Príjmy sa neodrážajú v „Dennej správe o hotovosti“: ako skontrolovať články o finančnej analýze

Ako skontrolovať položky finančnej analýzy v Torgsoft?

V Torgsoft sú predaj tovaru a pohyb peňazí navzájom prepojené, ale evidujú sa samostatne. Po realizácii program zaznamená predaj tovaru a pri úhrade vytvorí finančný doklad a priradí prijaté peniaze k príslušnej položke finančnej analýzy. Pri bežnom predaji sa používa kľúčová položka «Tržby z predaja». Ak počas dňa prebehli predaje, tovar bol zo skladu správne odpísaný, peniaze boli v pokladni skutočne prijaté, ale v «Denný výkaz pokladne» sú tržby nulové alebo nižšie, ako sa očakávalo, je potrebné skontrolovať finančné doklady, pokladňu, dátum a položku finančnej analýzy, ku ktorej je platba priradená.

Ako sa v Torgsoft vytvárajú tržby?

Na správne zistenie príčiny rozdielu je potrebné rozlišovať tri časti evidencie:

• realizácia zaznamenáva predaj tovaru;

• finančný doklad zaznamenáva pohyb peňazí;

• položka finančnej analýzy určuje účel tohto pohybu.

Pre peniaze prijaté z predaja tovaru používa Torgsoft kľúčovú položku «Tržby z predaja».

Schéma vyzerá takto:

Čo zobrazuje «Denný výkaz pokladne»?

«Denný výkaz pokladne» zobrazuje pohyb peňazí za konkrétnu pokladňu a dátum. Možno v ňom vidieť príjmy, výdavky, zostatok peňazí a ukazovatele tržieb.

Pri výpočte ukazovateľa «Denné tržby» Torgsoft analyzuje finančné doklady prepojené s príslušnými systémovými položkami finančnej analýzy.

Preto suma predajov a suma denných tržieb nemusia byť vždy rovnaké.

Tovar môže byť napríklad:

• predaný na dlh;

• čiastočne uhradený;

• uhradený neskôr;

• vrátený;

• uhradený darčekovým poukazom;

• zaúčtovaný cez inú pokladňu alebo bankový účet.

V takom prípade tovarový a finančný výkaz zobrazujú rôzne stránky tej istej operácie.

Typická situácia: predaj existuje, ale tržby vo výkaze chýbajú

Predpokladajme, že predajňa predala za deň tovar v hodnote 20 000 UAH.

V režime realizácie sú všetky predaje viditeľné. Zostatky tovaru sa správne znížili. Pokladník peniaze skutočne prijal.

Napriek tomu «Denný výkaz pokladne» zobrazuje: Denné tržby — 0 UAH. Alebo:

• predaje — 20 000 UAH;

• tržby vo výkaze — 14 500 UAH;

• rozdiel — 5 500 UAH.

V takejto situácii nie je potrebné okamžite meniť nastavenia ani vytvárať ďalšie pokladničné doklady. Najprv je potrebné nájsť jednu konkrétnu operáciu, ktorá sa do výkazu nedostala.

Vyberte jeden predaj, ktorý má byť zahrnutý do tržieb.

Napríklad:

• dátum — 2. septembra;

• suma — 850 UAH;

• pokladňa — «Pokladňa predajne»;

• spôsob platby — hotovosť.

Otvorte: Platba → Finančný doklad.

Pri hotovostných operáciách sa používa karta «Pokladňa», pri bezhotovostných — «Bankový účet».

Doklad vyhľadajte podľa:

• dátumu;

• sumy;

• pokladne alebo účtu;

• podniku;

• protistrany, ak je uvedená.

Potom skontrolujte pole s položkou finančnej analýzy.

Ak finančný doklad neexistuje

V takom prípade príčina chýbajúcich tržieb nesúvisí s položkou finančnej analýzy.

Predaj existuje, ale pohyb peňazí nebol v Torgsoft správne zaznamenaný.

Je potrebné skontrolovať:

• či bola realizácia uhradená;

• či nezostala neuhradená;

• či nebola platba zrušená;

• či peniaze neboli zaúčtované cez inú pokladňu alebo účet.

Vytvorenie alebo zmena položky «Tržby z predaja» finančný doklad neobnoví.

Ak finančný doklad existuje

Skontrolujte:

• sumu;

• dátum;

• pokladňu;

• podnik;

• položku finančnej analýzy.

Ak sú suma a pokladňa správne, ale doklad je prepojený s nesprávnou položkou, je potrebné skontrolovať nastavenia finančnej analýzy.

Otvorte: Nastavenia → Parametre → Finančná analýza. Nájdite pole «Tržby z predaja».

Je v ňom uvedená konkrétna položka finančnej analýzy, ktorú Torgsoft používa pre peniaze získané z realizácie.

Práve toto prepojenie je pre program dôležité.

Samotný názov položky nič nezaručuje. V databáze môžu existovať dve položky s rovnakým alebo veľmi podobným názvom, ale pre Torgsoft pôjde o dva rôzne záznamy.

V zozname môžu napríklad zostať:

• aktuálna položka «Tržby z predaja»;

• stará položka s podobným účelom;

• ručne vytvorená kópia.

Kľúčovou položkou pre Torgsoft je práve tá, ktorá je vybraná v parametroch.

Otvorte: Platba → Zostatok podľa položiek finančnej analýzy.

Zadajte dostatočne dlhé obdobie, najmä ak sa databáza používa niekoľko rokov.

Pomocou tlačidla «Zmeniť» otvorte zoznam položiek finančnej analýzy.

Skontrolujte, či sa v ňom nenachádzajú:

• dve položky tržieb z predaja;

• stará položka s rovnakým účelom;

• náhodne vytvorená kópia;

• položka, ktorá sa už nepoužíva, ale obsahuje historické doklady.

Je dôležité zohľadniť, že v zostatku za konkrétne obdobie môžu byť viditeľné iba položky, pri ktorých počas tohto obdobia došlo k pohybu peňazí.

Ak sa stará položka za aktuálny deň nezobrazuje, skontrolujte dlhšie obdobie.

Vráťte sa do: Platba → Finančný doklad. Nastavte požadovaný deň alebo obdobie. Najprv vyfiltrujte doklady podľa aktuálnej položky «Tržby z predaja». Potom skontrolujte doklady podľa podozrivej starej položky.

Napríklad:

Ak je skutočná suma predajov tiež 20 000 UAH, príčina rozdielu bola nájdená.

Peniaze už sú v Torgsoft. Časť finančných dokladov je jednoducho priradená k inej položke.

V tomto prípade nie je potrebné:

• opätovne vykonávať realizácie;

• vytvárať služobný vklad;

• vytvárať nový pokladničný doklad na 5 500 UAH;

• ručne zvyšovať zostatok pokladne.

Tým by vznikol ďalší pohyb peňazí a evidencia by sa ešte viac skomplikovala.

Nie je potrebné automaticky presúvať všetky doklady starej položky do «Tržieb z predaja».

Najprv ich skontrolujte.

Pod starou položkou mohli byť zaúčtované:

• predaje;

• iné príjmy;

• ručne vytvorené finančné doklady;

• staré operácie vytvorené podľa inej schémy evidencie.

Ak sa položka hromadne zmení bez kontroly, do ukazovateľa tržieb sa môžu dostať peniaze, ktoré nepochádzajú z predaja.

Správne kritérium je jednoduché: do «Tržieb z predaja» je potrebné zaradiť iba tie finančné doklady, ktoré skutočne zodpovedajú peniazom prijatým z predaja tovaru.

Ako zmeniť položku finančnej analýzy finančného dokladu?

Pri jednotlivých dokladoch sa kontrola a úprava vykonáva cez: Platba → Finančný doklad. Nájdite požadovaný doklad a otvorte ho na úpravu.

Možnosť zmeny závisí od:

• typu dokladu;

• prepojenia s realizáciou;

• stavu pokladničného dňa;

• oprávnení používateľa.

Pri hotovostných dokladoch musí byť príslušný pokladničný deň dostupný na úpravu. Ak je doklad prepojený s platbou za realizáciu, jednoduchá ručná úprava nemusí byť dostupná alebo môže vyžadovať úpravu samotnej platby. Preto je pred zmenou potrebné skontrolovať prepojenie dokladu s realizáciou.

Ak je nesprávnych dokladov veľa

Ak sa problém týka jedného alebo niekoľkých dokladov z aktuálneho dňa, možno ich postupne skontrolovať v programe.

Ak stará položka obsahuje stovky alebo tisíce finančných dokladov za niekoľko rokov, nie je potrebné ručne meniť každý záznam ani sa pokúšať hromadne upravovať databázu pomocou nástrojov tretích strán.

V takejto situácii je vhodné obrátiť sa na technickú podporu Torgsoft.

Špecialista bude môcť:

1. určiť, ktoré doklady sú prepojené so starou položkou;

2. skontrolovať ich typ;

3. oddeliť tržby z predaja od ostatných operácií;

4. určiť bezpečný spôsob opravy;

5. skontrolovať výsledky po zmenách.

Hromadná úprava prepojení bez kontroly môže zmeniť finančnú históriu za dlhé obdobie.

Po úprave finančných dokladov za minulé dátumy je potrebné aktualizovať súčty pokladne.

Otvorte: Platba → Súhrn pokladne.

Vyberte:

• požadovanú pokladňu;

• dátum alebo obdobie.

Potom vykonajte «Prepočítať pokladničný deň».

Torgsoft opätovne vypočíta:

• počiatočný zostatok peňazí;

• príjmy;

• výdavky;

• konečný zostatok.

Po prepočte znova vytvorte «Denný výkaz pokladne».

Ak ste zmenili starý finančný doklad, je potrebné skontrolovať aj nasledujúce pokladničné dni, pretože zostatok z jedného dňa prechádza do nasledujúceho.

Prečo nie je vhodné jednoducho odstrániť starú položku?

Ak Torgsoft neumožňuje odstrániť položku finančnej analýzy, zvyčajne to znamená, že sa stále používa.

Môžu s ňou byť prepojené:

• finančné doklady;

• historické operácie;

• systémové nastavenia.

Správny postup je preto takýto:

1. určiť aktuálnu kľúčovú položku;

2. nájsť doklady starej položky;

3. skontrolovať účel každého typu dokladu;

4. opraviť iba tie záznamy, ktoré majú byť priradené k inej položke;

5. skontrolovať výkazy;

6. uistiť sa, že stará položka sa už nepoužíva;

7. až potom rozhodnúť o jej odstránení.

Cieľom takejto úpravy sú správne finančné prepojenia. Samotné odstránenie nepotrebného názvu zo zoznamu nemá vplyv na výkazy, ak sú doklady už nastavené správne.

Ak sú tržby vo výkaze nulové

Údaje kontrolujte v nasledujúcom poradí.

1. Existujú realizácie?

Otvorte predaje za daný deň. Ak žiadne realizácie neexistujú, príčina je zrejmá.

2. Existuje platba za realizácie?

Nájdite príslušné finančné doklady. Ak neexistujú, je potrebné skontrolovať zaúčtovanie platby.

3. Je správny dátum?

Finančný doklad mohol byť zaúčtovaný s iným dátumom.

4. Je správna pokladňa?

Ak boli peniaze zaúčtované cez inú pokladňu, vo výkaze vybranej pokladne sa nezobrazia.

5. Je správny podnik?

Pri práci s viacerými Živnostníkmi alebo spoločnosťami s ručením obmedzeným môže doklad patriť inému podniku.

6. Aká položka finančnej analýzy sa používa?

Skontrolujte položku konkrétneho dokladu.

7. Ktorá položka je nastavená ako kľúčová?

Otvorte: Nastavenia → Parametre → Finančná analýza → Tržby z predaja.

8. Neexistuje druhá položka?

Skontrolujte finančné doklady pri iných podobných položkách.

9. Bol pokladničný deň prepočítaný?

Po historických zmenách aktualizujte súčty pokladne.

Ak vo výkaze chýba iba časť tržieb

V tomto prípade je pohodlnejšie hľadať priamo rozdiel, nie všetky operácie.

Napríklad:

• realizácie — 31 800 UAH;

• tržby — 27 300 UAH;

• rozdiel — 4 500 UAH.

Nájdite predaje približne v tejto sume.

Potom pri každom skontrolujte: Realizácia → Platba → Finančný doklad → Pokladňa → Položka analýzy. Ak sa doklady v hodnote 4 500 UAH nachádzajú pod inou položkou, nie je potrebné kontrolovať celých 31 800 UAH.

Môže rovnaký názov položky zavádzať?

Áno. V databáze môžu existovať dva rôzne záznamy s rovnakým viditeľným názvom: «Tržby z predaja» a «Tržby z predaja».

Pre používateľa vyzerajú rovnako. Pre Torgsoft ide o rôzne záznamy s rôznymi internými prepojeniami.

Preto premenovanie položiek problém nevyrieši.

Je potrebné skontrolovať:

• ktorá položka je nastavená ako kľúčová;

• ku ktorej položke sú priradené finančné doklady.

Darčekové poukazy a tržby

V Torgsoft sa pre darčekové poukazy používa samostatná kľúčová položka finančnej analýzy.

Pri výpočte niektorých ukazovateľov tržieb môže program zohľadňovať nielen doklady pri položke «Tržby z predaja», ale aj operácie pri systémovej položke «Darčekový poukaz».

Preto nie je potrebné ručne presúvať predaj poukazu do «Tržieb z predaja» iba preto, aby sa zmenil ukazovateľ vo výkaze.

Najprv je potrebné skontrolovať, ako je poukaz nastavený a zaúčtovaný.

Prečo sa «Denný výkaz pokladne» nemusí zhodovať so Z-výkazom RRP?

Tieto výkazy sa vytvárajú z rôznych údajov. Z-výkaz RRP zobrazuje fiškálne operácie zaregistrovanej zmeny. Denný výkaz pokladne pracuje s finančnými dokladmi Torgsoft.

Preto je pri rozdiele potrebné samostatne skontrolovať:

• dátum;

• podnik;

• pokladňu;

• typ platby;

• finančný doklad;

• fiškálny doklad.

Kupujúci mohol napríklad zaplatiť kartou, ale vo vnútornej evidencii Torgsoft bola platba zaúčtovaná do hotovostnej pokladne. V takom prípade bude príčina v type platby, zatiaľ čo položka «Tržby z predaja» môže byť nastavená správne.

Prečo sa môže tovarový výkaz líšiť od pokladničného?

Tovarový výkaz zobrazuje pohyb tovaru. Pokladničný výkaz zobrazuje pohyb peňazí. Ide o odlišné ukazovatele.

Predajňa napríklad predala tovar za 10 000 UAH, ale:

• 7 000 UAH zákazníci zaplatili okamžite;

• 3 000 UAH zostalo ako dlh.

Hodnota predaného tovaru je 10 000 UAH. Pohyb prijatých peňazí je 7 000 UAH. Takýto rozdiel je správny. Problém je potrebné hľadať vtedy, keď boli peniaze skutočne prijaté, v Torgsoft existuje príslušná platba, ale nezobrazuje sa tam, kde by mala.

Ovplyvňujú výkaz používateľské oprávnenia?

Áno. Ak má používateľ obmedzený prístup k:

• pokladniam;

• bankovým účtom;

• účtovným centrám;

• podnikom,

vo výkazoch môže vidieť iba tú časť informácií, ku ktorej má prístup.

Preto ak majiteľ vidí správne tržby, ale predajca — nižšiu sumu, najprv je potrebné skontrolovať oprávnenia jeho roly. Nemusí to nevyhnutne znamenať problém vo finančných dokladoch.

Ako bezpečne odstrániť starú položku finančnej analýzy?

Ak v databáze skutočne zostala nepotrebná položka:

1. Skontrolujte kľúčovú položku «Tržby z predaja» v parametroch.

2. Nájdite doklady starej položky.

3. Skontrolujte ich obsah.

4. Opravte nesprávne prepojenia.

5. Po zmenách minulých období prepočítajte pokladničné dni.

6. Znova vytvorte výkazy.

7. Uistite sa, že stará položka sa už nepoužíva.

8. Potom ju odstráňte, ak už skutočne nie je potrebná.

Stručný postup na zistenie príčiny

Ak v «Denný výkaz pokladne» chýbajú očakávané tržby:

1. Nájdite konkrétny predaj.

2. Nájdite jeho platbu.

3. Skontrolujte finančný doklad.

4. Skontrolujte dátum.

5. Skontrolujte pokladňu alebo bankový účet.

6. Skontrolujte podnik.

7. Skontrolujte položku finančnej analýzy.

8. Skontrolujte kľúčovú položku «Tržby z predaja» v parametroch.

9. Nájdite možné staré alebo duplicitné položky.

10. Nevytvárajte ďalší pohyb peňazí, ak požadovaná platba už existuje.

11. Po oprave starších dokladov prepočítajte pokladničný deň.

12. Znova vytvorte výkaz.

Ak bol predaj zaúčtovaný správne, najdôležitejšie je sledovať celý finančný reťazec: kde bola platba zaznamenaná, cez ktorú pokladňu alebo účet prešla a ku ktorej položke finančnej analýzy ju Torgsoft priradil. Práve tieto údaje určujú, ako sa operácia zobrazí vo finančných výkazoch.