Denný pokladničný výkaz sa nezhoduje s PRP: ako nájsť príčinu rozdielu

Ak sa suma v «Denný pokladničný výkaz» líši od údajov PRP, najskôr je potrebné nájsť konkrétnu operáciu, ktorá sa nachádza v jednej evidencii, ale v druhej chýba alebo sa líši.

Nie je vhodné hneď vytvárať nový predaj, vrátenie alebo finančný dokument iba preto, aby sa sumy vyrovnali. Najskôr skontrolujte, čo bolo skutočne zaznamenané v Torgsoft a čo bolo zaregistrované cez PRP.

Najskôr skontrolujte, či porovnávate rovnaké údaje

V Torgsoft je viacero výkazov súvisiacich s pokladnicou a zobrazujú rôzne údaje.

Výkaz → Denný pokladničný výkaz sa vytvára pre vybraný dátum a pokladnicu. Zobrazuje stav peňazí na začiatku dňa, uskutočnené predaje, vrátenia a súvisiace sumy. Samostatne sa môže zobrazovať «Účtovná tržba» — peniaze prijaté do tejto pokladnice z inej pokladnice prostredníctvom funkcie odovzdania tržby.

Výkaz → Súhrnný výkaz za deň — je iný výkaz. Je určený na zobrazenie súhrnného pohybu peňazí podľa rôznych finančných operácií a obsahuje informácie o otvorení a uzatvorení pokladničného dňa.

Z-výkaz PRP sa týka fiškálnej zmeny konkrétnej PRP. Vytvorenie Z-výkazu uzatvorí túto zmenu.

Preto netreba celkové súčty porovnávať mechanicky. Najskôr porovnajte:

• rovnaké evidenčné centrum;

• rovnakú pokladnicu;

• požadovanú spoločnosť;

• konkrétnu PRP;

• rovnaké obdobie;

• samostatne predaje a vrátenia;

• samostatne hotovostné a bezhotovostné platby.

Ak cez jedno predajné miesto pracuje viacero spoločností alebo viacero PRP, porovnávajte každú PRP samostatne.

Krok 1. Určte, ktorým smerom sa suma líši

Vytvorte Výkaz → Denný pokladničný výkaz pre požadovaný dátum a pokladnicu. Potom otvorte údaje príslušnej PRP.

Zaznamenajte nielen výšku rozdielu, ale aj jeho smer:

Napríklad, ak je v Torgsoft za deň 18 500 UAH a príslušné fiškálne operácie predstavujú 18 120 UAH, rozdiel 380 UAH poskytuje prvú indíciu: hľadajte predaj alebo vrátenie približne v tejto sume.

Ak však takáto operácia neexistuje, prejdite na porovnanie dokladov podľa času.

Krok 2. Otvorte «Analytiku podľa softvérovej RP»

Prejdite na Nastavenia → Softvérová RP → Analytika podľa softvérovej RP. Nastavte požadované obdobie a vyberte príslušnú PRP.

Pre každý fiškálny dokument umožňuje Torgsoft zobraziť:

• dátum a čas;

• typ dokumentu;

• súvisiaci dokument Torgsoft;

• fiškálne číslo;

• evidenčné centrum;

• pokladníka;

• celkovú sumu;

• či bol doklad vytvorený online alebo offline;

• či bol odoslaný a zaregistrovaný na serveri daňovej správy.

Teraz porovnávajte operácie s «Denným pokladničným výkazom».

Najjednoduchšie je porovnávať čas, sumu and súvisiaci dokument. Takto možno nájsť konkrétny doklad, po ktorom sa údaje začali líšiť.

Ak doklad existuje v PRP, ale predaj v Torgsoft chýba

Takýto scenár sa v praxi skutočne vyskytuje. V reálnom prípade technickej podpory bola zaznamenaná situácia: «Doklad prešiel cez PRP, ale neprešiel cez Torgsoft». Odborník situáciu skontroloval and pomohol zaevidovať príslušný predaj v Torgsoft bez vystavenia ďalšieho fiškálneho dokladu.

Ak sa stretnete s takýmto prípadom, najdôležitejšie je najskôr sa uistiť, že fiškálny doklad už bol zaregistrovaný. Ak sa v «Analytike podľa softvérovej RP» nachádza fiškálne číslo a doklad je zaregistrovaný na daňovej správe, ten istý predaj netreba znova odosielať na fiskalizáciu.

Je potrebné zistiť, čo presne v Torgsoft chýba: predaj, platba, lokálny fiškálny dokument alebo prepojenie medzi nimi.

Ak predaj existuje v Torgsoft, ale fiškálny doklad chýba

Skontrolujte tento predaj v «Analytike podľa softvérovej RP». Ak príslušný zaregistrovaný doklad neexistuje, skontrolujte, či sa počas predaja nezobrazilo chybové hlásenie.

Príčina môže súvisieť s nastavením samotného tovaru. Napríklad v jednom prípade nebol fiškálny doklad cez PRP zaregistrovaný z dôvodu nesprávneho nastavenia spotrebnej dane pre typ tovaru: pre skupinu tovaru bol nastavený príznak «Spotrebná daň» so sadzbou 0 %. Po kontrole odborník technickej podpory odporučil uviesť správnu sadzbu spotrebnej dane alebo príznak «Spotrebná daň» odstrániť, ak sa na túto skupinu tovaru nemá vzťahovať.

Skontrolujte aj nastavené spôsoby platby. Napríklad, ak sa v nastaveniach PRP odstráni typ platby «Hotovosť», doklad o otvorení zmeny sa môže odoslať na daňovú správu, ale nemusí sa lokálne zaregistrovať v Torgsoft. V takejto situácii je potrebné chýbajúci dokument stiahnuť zo servera daňovej správy a obnoviť správny stav PRP.

Preto je pri rozdiele dôležité kontrolovať nielen sumu, ale aj nastavenia tovaru a spôsob platby problematického dokladu.

 Odporúčanie. Neodstraňujte spôsoby platby z nastavení PRP, pretože to môže viesť k chybám pri registrácii dokladov.

Ak doklad existuje v Torgsoft aj na serveri daňovej správy, ale sumy sa líšia

Napríklad ten istý fiškálny doklad môže byť zaregistrovaný v Torgsoft aj na serveri daňovej správy, ale môže obsahovať rôzne sumy. V takejto situácii je potrebné porovnať konkrétne fiškálne dokumenty — ich sumy, čísla a súvisiace operácie. Pomôže to určiť zdroj celkového rozdielu v Z-výkaze.

Príčinou môže byť aj technická chyba počas uskutočnenia predaja, v dôsledku ktorej je v databáze Torgsoft uložená suma odlišná od sumy zaregistrovanej na serveri daňovej správy.

Ak má ten istý dokument v Torgsoft a na daňovej správe rôzne sumy, odporúčame údaje neopravovať samostatne, ale odovzdať takýto prípad na kontrolu technickej podpore.

Skontrolujte koncepty predajov

Ak bol predaj prerušený v dôsledku výpadku elektriny, vypnutia počítača alebo inej havarijnej situácie, predaj sa môže dostať do Súbor → Koncepty predajov. Pri inom nastavení evidencie sa nedokončený predaj môže dostať medzi nezaplatené predaje.

Samotná prítomnosť predaja v konceptoch však neukazuje, či sa fiškálny doklad stihol zaregistrovať na daňovej správe.

Preto postupujte takto:

1. nájdite koncept;

2. skontrolujte jeho sumu a čas;

3. otvorte «Analytiku podľa softvérovej RP»;

4. zistite, či pre túto operáciu existuje zaregistrovaný fiškálny doklad;

5. až potom rozhodnite, ako predaj obnoviť.

Je to dôležité, aby ste omylom nefiskalizovali ten istý nákup dvakrát.

Ak doklad existuje na daňovej správe, ale chýba v lokálnej analytike

V Torgsoft je systémová akcia «Stiahnutie dokladov zo servera». Je určená na získanie dokladov, ktoré existujú na serveri daňovej správy, ale chýbajú v lokálnej databáze Torgsoft. Ak príslušný dokument Torgsoft existuje, program s ním môže stiahnutý doklad prepojiť.

Ak sa problém týka iba platieb kartou

V takom prípade sa do porovnania pridáva ešte jeden zdroj — bankový POS terminál. Túto situáciu netreba zamieňať so všeobecným rozdielom medzi pokladnicou a PRP. Pri kartových platbách treba údaje porovnávať samostatne podľa reťazca: banka → Torgsoft → PRP.

Pre tento scenár existuje samostatný článok «Sumy z POS terminálu a PRP sa nezhodujú: ako nájsť denný rozdiel».

Ak je dátum operácie nesprávny

Skontrolujte dátum a čas podozrivého dokumentu. V dôsledku nesprávneho systémového dátumu Windows sa predaje môžu zaznamenať s nesprávnym dátumom alebo dokonca v nesprávnom roku. Z tohto dôvodu sa dokumenty neodosielajú s očakávaným dátumom.

Ak vidíte dokument s budúcim, veľmi starým alebo jednoducho nesprávnym dátumom, ide už o samostatný scenár. Na stránke je preň pripravený materiál «Pokladničný deň bol uzatvorený alebo vytvorený s budúcim dátumom: ako to opraviť».

Čo nerobiť na «vyrovnanie» výkazov

Rozdiel je príznak. Najskôr je potrebné nájsť dokument, ktorý ho spôsobil.

Preto netreba:

• vytvárať predaj v aktuálny deň iba na sumu rozdielu;

• vykonať vrátenie bez skutočného vrátenia tovaru alebo peňazí;

• znovu fiskalizovať predaj, ak už bol doklad zaregistrovaný na daňovej správe;

• samostatne odstraňovať offline relácie alebo fiškálne dokumenty;

• meniť staré pokladničné dokumenty skôr, než sa nájde konkrétna chybná operácia.

V opačnom prípade sa jeden rozdiel môže zmeniť na dva.

Čo pripraviť pre technickú podporu

Ak sa vám problematickú operáciu nepodarilo nájsť samostatne, môžete odborníkovi odovzdať konkrétne údaje:

• dátum vzniku rozdielu;

• evidenčné centrum a pokladnicu;

• spoločnosť;

• fiškálne číslo PRP;

• sumu v «Denný pokladničný výkaz»;

• príslušnú sumu podľa PRP;

• presnú výšku rozdielu;

• či ide o hotovosť alebo bezhotovostnú platbu;

• približný čas a sumu podozrivého predaja;

• číslo predaja v Torgsoft, ak sa ho podarilo nájsť;

• lokálne a fiškálne číslo dokladu z «Analytiky podľa softvérovej RP»;

• text chyby, ak sa objavila počas predaja;

• pri platbe kartou — výpis z POS terminálu s časmi jednotlivých transakcií.

Technická podpora potom skontroluje konkrétny reťazec predaj → platba → fiškálny dokument → registrácia na serveri daňovej správy, namiesto toho, aby hľadala príčinu iba podľa rozdielu medzi dvoma konečnými sumami.