Výpisy z Monobank a Privat24 v Torgsoft: ako sa vyhnúť duplicitným bezhotovostným platbám

Kupujúci zaplatil za tovar kartou alebo prevodom na účet a táto platba už je zaevidovaná v Torgsoft. Neskôr sa tá istá platba objaví v bankovom výpise. Podnikatelia sa v takejto situácii pýtajú, či treba príjem zaúčtovať znova, prečo sa po spracovaní výpisu môže suma na bežnom účte v Torgsoft zvýšiť druhýkrát, ako zistiť, ktoré platby už boli zaevidované, a ako oddeliť prístup zamestnancov k rôznym bankovým účtom.

Na tento účel má Torgsoft doplnkovú možnosť «Bankové výpisy». Získava operácie z Privat24, monobank a Ukrsibbank a umožňuje preniesť potrebné príjmy a výdavky do finančnej evidencie programu.

Hlavné pravidlo: získať výpis a zaevidovať platbu sú dve rozdielne činnosti

V Torgsoft banková operácia prechádza dvoma etapami.

Najprv program získa výpis z banky. Na tento účel otvorte: Platba → Výpisy z bankových účtov. Zadajte obdobie a kliknite na «Získať výpisy». Torgsoft zobrazí zoznam bankových operácií: dátum a čas, sumu, menu, účet, odosielateľa, príjemcu, účel platby a smer pohybu peňazí. V tejto fáze banková operácia ešte nemusí byť novou platbou vo finančnej evidencii Torgsoft.

Druhú etapu vykonáva používateľ. Pri každej operácii je potrebné určiť, či už bola táto platba vytvorená v Torgsoft.

Ako správne spracovať operáciu z bankového výpisu

Po získaní výpisu najprv skontrolujte, či už príslušná platba existuje vo finančnej evidencii Torgsoft.

Ak už bola platba v programe vytvorená, nie je potrebné vytvárať ďalší finančný dokument. Napríklad:

• pri platbe kartou cez POS terminál;
• manuálne ako bezhotovostná platba v okne predaja;
• automaticky na bežný účet.

Nájdite príslušnú bankovú operáciu podľa dátumu, sumy a účelu platby a použite «Označiť ako odoslanú».

Potom operácia vo výpise získa stav «Odoslané», ale nový finančný dokument sa v Torgsoft nevytvorí. V tomto prípade sa bankový výpis používa na potvrdenie a kontrolu skutočného príjmu.

Ak platba ešte nie je vo finančnej evidencii Torgsoft, použite «Preniesť finančnú operáciu».

Napríklad klientovi bola vystavená faktúra na 8 500 UAH s platbou na IBAN. Klient ju uhradil nasledujúci deň a pred získaním bankového výpisu ešte táto platba nebola v Torgsoft zaevidovaná.

Po získaní výpisu:

1. Nájdite príjem vo výške 8 500 UAH.
2. Uistite sa, že takáto platba ešte v Torgsoft neexistuje.
3. Kliknite na «Preniesť finančnú operáciu».
4. Torgsoft otvorí formulár «Neidentifikovaná platba».

Program automaticky prenesie z bankového výpisu:

• bežný účet;
• dátum platby;
• menu;
• sumu.

V prípade potreby môže používateľ uviesť podnik, mesto a opis.

Po uložení sa platba zobrazí v: Dokument → Obchod s vystavením faktúry → Platby klientov → Neidentifikované platby.

Potom ju možno prepojiť s konkrétnou neuhradenou faktúrou klienta pomocou akcie «Prepojiť s faktúrou». Torgsoft zobrazí najvhodnejšie neuhradené faktúry a používateľ vyberie potrebnú.

Stav «Odoslané» znamená, že banková operácia už bola spracovaná: buď bola prenesená do finančnej evidencie Torgsoft, alebo bola manuálne označená ako už zaevidovaná iným spôsobom.

Pre každý riadok výpisu preto platí jednoduché pravidlo:

1. Skontrolujte, či príslušná platba už existuje v Torgsoft.
2. Ak platba už existuje — použite «Označiť ako odoslanú».
3. Ak platba ešte neexistuje — použite «Preniesť finančnú operáciu».
4. Po spracovaní skontrolujte, či má operácia stav «Odoslané».

Práve pri tejto voľbe najčastejšie vzniká zdvojenie platby.

Ako vzniká dvojitá platba

Pozrime sa na bežný predaj za 2 000 UAH. Kupujúci zaplatí kartou. Pokladník v Torgsoft zaeviduje predaj ako bezhotovostný a program už vytvorí platbu na bežný účet. V Torgsoft už existuje: predaj 2 000 UAH → bezhotovostná platba 2 000 UAH → bežný účet. Neskôr banka tieto peniaze pripíše. Podnikateľ otvorí bankové výpisy a vidí tam tú istú operáciu na 2 000 UAH. Ak teraz klikne na «Preniesť finančnú operáciu», Torgsoft dostane príkaz vytvoriť ďalšiu platbu.

Výsledkom je, že jedna skutočná banková operácia môže byť v programe zaevidovaná dvakrát:

Ak už bola operácia predtým zaevidovaná v Torgsoft iným spôsobom, nie prostredníctvom výpisov, treba ju označiť ako odoslanú a neprenášať ju opätovne do finančnej evidencie.

Dva pracovné scenáre, ktoré netreba miešať

Pre podnikateľa je užitočné vopred určiť, kedy presne má Torgsoft vytvoriť platbu.

Scenár 1. Platba sa vytvára počas predaja

Ide o typický variant pre obchod.

Kupujúci platí kartou pri pokladni. Pokladník zaeviduje predaj a ihneď vykoná bezhotovostnú platbu. Neskôr bankový výpis potvrdí, že peniaze boli prijaté.

 Schéma: Predaj → platba už vytvorená → výpis → «Označiť ako odoslanú».

Nie je potrebné opätovne prenášať príjem do finančnej operácie.

Scenár 2. Platba sa vytvára po skutočnom prijatí peňazí na IBAN

Tento variant sa častejšie používa pri faktúrach, objednávkach, veľkoobchodnom a diaľkovom predaji.

Manažér vytvorí faktúru. Klient prevedie peniaze neskôr. Po prijatí platby manažér získa výpis, prenesie operáciu do Torgsoft a prepojí ju s faktúrou.

 Schéma: Faktúra → banka prijala peniaze → výpis → «Preniesť finančnú operáciu» → neidentifikovaná platba → prepojiť s faktúrou.

V tomto prípade je bankový výpis zdrojom finančného dokumentu.

Ako funguje «Automatická platba na bežný účet»

V Torgsoft existuje samostatný režim pre podniky, kde sa väčšina predajov ihneď uhrádza bezhotovostne.

Vo formulári «Predaj» otvorte menu «Dodatočne» a zapnite: «Automatická platba na bežný účet». Predvolene je tento režim vypnutý. Torgsoft si zapamätá jeho stav po reštartovaní programu.

Keď je režim zapnutý, po kliknutí na «Zaplatiť» Torgsoft štandardne zaúčtuje platbu ako bezhotovostnú na nastavený bežný účet. Na tento účel musí byť určený aktuálny podnik a predvolený bežný účet. Tento režim sám osebe nevytvára duplicity. Duplicitný záznam vznikne, ak používateľ po takomto predaji získa výpis a tú istú bankovú operáciu znova prenesie do finančnej evidencie.

 Pre obchod s automatickou bezhotovostnou platbou je teda schéma jednoduchá: platba vytvorená pri predaji → banka potvrdila príjem → riadok výpisu označíme ako odoslaný.

Ako správne nastaviť Privat24

Možnosť «Bankové výpisy» sa nastavuje v: Nastavenia → Nastavenia výpisov z bankových účtov. Pre nový účet kliknite na «Nový» a vytvorte Merchant.

Pre PrivatBank treba v Torgsoft uviesť:

• typ Merchant — PrivatBank;
• úplný IBAN;
• identifikátor klienta vytvoreného «Autoklienta»;
• token «Autoklienta»;
• zrozumiteľný názov účtu;
• interný bežný účet Torgsoft, s ktorým budú bankové výpisy prepojené.

IBAN musí byť dostupný v príslušnom účte Privat24 pre podnikateľov.

Práve prepojenie s interným bežným účtom určuje, kam Torgsoft zaúčtuje finančné operácie po ich prenesení z výpisu.

Ako správne nastaviť Monobank

Pre Monobank vyberte v poli «Typ Merchant» možnosť Monobank.

Torgsoft potom umožňuje vybrať typ účtu:

• Osobný/Živnostník;
• Účet právnickej osoby.

Je potrebné uviesť názov, vybrať príslušný interný bežný účet Torgsoft a pridať token MonoBankAPI.

Pre osobný účet alebo Živnostníka môžete kliknúť na «Načítať účty» a vybrať potrebný účet zo zoznamu. Pri účte právnickej osoby sa číslo zadáva manuálne. Pri právnickej osobe sú vo výpisoch dostupné aj informácie o odosielateľovi a príjemcovi.

Bankový účet a pokladnica sú v Torgsoft rozdielne objekty

Tu je vhodné objasniť jednu vec, ktorá často spôsobuje nejasnosti. Príjem z bankového výpisu sa viaže na bežný účet. Nemá sa pripísať do hotovostnej pokladnice obchodu. Pokladnica sa používa na hotovosť.

Ak podnikateľ skutočne vybral peniaze z bankového účtu a vložil ich do pokladnice, v Torgsoft je na tento účel samostatná operácia «Vybrať peniaze do pokladnice». Pri jej vykonaní používateľ vyberie účet, z ktorého sa finančné prostriedky odpíšu, a pokladnicu, do ktorej budú prijaté.

Preto pri nastavovaní bankových výpisov vyzerá hlavné prepojenie takto: bankový účet → Merchant → bežný účet v Torgsoft.

Pokladnica sa v tejto schéme objaví iba vtedy, keď dochádza k skutočnému pohybu peňazí medzi bankou a hotovosťou.

Ak sa jeden bankový účet používa pre viacero obchodov

Samotný bankový účet uchováva peniaze podniku. Jednotlivé predaje pritom môžu patriť rôznym predajniam, klientom alebo objednávkam.

Pri prenose prichádzajúcej bankovej operácie Torgsoft vytvorí «Neidentifikovanú platbu». V nej možno uviesť podnik, mesto a opis a potom platbu prepojiť s konkrétnou faktúrou klienta.

Praktické pravidlo pre sieť: nerozdeľujte ten istý bankový príjem medzi pokladnice jednotlivých obchodov. Najprv zistite, za ktorú faktúru alebo objednávku boli peniaze prijaté, a platbu prepojte práve s ňou.

Ak je viacero obchodov, podnikov a bankových účtov, názvy interných účtov v Torgsoft je vhodné uvádzať jednoznačne, napríklad:

• Živnostník 1 — PrivatBank — hlavný účet;
• Živnostník 1 — Monobank;
• s.r.o. — PrivatBank;
• samostatný účet pre iný podnik.

Tým sa znižuje riziko, že zamestnanec počas predaja vyberie účet iného podniku.

Ako obmedziť zamestnancom prístup k bankovým výpisom

V Torgsoft existujú samostatné oprávnenia na prácu s každým nastaveným bankovým účtom. Po vytvorení Merchant kliknite na «Pridať používateľa» a vyberte zamestnanca.

Pre neho možno nastaviť jednu z troch úrovní:

• Príjmy — používateľ vidí prichádzajúce operácie;
• Výdavky — používateľ pracuje s odchádzajúcimi operáciami;
• Úplný prístup — používateľ vidí všetky operácie tohto účtu.

To napríklad umožňuje dať manažérovi prístup k platbám klientov bez toho, aby mal prístup ku všetkým výdavkovým operáciám podniku.

Samostatne možno v používateľských právach Torgsoft zapnúť «Obmedziť prístup k bežným účtom» a určiť účty dostupné konkrétnemu zamestnancovi.

Zamestnanec tak nebude vidieť sumy na účtoch iných obchodov a nebude môcť omylom nasmerovať platbu na cudzí účet. Samostatne možno obmedziť aj prístup k pokladniciam a centrám evidencie.

Pre sieť je to dôležitejšie než len skrytie zostatku: správne nastavené oprávnenia znižujú počet operácií, ktoré môže zamestnanec fyzicky vykonať na nesprávnom účte.

Ako funguje banková provízia a acquiring

Pri vytváraní platby z bankového výpisu môže Torgsoft samostatne zohľadniť acquiring podľa nastavení bežného účtu.

Na tento účel je k dispozícii parameter: Nastavenia → Parametre → Doplnkové funkcie → Výpisy z bankových účtov → «Zohľadniť acquiring pri vytváraní platby». Ak je zapnutý, program pri vytvorení platby vytvorí finančný dokument acquiringu podľa nastavení účtu.

Vo formulári «Neidentifikovaná platba» možno pre konkrétnu operáciu nastaviť aj «Nezohľadňovať acquiring».

Je to dôležité pri priamych prevodoch na IBAN. Ak konkrétny príjem nie je acquiringovou operáciou, pred uložením treba skontrolovať, či má Torgsoft pre túto operáciu vytvoriť províziu.

Ak už bol vytvorený duplicitný záznam

Nevytvárajte protichodný výdavok na umelé vyrovnanie zostatku. Pridal by ďalší finančný pohyb a skomplikoval kontrolu.

Najprv nájdite obe platby.

Na tento účel otvorte: Platba → Finančný dokument → Bežný účet.

Porovnajte:

• dátum;
• sumu;
• účet;
• klienta alebo protistranu;
• opis;
• dokument, s ktorým je platba prepojená.

Je potrebné určiť, ktorý záznam predstavuje skutočnú platbu za predaj a ktorý bol vytvorený druhýkrát po prenesení bankovej operácie z výpisu.

Ak je potrebné odstrániť nadbytočný finančný dokument za predchádzajúci deň, Torgsoft môže operáciu zakázať z dôvodu uzavretého pokladničného dňa. Na odstránenie finančných dokumentov za predchádzajúce dátumy môže byť potrebné otvoriť príslušné pokladničné dni cez: Platba → Súhrn pokladnice.

Ak je duplicitný záznam už prepojený s faktúrou klienta, ovplyvnil vzájomné vyrovnanie alebo sa nachádza v uzavretom období, bezpečnejšie je najprv skontrolovať reťazec dokumentov s technickou podporou.

Po oprave treba riadok bankového výpisu ponechať v stave «Odoslané», aby sa znova nespracoval ako nová platba.

Ako skontrolovať evidenciu po práci s výpisom

Po spracovaní platieb skontrolujte tri veci.

• Bežný účet. Zostatok a pohyb finančných prostriedkov v Torgsoft majú zodpovedať skutočným bankovým operáciám s prihliadnutím na finančné operácie evidované v programe.
• Faktúry klientov. Ak platba prišla za vystavenú faktúru, má byť prepojená so správnou faktúrou a dlh klienta sa má znížiť o sumu platby.
• Výpis. Spracované operácie majú mať stav «Odoslané». Jednej skutočnej platbe pritom má v Torgsoft zodpovedať jeden príslušný finančný pohyb.

Aký pracovný postup nastaviť zamestnancom

Pre väčšinu obchodov a obchodných spoločností stačí jedno pravidlo:

1. Získať výpis za potrebné obdobie.
2. Pri každom príjme zistiť sumu, dátum a platiteľa.
3. Skontrolovať, či platba už existuje v Torgsoft.
4. Ak už bola platba vytvorená počas predaja — použiť «Označiť ako odoslanú».
5. Ak peniaze ešte neboli zaevidované v Torgsoft — použiť «Preniesť finančnú operáciu».
6. Pri platbe za faktúru prepojiť vytvorenú «Neidentifikovanú platbu» s príslušnou faktúrou klienta.
7. Skontrolovať správny bežný účet, podnik a potrebu zohľadnenia acquiringu.
8. Nespracovať jednu bankovú platbu dvoma rôznymi spôsobmi.

Pri práci s bankovými výpismi znie kľúčová otázka takto: «Je táto platba už vo finančnej evidencii Torgsoft?»

Ak áno — banková operácia ju potvrdzuje, treba ju označiť ako odoslanú a následne bude mať stav «Odoslané». Ak platba ešte neexistuje — výpis sa použije na vytvorenie finančnej operácie a jej následné prepojenie s faktúrou klienta. Práve toto rozdelenie umožňuje zosúladiť banku s Torgsoft bez zdvojovania bezhotovostných príjmov.