Spolupráca s viacerými živnostníkmi na jednom bankovom termináli: ako sa vyhnúť výberu nesprávneho obchodníka

Režim multimerchant — je funkcionalita, ktorá umožňuje nastaviť prácu jedného fyzického bankového terminálu s viacerými Živnostníkmi. V Torgsoft možno prepojiť konkrétny merchant s príslušným zúčtovacím účtom v programe, aby sa pri platbe prostriedky smerovali na potrebný účet.

Je dôležité rozumieť: nejde o úplne automatické určenie bez účasti človeka, ale o automatizovaný proces, ktorý závisí od správnych nastavení a činností pokladníka. Ak sú merchanty, účty alebo prístupové práva nastavené nesprávne, alebo pokladník počas predaja vyberie nesprávneho Živnostníka či účet, môže vzniknúť rozdiel: bezhotovostná platba prejde na termináli pre jedného Živnostníka, ale fiškálny doklad pRP sa vytvorí pre iného. V takýchto prípadoch môžu byť prostriedky pripísané na nesprávny zúčtovací účet.

Príčiny nesprávneho výberu Živnostníka alebo merchanta

Rozsynchronizovanie medzi bankovým terminálom a systémom evidencie najčastejšie nevzniká pre technické poruchy, ale pre nesprávne nastavenia prístupu alebo chyby pokladníka v momente platby. Tu sú hlavné «slabé miesta»:

• Ľudský faktor pri zmene podnikateľa (Živnostníka). Ak sa na jednom pracovisku pracuje s viacerými Živnostníkmi, pokladník sa môže na začiatku zmeny prepnúť na iného podnikateľa, ale zabudne zmeniť predvolený zúčtovací účet. Výsledkom je situácia: hotovosť sa zaúčtuje na správneho aktuálneho Živnostníka, ale bezhotovostná platba ide na merchanta toho Živnostníka, s ktorým sa pracovalo včera.

• Komplikácie pri zmiešaných predajoch. Ak sú v jednom doklade položky rôznych podnikateľov, napríklad alkohol a potraviny, môže vzniknúť chyba pri rozdelení platieb.

• Špecifiká nastavenia merchanta pre operáciu «Vrátenie». Často nastáva situácia, keď platby na dvoch rôznych Živnostníkov prejdú úspešne, ale pri pokuse o vrátenie zákazníkovi Torgsoft nezobrazí chybu a vrátenie prejde cez iného Živnostníka. Stáva sa to vtedy, ak banka na termináli nastavila dva merchanty pre platbu, ale merchant pre vrátenie (REFUND) je pevne naviazaný iba na jedného konkrétneho Živnostníka a nie je univerzálny.

• Nesprávny index alebo názov merchanta. Terminál má niekedy interné číslovanie, napríklad kód 1 — platba, kód 5 — vrátenie. Ak v Torgsoft nie je zapnuté automatické určenie alebo je nesprávne uvedený kód operácie pre vybraný účet, program odošle požiadavku na neexistujúceho merchanta, čo vedie k zrušeniu operácie.

Ako nastaviť Torgsoft, aby ste sa vyhli chybám pri výbere merchanta

Na minimalizovanie rizika odoslania prostriedkov na nesprávneho Živnostníka sú v Torgsoft dostupné viaceré ochranné nastavenia, ktoré sa oplatí nastaviť hneď po pripojení terminálu:

1. Používanie rozbaľovacieho zoznamu a predvoleného merchanta.

Ak je pre jeden zúčtovací účet vytvorených viac merchantov, program umožňuje zjednodušiť ich výber. V nastaveniach merchanta možno zaškrtnúť voľbu «Používať predvolene». Vďaka tomu sa potrebný merchant automaticky dosadí do rozbaľovacieho zoznamu priamo pri zaškrtávacom políčku «Používať spojenie s bankovým terminálom» vo formulári platby.

2. Vynútený dialóg výberu merchanta: ochrana pred nepozornosťou.

Pre majiteľov podnikov, ktorých predajcovia si často mýlia Živnostníkov, existuje prísnejšie riešenie. V nastaveniach bankového terminálu (menu Nastavenia – Parametre – Doplnkové funkcie – Bankový terminál) možno zapnúť voľbu «Zobrazovať dialóg výberu merchanta» alebo «Vyžiadať merchanta» v doplnkových akciách. Ak je nastavenie zapnuté, pri každom pokuse o platbu kartou sa zobrazí dialógové okno a pokladník bude musieť vedome a manuálne vybrať, cez ktorého Živnostníka a účet sa má transakcia uskutočniť.

3. Pevné nastavenie čísla merchanta.

Pri práci s režimom multimerchant je lepšie nepoužívať automatické určenie čísla merchanta, ale manuálne uviesť jeho poradové číslo v nastaveniach Torgsoft. Znižuje sa tým riziko, že program sa pri platbe alebo vrátení obráti na nesprávneho merchanta.

Pred nastavením treba zistiť, aké presné poradové číslo má každý merchant v bankovom termináli: osobitne pre platbu a v prípade potreby aj pre vrátenie. Potom treba v Torgsoft zafixovať príslušné číslo merchanta pre potrebný zúčtovací účet Živnostníka. Pokladník tak bude pracovať s vopred nastaveným prepojením medzi účtom a merchantom, a nebude sa spoliehať na automatický výber.

4. Obmedzenie prístupových práv pokladníkov.

Aby sa predišlo situácii, keď pokladník omylom uskutoční platbu na včerajší zúčtovací účet, je potrebné jasne rozlíšiť prístupové práva. Každému predajcovi, ktorý pracuje s určeným podnikateľom, treba priradiť správny predvolený zúčtovací účet a zakázať alebo obmedziť zmenu účtov a podnikateľov v momente predaja.

Čo robiť, ak už rozdiel vznikol?

Ak pokladník už urobil chybu: platba na bankovom termináli prešla na Živnostníka 1, ale fiškálny doklad v programe sa vytvoril na Živnostníka 2. V takom prípade nemožno problém jednoducho ignorovať, pretože vzniká rozdiel medzi pohybom prostriedkov na bankovom účte a údajmi vo fiškálnej evidencii. Je potrebné:

1. Urobiť storno alebo vrátenie dokladu, ktorý bol omylom spracovaný cez nesprávny pRP.

2. Zopakovať predaj na správneho Živnostníka. Ak už platba na termináli fyzicky úspešne prebehla, aby sa zákazníkovi peniaze nestrhli druhýkrát, možno vytvoriť správny fiškálny doklad ako bezhotovostnú platbu bez použitia spojenia s bankovým terminálom, teda odškrtnutím voľby vo formulári.

3. Ak problém vznikol počas vrátenia tovaru pre chýbajúceho univerzálneho merchanta, je potrebné obrátiť sa na technickú podporu vašej banky so žiadosťou o nastavenie merchanta Vrátenie pre každý zo zúčtovacích účtov Živnostníkov pripojených k terminálu. Po vykonaní zmien bankou bude potrebné prepojenie s merchantmi znovu nastaviť v programe Torgsoft.