Sumy z POS terminálu a PRP sa nezhodujú: ako nájsť denný rozdiel

Na konci dňa sa suma platieb kartou na bankovom POS termináli nemusí zhodovať so sumou bezhotovostných platieb v PRP. V takejto situácii je potrebné najskôr nájsť konkrétnu operáciu, ktorá spôsobila rozdiel.

Na kontrolu je potrebné porovnať tri zdroje údajov: operácie bankového terminálu, fiškálne doklady PRP a predaje a platby v Torgsoft. Každý systém zaznamenáva svoju časť operácie. POS terminál potvrdzuje pohyb peňazí cez banku, PRP — fiškálny doklad a Torgsoft — predaj a jeho úhradu v evidencii.

Ak je POS terminál pripojený k Torgsoft, program mu odošle sumu platby a prijme výsledok operácie. Tým sa odstráni potreba opakovaného zadávania sumy pokladníkom, ale aj pri takomto zapojení sa po technickom zlyhaní alebo nedokončenej operácii môžu údaje v troch systémoch líšiť.

Najskôr určte výšku rozdielu

Vezmite výkaz bankového terminálu za požadovaný deň a porovnajte súčet platieb kartou s údajmi PRP. Potom v Torgsoft otvorte Výkaz → Denný pokladničný výkaz, vyberte rovnaký dátum a požadovanú pokladnicu. Tento výkaz zobrazuje peniaze prijaté cez pokladnicu za vybraný deň. Presne táto cesta k výkazu je uvedená v pomocníkovi Torgsoft.

V tejto fáze je dôležité iba určiť rozdiel. Napríklad:

Samotný rozdiel ešte neukazuje príčinu. Poskytuje sumu, podľa ktorej je jednoduchšie nájsť problematickú operáciu.

Získajte zoznam operácií POS terminálu

Na riadne porovnanie nestačí jeden záverečný Z-výkaz terminálu. Potrebujete zoznam kartových operácií za deň s uvedením sumy a času každej transakcie.

Potvrdzuje to aj prax technickej podpory Torgsoft. V reálnom prípade, keď suma bezhotovostných platieb v Z-výkaze PRP nesúhlasila so Z-výkazom bankového terminálu, odborník po úvodnej kontrole požiadal zákazníka o výpis operácií terminálu podľa jednotlivých transakcií s uvedením času.

Takýto výpis umožňuje kontrolovať konkrétne operácie: napríklad, či sa platba vo výške 850 UAH o 16:42 nachádza súčasne v banke, PRP a Torgsoft.

Skontrolujte doklady v analytike PRP

V Torgsoft otvorte Nastavenia → Softvérová RP → Analytika podľa softvérovej RP. Pre požadovanú PRP nastavte obdobie a skontrolujte fiškálne dokumenty za daný deň. V analytike môžete vidieť dátum a čas dokladu, jeho typ, celkovú sumu, fiškálne číslo, pokladníka, evidenčné centrum, súvisiaci dokument Torgsoft a tiež stav odoslania na server daňovej správy.

Teraz porovnávajte transakcie podľa času a sumy. Pre každú kartovú operáciu z bankového výpisu nájdite zodpovedajúci fiškálny doklad.

Práve v tejto fáze je zvyčajne jasné, v ktorom z troch systémov vznikol rozdiel.

Rýchlo zistiť, ktorý predaj prešiel cez PRP a ktorý nie, môžete aj v časti Analýza - Analýza predaja fiškálneho tovaru, kde sú filtre podľa formy platby a fiškálnosti dokladu. Môžete vybrať bezhotovostnú formu platby a pozrieť si operácie typu “tovarový doklad” alebo “bez dokladu”, aby ste zistili, o ktorý predaj išlo, a znovu ho fiškálne zaevidovali.

Aké situácie sa skutočne vyskytujú

Jednou z nich je nadbytočný fiškálny doklad. V jednom prípade technickej podpory Torgsoft bolo zaznamenané, že predaj vo výške 55 UAH prešiel cez PRP dvakrát prostredníctvom mobilnej aplikácie. Cez bankový terminál prebehla iba jedna platba a v Torgsoft v skutočnosti existoval iba jeden predaj. Preto sa súčet PRP líšil od ostatných dvoch zdrojov.

Možná je aj opačná situácia: fiškálny doklad je zaregistrovaný, ale operácia v Torgsoft sa nedokončila. Takýto prípad je aj v histórii technickej podpory: «Doklad prešiel cez PRP, ale neprešiel cez Torgsoft». Po diagnostike odborník pomohol zaevidovať predaj v Torgsoft a vyriešiť súvisiaci rozdiel.

Ďalší scenár nastáva, keď banková transakcia prebehne, ale Torgsoft nedostane alebo nezaznamená jej výsledok. Pomocník Torgsoft takúto situáciu priamo opisuje pre niektoré protokoly bankových terminálov. Pre ne je k dispozícii operácia zrušenia aktuálnej bankovej transakcie pred uzatvorením dňa. Konkrétne možnosti závisia od banky, modelu terminálu a protokolu pripojenia.

Ak terminál funguje samostatne od Torgsoft a pokladník zadáva sumu manuálne, treba skontrolovať aj samotnú sumu transakcie. Chyba v jednej číslici vytvorí rozdiel medzi bankovou operáciou a predajom v programe. Pri integrovanom pripojení Torgsoft program odošle sumu na terminál automaticky.

Jednou z príčin rozdielov vo výkazoch, keď zákazníci iba začínajú pracovať s PRP, je chýbajúci príznak “Fiškálny” pri type tovaru. Je potrebné pamätať na to, že bez tohto parametra sa ani bezhotovostné operácie s pripojenou PRP nikdy fiškálne nezaevidujú.

Ak na jednej pokladnici pracuje viac Živnostníkov

Pri takomto spôsobe práce navyše skontrolujte, ku ktorej spoločnosti patria bankový účet a PRP.

V Torgsoft sa pri vytváraní fiškálneho dokladu zohľadňuje spoločnosť uvedená v dokumente. Ak sa platba vykonala na bankový účet, pre ktorý je samostatne uvedená spoločnosť, program použije práve spoločnosť tohto bankového účtu. Nesprávne prepojenie medzi účtom, spoločnosťou a PRP preto môže nasmerovať fiškálnu operáciu inam, než pokladník očakával.

V takom prípade treba porovnanie vykonať samostatne pre každú spoločnosť a jej PRP.

Čo robiť po nájdení problematickej operácie

Spôsob opravy závisí od toho, čo sa už skutočne stalo: či banka odpísala peniaze, či daňová správa zaregistrovala fiškálny doklad a či sa v Torgsoft vytvoril predaj a finančný dokument.

Preto netreba znovu vykonať platbu kartou iba preto, aby sa sumy zhodovali. Rovnako netreba nasledujúci deň vytvárať ľubovoľný predaj alebo vrátenie na kompenzáciu starého rozdielu.

Najskôr si uložte bankový doklad o transakcii a skontrolujte fiškálne číslo dokladu v analytike PRP. Ak banková operácia prebehla, opätovné odpísanie peňazí z karty zákazníka už nie je potrebné. Ak PRP doklad už zaregistrovala, opakovaná fiskalizácia môže vytvoriť nový rozdiel.

Pre niektoré protokoly bankových terminálov Torgsoft podporuje operáciu «Zrušenie» pre transakcie aktuálneho dňa. Vzťahuje sa na bankovú operáciu a sama nevytvára finančný dokument v Torgsoft. Preto ho treba používať podľa konkrétneho protokolu a situácie.

Ak je zmena už uzatvorená alebo nie je jasné, ktorý dokument treba opraviť, bezpečnejšie je najskôr odovzdať údaje odborníkovi technickej podpory. Oprava musí zodpovedať skutočnej operácii, ktorá prebehla v banke a bola alebo nebola zaregistrovaná cez PRP.

Ako znížiť pravdepodobnosť rozdielov

Pre pracovisko s PRP je v pomocníkovi Torgsoft k dispozícii nastavenie Typ dokladu — «Fiškálny» a Podmienky tlače dokladu — «Povinne pre každý predaj». Pri takomto nastavení sa po úhrade každého predaja vytvorí fiškálny doklad.

Ak obchod pravidelne prijíma platby kartou, integrácia Torgsoft s bankovým terminálom odstráni manuálne zadávanie sumy: program odošle operáciu na POS terminál a prijme výsledok späť.

Pri pokladniciach s viacerými spoločnosťami treba samostatne skontrolovať prepojenia bankových účtov, spoločností a PRP, ako aj prepojenie typu tovaru so spoločnosťou (ak je zvolený tento spôsob práce). Súhrny platieb kartou je tiež lepšie porovnávať každý deň, kým sa konkrétny predaj dá jednoducho nájsť podľa času a sumy.

Čo odovzdať technickej podpore, ak sa vám nepodarilo nájsť príčinu samostatne

Aby odborník nemusel začínať kontrolu iba od celkového rozdielu v Z-výkazoch, pripravte:

1. dátum a predajné miesto, kde vznikol rozdiel;

2. sumu bezhotovostných platieb podľa POS terminálu, PRP a Torgsoft;

3. výšku rozdielu;

4. výpis bankového terminálu s jednotlivými transakciami a ich časom;

5. PRP a spoločnosť, pre ktorú pokladnica pracovala;

6. sumu a približný čas podozrivej operácie;

7. fiškálne číslo dokladu, ak je k dispozícii;

8. číslo alebo údaje príslušného predaja v Torgsoft;

9. text chyby alebo snímku obrazovky, ak program alebo terminál počas platby zobrazil hlásenie.