Prečo pokladňa nesčítava: ako nájsť stratené šeky a opraviť chyby pred Z-výkazom

Uzavretie zmeny a vytvorenie Z-výkazu je finálnou a najzodpovednejšou etapou práce pokladníka. Zamestnanci sa však veľmi často stretávajú s problémom: suma skutočnej hotovosti alebo údaje z bankového terminálu sa nezhodujú s údajmi v programe alebo v softvérovej RP. Podnikatelia sa na technickú podporu najčastejšie obracajú so situáciami ako «sumy sa nezhodujú», «nesedí X-výkaz», «peniaze cez terminál prešli, ale v programe nie je účtenka». Rozdiely vznikajú pre ľudský faktor (nepozornosť pri výbere typu platby), technické poruchy (výpadok elektriny alebo internetu) alebo nesprávne nastavenia programu. Tento proces si od vedúceho zmeny alebo pokladníka vyžaduje pochopenie toho, ako porovnať údaje z troch rôznych zdrojov (terminál, pRP, evidenčný systém) a bezpečne vyrovnať zostatok bez porušenia daňovej legislatívy a bez dodatočného strhnutia peňazí zákazníkom.

Nižšie je uvedený podrobný návod na vyhľadanie a odstránenie najčastejších príčin rozdielov.

Krok 1. Trojuholník kontroly: kde hľadať rozdiel

Na nájdenie chyby musí vedúci zmeny porovnať údaje z troch zdrojov:

1. X-výkaz z bankového terminálu (ukazuje, koľko peňazí bolo skutočne strhnutých z kariet zákazníkov).

2. X-výkaz z pRP (možno ho zobraziť v Torgsoft cez formulár «Softvérová RP» -> karta «Analytika podľa softvérovej RP»). Ukazuje, aké sumy a s akými typmi platieb boli odoslané daňovému úradu.

3. Tovarový výkaz za deň / Pokladničný výkaz za deň v Torgsoft (ukazuje, čo bolo zaznamenané v samotnom evidenčnom systéme).

Okrem toho sa oplatí skontrolovať formulár «Analýza predaja fiškálneho tovaru», aby ste videli, ktoré účtenky získali fiškálny status a ktoré prešli ako nefiškálne.

Krok 2. Najčastejšie príčiny rozdielov a ich odstránenie

Príčina 1. Zamenil sa typ platby (hotovosť s bezhotovostnou platbou)

Stáva sa, že pokladník spracuje platbu cez bankový terminál, ale v programe Torgsoft omylom stlačí platbu «Hotovosťou» (alebo naopak). Výsledkom je, že v X-výkaze pRP bude suma bezhotovostných platieb vyššia alebo nižšia ako suma na termináli.

• Ako to nájsť? Porovnajte účtenky za deň v zozname výdavkov Torgsoft s účtenkami na termináli. Nájdite transakciu, ktorá bola spracovaná nesprávne.

• Ako to opraviť? Nájdenú účtenku treba opätovne spracovať so správnym typom platby. Ak zmena ešte nie je uzavretá, možno urobiť vrátenie chybnej účtenky (alebo storno, ak ide o poslednú účtenku) a predaj vykonať znova so správnou formou platby.

Príčina 2. Zabudlo sa stlačiť tlačidlo tlače fiškálnej účtenky

Ak je v nastaveniach programu Torgsoft (podmienka tlače účtenky) nastavený parameter «Na želanie zákazníka», pokladník jednoducho nemusí stlačiť tlačidlo tlače. V takom prípade sa predaj zaznamená vo vnútornej evidencii Torgsoft, tovar sa odpíše zo skladu, ale fiškálna účtenka sa nevytvorí a neodošle daňovému úradu. Môže sa to stať aj vtedy, ak počas predaja krátko vypadne elektrina alebo zmizne internet, program zobrazí požiadavku na licenciu a pokladník okno zatvorí, čím účtenku spracuje mimo pRP.

• Ako to nájsť? V «Analýze predaja fiškálneho tovaru» sa takéto predaje zobrazia bez fiškálneho označenia, hoci tovar mal byť fiškálny. Suma v pRP preto bude nižšia ako v Torgsoft.

• Ako to opraviť? Tieto účtenky treba opätovne spracovať cez pRP. Aby sa tomu predišlo v budúcnosti, majiteľom podnikania sa dôrazne odporúča zmeniť nastavenie podmienky tlače účtenky na «Povinne pre každý predaj».

Príčina 3. Zaseknuté predaje v «Konceptoch predajov»

Ak sa počas platby cez terminál stratí spojenie s bankou, vypadne elektrina alebo sa program núdzovo zatvorí, predaj sa nemusí dokončiť. Peniaze z karty zákazníka môžu byť strhnuté, ale v Torgsoft sa účtenka nezaznamená ako uzavretá.

• Ako to nájsť? Ak v nastaveniach nie je zaškrtnutá možnosť «Odoberať tovar zo skladu pri jeho pridaní do formulára Predaj», takýto nedokončený predaj sa dostane do menu Súbor -> Koncepty predajov. Ak je možnosť zaškrtnutá, hľadajte ho v menu Platba -> Nezaplatené predaje bežných zákazníkov.

• Ako to opraviť? Prejdite do «Konceptov predajov», označte potrebnú transakciu a stlačte «Obnoviť predaj». Potom dokončite platbu účtenky.

Krok 3. Návod na bezpečné opätovné spracovanie účteniek

Hlavné pravidlo opravy chýb: pri vyrovnávaní zostatku nesmiete zákazníkovi omylom strhnúť peniaze z bankovej karty druhýkrát.

1. Storno (zrušenie) poslednej účtenky. Ak sa pokladník práve pomýlil (napríklad zadal nesprávnu sumu) a bola to posledná zaregistrovaná účtenka v pRP, možno použiť funkciu Storno. Tá úplne anuluje zúčtovaciu účtenku, nezapočítava sa do súhrnov zmeny (Z/X-výkazov) a tovar sa vráti. Potom možno predaj spracovať správne.

2. Opätovné spracovanie bez spojenia s terminálom. Ak peniaze cez terminál úspešne prešli, ale účtenka sa nedostala do pRP (alebo skončila v «Konceptoch»), musíte predaj v Torgsoft spracovať ako bezhotovostnú platbu. Aby však terminál znova nečakal na priloženie karty, platbu treba vykonať bez odoslania sumy na bankový terminál (obídenie terminálu). Na to je potrebné v programe Torgsoft vykonať fiškálnu bezhotovostnú platbu, ale bez použitia priameho spojenia s terminálom. Tým sa vyrovná zostatok pRP s X-výkazom terminálu.

3. Použitie «Protokolu činností používateľov». Ak nie je jasné, odkiaľ rozdiel vznikol, vedúci zmeny musí otvoriť Súbor -> Protokol činností používateľov. Zaznamenáva sa tam každý krok pokladníka: či po platbe odstránil tovar z predaja, či zrušil účtenku alebo či sa zobrazili hlásenia o chybách daňového servera. To umožňuje obnoviť chronológiu udalostí a nájsť "stratené" sumy.

Väčšine rozdielov sa dá predísť, ak nastavíte povinnú tlač účtenky, naučíte pokladníkov kontrolovať «Koncepty predajov» po výpadkoch elektriny a pravidelne budete porovnávať X-výkazy počas dňa, nielen v poslednej minúte pred uzavretím zmeny.