpísaniu.

Ak bola banková platba cez terminál správne spracovaná na účet príslušného živnostníka, ale fiškálny doklad bol vystavený v mene iného živnostníka, vykonajte storno prostredníctvom RRP podnikateľa, v mene ktorého doklad nemal byť vystavený.

Potom:

1. Otvorte už dokončený predaj na úpravu vo formulári «Predaj».

2. Odstráňte platby priradené k tomuto predaju.

3. Znovu zaevidujte platbu prostredníctvom RRP správneho podnikateľa.

4. Vo formulári «Platba» zrušte začiarknutie možnosti «Používať spojenie s bankovým terminálom».

Sumu netreba opakovane odosielať na POS terminál, pretože banková platba už bola úspešne spracovaná cez správneho živnostníka.

Čo skontrolovať po výmene terminálu alebo pridaní nového živnostníka

Po takýchto zmenách vykonajte rovnakú krátku kontrolu:

1. Banka potvrdila, že na POS termináli sú zaregistrovaní potrební obchodníci.

2. Ich názvy alebo čísla boli overené pomocou funkcie «Získať informácie o termináli».

3. Každý obchodník v Torgsoft je prepojený so správnym bankovým účtom.

4. Pre každého živnostníka bolo overené správne RRP.

5. Pre každého živnostníka bola vykonaná samostatná testovacia platba.

6. Bolo overené skutočné pripísanie peňazí v banke.

7. Pre každého živnostníka bolo vykonané testovacie vrátenie peňazí.

Táto kontrola pomáha odhaliť väčšinu problémov ešte pred začiatkom skutočných predajov.

To najdôležitejšie

Pri viacerých živnostníkoch netreba vnímať POS terminál, bankový účet a RRP ako jeden systém.

Kontrolujte dve prepojené cesty: živnostník → bankový účet → obchodník → POS a živnostník → RRP.

Po nastavení vykonajte samostatnú platbu a vrátenie peňazí pre každého živnostníka a porovnajte výsledky: podnikateľa uvedeného v bankovej transakcii, účet, na ktorý boli pripísané peniaze, a podnikateľa uvedeného na fiškálnom doklade.

Ak všetky tieto údaje zodpovedajú tomu istému živnostníkovi, prepojenie je nastavené správne.