Platby a akvizície IBAN v Torgsoft: ako správne zohľadniť bankovú províziu a vyhnúť sa nezrovnalostiam

Na jeden podnikateľský bankový účet môžu prichádzať rôzne bezhotovostné platby: tržby z bankového POS terminálu, úhrada vystavenej faktúry zákazníkom prostredníctvom IBAN alebo prevod od obchodného partnera. Pre Torgsoft je tento rozdiel dôležitý, pretože acquiring sa týka platieb kartou prostredníctvom platobnej infraštruktúry banky, zatiaľ čo bežný prevod na IBAN nemusí byť zaťažený takýmto poplatkom. Podnikatelia sa obracajú na podporu, keď pri spracovaní priamej platby program vytvorí výdavok «Acquiring», zostatok v Torgsoft sa líši od zostatku v banke alebo sa ten istý poplatok zaúčtuje dvakrát. Pre takéto prípady má Torgsoft samostatné nastavenie «Nezohľadňovať acquiring» a pravidlo pre platby vytvorené z bankových výpisov.

Platba cez IBAN a acquiring — sú rozdielne operácie

Najprv je potrebné určiť, akým spôsobom zákazník zaplatil.

Platba cez IBAN — zákazník dostane údaje o účte podnikateľa a sám prevedie peniaze zo svojho bankového účtu. Napríklad obchod vystavil faktúru na 4 800 UAH, zákazník zadal IBAN predávajúceho vo svojej bankovej aplikácii a faktúru uhradil.

Platba prostredníctvom acquiringu — zákazník platí platobnou kartou cez POS terminál alebo iný acquiringový kanál. Banka spracuje kartovú transakciu a účtuje za ňu poplatok podľa svojho sadzobníka.

V Torgsoft je acquiring definovaný ako bankový poplatok za úhradu tovaru alebo služieb platobnými kartami prostredníctvom platobných terminálov. Takéto výdavky program zaraďuje do samostatnej kľúčovej položky finančnej analýzy «Acquiring». Samostatne existuje položka «Bankový poplatok» pre iné bankové výdavky, napríklad poplatky za operácie s bankovým účtom.

Toto rozdelenie je zásadné.

Samotný fakt, že peniaze prišli na bankový účet, teda ešte neznamená, že sa na platbu musí uplatniť acquiring.

Prečo môže byť priama platba cez IBAN v Torgsoft zaťažená zbytočným poplatkom

Problém vzniká vtedy, keď sa jeden interný bankový účet v Torgsoft používa pre rôzne spôsoby platby.

Napríklad:

• evidujú sa cez neho tržby z platieb kartou;

• zákazníci uhrádzajú vystavené faktúry na ten istý IBAN;

• pre tento účet je v Torgsoft nastavený acquiring.

Keď používateľ vytvorí platbu, Torgsoft môže zohľadniť nastavenia tohto bankového účtu a vytvoriť súvisiaci finančný dokument «Acquiring».

Pri kartovej operácii to môže byť správne. Pri priamom prevode cez IBAN — závisí to od skutočných podmienok banky.

Práve preto je v Torgsoft k dispozícii prepínač: «Nezohľadňovať acquiring».

Ak je prepínač zapnutý, program pri pripísaní peňazí na bankový účet nezohľadňuje percento acquiringu.

Ako zaevidovať priamu platbu cez IBAN v Torgsoft

Pozrime sa na typický príklad.

Obchod vystavil zákazníkovi faktúru na 5 000 UAH. Zákazník previedol 5 000 UAH priamo na IBAN podnikateľa.

Ak sa na túto konkrétnu bankovú operáciu nevzťahuje acquiringový poplatok, platbu je potrebné v Torgsoft zaevidovať bez acquiringu.

Ak platbu zadávate manuálne

Pri zadávaní bezhotovostnej platby vyberte potrebný bankový účet a nastavte: «Nezohľadňovať acquiring». Torgsoft potom pripíše platbu na účet bez vytvorenia dodatočného finančného dokumentu acquiringu.

Program si stav tohto prepínača zapamätá, preto je dôležité, aby zamestnanec pri zmene spôsobu platby tento parameter skontroloval. Ak bola predchádzajúca platba bez acquiringu a nasledujúca je kartová, je potrebné overiť, či nastavenie zodpovedá novej operácii.

Ako to funguje pri načítaní bankových výpisov

Osobitnú pozornosť je potrebné venovať práci s doplnkovou možnosťou «Bankové výpisy».

Keď Torgsoft prijme bankovú operáciu a používateľ na jej základe vytvorí platbu, program môže automaticky vytvoriť finančný dokument «Acquiring» podľa nastavení bankového účtu.

Stane sa to, ak je zapnuté: Nastavenia → Parametre → Doplnkové funkcie → Výpisy z bankových účtov → «Zohľadňovať acquiring pri vytváraní platby».

Ak toto nastavenie vypnete, finančný dokument acquiringu sa pri vytváraní platby z výpisu nevytvorí.

Okrem všeobecného parametra je vo formulári «Neidentifikovaná platba» aj prepínač «Nezohľadňovať acquiring». Môžete ho použiť pre konkrétnu platbu.

Je to užitočné, keď cez jeden bankový účet prechádzajú rôzne typy príjmov.

Napríklad za jeden deň banka zobrazila:

• 7 500 UAH tržieb z platieb kartou;

• 12 000 UAH platbu stáleho zákazníka cez IBAN;

• 3 000 UAH zálohu za vystavenú faktúru.

Acquiring nie je potrebné automaticky uplatňovať na všetky tri operácie iba preto, že prišli na ten istý účet.

Aké nastavenie zvoliť pre bankové výpisy

Existujú dve praktické možnosti.

Ak väčšina platieb z výpisov zahŕňa acquiring

Nechajte zapnuté «Zohľadňovať acquiring pri vytváraní platby».

Pri jednotlivých priamych prevodoch cez IBAN nastavte v «Neidentifikovanej platbe»: «Nezohľadňovať acquiring».

Ak väčšinu platieb tvoria priame prevody cez IBAN

Praktickejšie je vypnúť automatické zohľadňovanie acquiringu pri vytváraní platby z výpisu.

Acquiringové operácie je potom potrebné evidovať podľa skutočného spôsobu spracovania v banke a nastavení konkrétneho bankového účtu.

Hlavným kritériom je skutočná banková operácia, nie názov účtu.

Čo znamená «acquiring bol zaúčtovaný znova»

V tomto kontexte je dôležité rozlišovať medzi skutočným odpísaním peňazí bankou a záznamom vo vnútornom finančnom účtovníctve Torgsoft.

Torgsoft nemôže sám druhýkrát stiahnuť bankový poplatok z vášho účtu iba preto, že bol vytvorený finančný dokument.

Ak program vytvoril zbytočnú operáciu «Acquiring», znamená to, že vo vnútornom účtovníctve vznikol dodatočný výdavok.

Napríklad:

V skutočnosti v banke:

• zákazník previedol cez IBAN — 10 000 UAH;

• na účet bolo pripísaných — 10 000 UAH.

V Torgsoft môže pri nesprávnom uplatnení acquiringu vzniknúť:

• príjem — 10 000 UAH;

• «Acquiring» — 150 UAH;

• účtovný výsledok — 9 850 UAH.

Banka potom zobrazuje 10 000 UAH, zatiaľ čo Torgsoft menej.

Problém vznikol v evidencii, nie preto, že banka poplatok odpísala dvakrát.

Preto je pred opravou potrebné najskôr otvoriť bankový výpis a skontrolovať, akú sumu banka skutočne pripísala alebo odpísala.

Nezamieňajte acquiring s «Bankovým poplatkom»

V Torgsoft ide o dve rôzne kľúčové položky finančnej analýzy.

«Acquiring» — poplatok súvisiaci s platbou zákazníka platobnou kartou cez terminál.

«Bankový poplatok» — iné výdavky za bankové služby. Napríklad poplatok za výber peňazí z bankového účtu.

Tento rozdiel je dôležitý pri odsúhlasovaní údajov.

Ak banka účtovala poplatok za bežný prevod, vedenie účtu alebo inú bankovú službu, tento výdavok nie je potrebné automaticky označovať ako acquiring.

Skontrolujte účel operácie vo výpise a podmienky sadzobníka banky.

Kde sa nastavujú parametre bankového účtu

Bankové účty sa nachádzajú v štruktúre obchodnej siete Torgsoft.

Otvorte: Nastavenia → Obchodná sieť.

Vyberte najvyššiu úroveň obchodnej siete, kliknite na «Zmeniť», otvorte kartu «Bankový účet», vyberte potrebný účet a otvorte jeho úpravu.

Tu sa nachádzajú parametre súvisiace s bankovým poplatkom a acquiringom. 

Pred zmenou týchto parametrov je potrebné poznať sadzobník svojej banky. Nastavenia nekopírujte z iného účtu alebo inej banky: pravidlá pripisovania kartových tržieb a poplatkov závisia od konkrétnej zmluvy.

Prečo nemožno nastaviť jedno pravidlo pre všetky bezhotovostné platby

Bezhotovostná platba v Torgsoft predstavuje pohyb peňazí cez bankový účet.

Zdroj tohto pohybu môže byť rôzny.

Zákazník mohol:

• priložiť kartu k POS terminálu;

• uhradiť faktúru cez IBAN;

• zaplatiť zálohu bankovým prevodom;

• uhradiť dlh za predtým dodaný tovar.

Pravidlo «všetky bezhotovostné platby zahŕňajú acquiring» je preto nesprávne.

Správna logika je: pri každej platbe určíme spôsob jej skutočného vykonania → potom rozhodneme, či sa na ňu vzťahuje acquiringový poplatok.

Ako spracovať platbu cez IBAN z bankového výpisu

Ak používate možnosť «Bankové výpisy», postup je nasledujúci:

1. Otvorte Platba → Výpisy z bankových účtov.

2. Načítajte výpisy za požadované obdobie.

3. Vyhľadajte platbu podľa sumy, dátumu, platiteľa a účelu platby.

4. Skontrolujte, či táto platba nebola už predtým vytvorená v Torgsoft.

5. Ak platba ešte neexistuje, vyberte bankovú operáciu a vykonajte akciu «Preniesť finančnú operáciu».

6. Po prenesení operácie sa otvorí formulár «Neidentifikovaná platba».

7. Vo formulári vyberte správny bankový účet a skontrolujte parameter «Nezohľadňovať acquiring».

8. Ak ide o priamy prevod cez IBAN bez acquiringového poplatku, tento parameter zapnite.

9. Uložte platbu.

10. V prípade potreby prepojte neidentifikovanú platbu s vystavenou faktúrou zákazníka.

Torgsoft umožňuje prepojiť neidentifikovanú platbu s neuhradenou faktúrou prostredníctvom akcie «Prepojiť s faktúrou». Program zobrazí príslušné neuhradené faktúry, z ktorých je potrebné vybrať požadovanú.

Ak bola platba vytvorená už skôr

Ide o ďalšiu príčinu vzniku duplicitných súm.

Napríklad manažér manuálne zaevidoval platbu 6 000 UAH, keď zákazník poslal potvrdenie o prevode. Nasledujúci deň sa tých istých 6 000 UAH načítalo z bankového výpisu.

Ak znova vykonáte «Preniesť finančnú operáciu», v Torgsoft môže vzniknúť druhá platba.

V takom prípade je potrebné bankový riadok označiť ako prenesený bez vytvorenia ďalšieho finančného dokumentu.

Pri odsúhlasovaní údajov je preto potrebné osobitne skontrolovať dve veci:

• či nebol samotný príjem vytvorený dvakrát;

• či nebol dvakrát vytvorený súvisiaci výdavok «Acquiring».

Jedna skutočná platba môže viesť k nesprávnemu výsledku v ktoromkoľvek z týchto dvoch scenárov.

Ako funguje vrátenie peňazí pri platbe cez IBAN?

Ak bola pôvodná platba spracovaná bez acquiringu, pri vrátení je potrebné zachovať rovnakú logiku.

Torgsoft má aj pre operácie vrátenia parameter «Nezohľadňovať acquiring». Je potrebný na to, aby program nevytvoril acquiringový výdavok tam, kde v pôvodnej operácii neexistoval.

Napríklad:

• zákazník previedol 3 500 UAH na IBAN;

• v pôvodnej platbe nebol acquiring;

• obchod vracia 3 500 UAH.

V Torgsoft je potrebné takéto vrátenie spracovať bez automatického zohľadnenia acquiringu.

Ak banka samostatne účtuje poplatok za samotný prevod pri vrátení, tento bankový poplatok je samostatnou operáciou a musí sa evidovať podľa skutočného výpisu.

Odkiaľ vznikajú rozdiely jednej alebo niekoľkých kopejok?

Pri bežnej práci môže byť príčinou rozdielu niekoľkých kopejok napríklad:

• Torgsoft vypočítal poplatok podľa nastaveného parametra;

• banka použila svoj skutočný sadzobník;

• banka zaokrúhlila poplatok podľa vlastných pravidiel;

• poplatok bol vypočítaný pre nesprávnu operáciu;

• v Torgsoft bol vytvorený zbytočný dokument «Acquiring»;

• banka odpísala poplatok samostatnou operáciou, zatiaľ čo Torgsoft ho zohľadnil spolu s platbou.

Rozdiel jednej kopejky preto nie je potrebné opravovať ľubovoľným pokladničným dokladom.

Najprv nájdite konkrétnu transakciu a porovnajte:

1. sumu predaja;

2. sumu platby v Torgsoft;

3. sumu pripísanú podľa bankového výpisu;

4. sumu dokumentu «Acquiring»;

5. samostatné bankové poplatky vo výpise.

Takto možno určiť príčinu rozdielu.

Príklad: platba kartou

Tovar bol predaný za 1 000 UAH.

Podľa podmienok acquiringu banka účtuje poplatok. V Torgsoft je operácia zaevidovaná ako kartová platba a acquiring sa pri nej zohľadňuje.

Vo finančnej evidencii budú samostatne viditeľné:

• tržby z predaja;

• pohyb peňazí cez bankový účet;

• výdavok v položke «Acquiring».

Takéto rozdelenie umožňuje majiteľovi vidieť, koľko stojí prijímanie platieb kartou.

Príklad: priamy prevod na ten istý IBAN

Iný zákazník dostal faktúru na 1 000 UAH a previedol peniaze podľa bankových údajov.

Ak banka pri tejto operácii neúčtuje acquiringový poplatok, pri spracovaní platby v Torgsoft je potrebné nastaviť «Nezohľadňovať acquiring».

Program potom nevytvorí výdavok «Acquiring» iba preto, že platba prišla na ten istý bankový účet, ktorý sa používa aj na tržby z platieb kartou.

Ak už bol vytvorený zbytočný acquiring

Najprv vyhľadajte finančný dokument.

Otvorte: Platba → Finančný dokument → Bankový účet a nastavte požadované obdobie.

Skontrolujte:

• dátum;

• sumu;

• bankový účet;

• obchodného partnera;

• položku finančnej analýzy;

• súvisiacu platbu.

Ak vidíte dokument «Acquiring», skontrolujte, ku ktorej platbe patrí.

Potom ho porovnajte s bankovým výpisom.

Ak banková operácia bola bežným prevodom cez IBAN bez príslušného acquiringového poplatku, účtovný dokument v Torgsoft je potrebné opraviť. Pri dokumentoch z minulých alebo uzavretých období nie je vhodné jednoducho vymazávať záznamy bez kontroly súvisiacich platieb a pokladničných dní. V takejto situácii je vhodné obrátiť sa na technickú podporu Torgsoft.

Čo by mal majiteľ skontrolovať

Na správne odsúhlasenie údajov stačí dodržať jednu zásadu: suma a druh výdavku v Torgsoft musia zodpovedať skutočnému pohybu peňazí v banke.

Preto pri nastavovaní práce:

1. Skontrolujte všetky bankové účty v Torgsoft.

2. Zistite, ktoré z nich prijímajú tržby z platieb kartou.

3. Skontrolujte skutočné sadzobníky banky.

4. Neuplatňujte acquiring automaticky na všetky príjmy cez IBAN.

5. Pri priamych platbách použite «Nezohľadňovať acquiring», ak sa acquiringový poplatok v skutočnosti neuplatňuje.

6. Ak používate bankové výpisy, skontrolujte parameter «Zohľadňovať acquiring pri vytváraní platby».

7. Pred prenesením operácie z výpisu sa uistite, že táto platba v Torgsoft ešte neexistuje.

8. Pri rozdiele skontrolujte konkrétnu platbu a súvisiaci finančný dokument «Acquiring».

 Dôležité: priamu platbu cez IBAN nemožno automaticky opisovať ako platbu, pri ktorej banka vždy pripíše presne 100 % sumy bez akéhokoľvek poplatku. Závisí to od sadzobníka a konkrétnej bankovej operácie. Pre Torgsoft je dôležité niečo iné: ak sa na konkrétnu platbu nevzťahuje acquiringový poplatok, program umožňuje zabrániť jeho vytvoreniu pomocou parametra «Nezohľadňovať acquiring».