Návrh predaja: ako nestratiť potvrdenie v prípade zlyhania a odložiť predaj

V procese predaja často vznikajú nepredvídané situácie: počas vytvárania veľkého dokladu v predajni môže náhle vypadnúť elektrina, počítač môže zamrznúť, môže vzniknúť chyba spojenia s platobným terminálom alebo so serverom daňovej správy (pRP). Stáva sa aj to, že si zákazník spomenie, že si zabudol peňaženku v aute, alebo sa rozhodne vrátiť do predajnej sály, aby si vybral ešte jeden tovar.

Aby pokladník nemusel skenovať všetok tovar znova, najmä ak ide o desiatky položiek, v programe Torgsoft sú k dispozícii mechanizmy na uloženie nedokončených dokladov. V závislosti od nastavení programu sa takéto "odložené" alebo "prerušené" predaje ukladajú do dvoch rôznych sekcií: «Koncepty predajov» alebo «Nezaplatené predaje bežných zákazníkov».

Nižšie je uvedený úplný návod, ako s týmito nástrojmi pracovať, aby ste ušetrili čas pokladníka a zabezpečili presnosť evidencie.

Kam sa dostanú "zaseknuté" doklady? Hlavné nastavenie

To, kam presne program odošle naskenovaný tovar v prípade zlyhania alebo odloženého predaja, závisí od jedného nastavenia.

Prejdite do menu Nastavenia — Parametre — Dokument.  Venujte pozornosť prepínaču «Odpisovať tovar zo skladu pri jeho pridaní do formulára "Predaj"»:

1. Ak je prepínač VYPNUTÝ (tovar sa zo skladu neodpisuje okamžite). Pri akomkoľvek núdzovom ukončení práce (výpadok elektriny, vypnutie počítača a pod.) sa tovar z nedokončeného dokladu automaticky uloží v režime Súbor — Koncepty predajov.
   
   

2. Ak je prepínač ZAPNUTÝ (tovar sa rezervuje okamžite). Hneď ako sa tovar dostane do formulára «Predaj», okamžite sa odpisuje zo skladu. Ak dôjde k zlyhaniu alebo sa počítač náhle vypne, takýto doklad sa presunie do sekcie Platba — Nezaplatené predaje bežných zákazníkov. Predaj sa považuje za nezaplatený, ak dlh na ňom predstavuje viac ako 0,09 UAH.

Scenár 1. Počítač sa vypol alebo zamrzol (obnovenie z «Konceptov»)

Ak je nastavenie okamžitého odpisovania zo skladu vypnuté, všetky prerušené predaje vás budú čakať v konceptoch. Je to užitočný nástroj, ak počas platby nastala chyba pRP, vypadol internet alebo sa počítač jednoducho reštartoval.

Podrobný postup obnovenia:

1. Prejdite do hlavného menu Súbor — Koncepty predajov.

2. V otvorenom okne uvidíte zoznam prerušených dokladov. Pre väčšie pohodlie sú tu stĺpce «Predajca» a «Zmenil», ktoré pomáhajú určiť, ktorý pokladník tovar predával a kto vykonal zmeny v predaji.

3. Označte potrebný koncept a kliknite na tlačidlo «Obnoviť predaj».

4. Potom prejdite do formulára predaja. Predaj budete môcť pokračovať jednoducho výberom obnoveného nezaplateného predaja zo zoznamu existujúcich predajov.

5. Dokončite predaj štandardným spôsobom: zadajte platbu a vytlačte fiškálny/predajný doklad.

Praktický príklad zo služby podpory Torgsoft:

Stávajú sa situácie, keď platba cez platobný terminál prejde úspešne, ale pre zlyhanie spojenia počítača alebo pRP sa doklad v programe nezaeviduje. V takom prípade odborníci obnovia doklad práve z «Konceptov predajov» a vykonajú jeho úhradu vo formulári nezaplatených predajov, aby sa vyrovnala evidencia.

Scenár 2. Zákazník odišiel po peniaze alebo si vyberá ďalší tovar (práca s «Nezaplatenými predajmi»)

Ak máte zapnuté okamžité odpisovanie tovaru zo skladu, prerušené doklady sa dostanú do nezaplatených predajov. Je to pohodlné, ak zákazník požiada o "odloženie" naskenovaného tovaru pri pokladni, kým si pôjde do auta po kartu alebo sa vráti do predajnej sály po ďalší tovar. Pokladník môže zatvoriť formulár predaja, aby obslúžil ďalších zákazníkov v rade.

Podrobný postup dokončenia odloženého predaja:

1. Keď sa zákazník vráti, prejdite do položky menu Platba — Nezaplatené predaje bežných zákazníkov.

2. Otvorí sa formulár «Kontrola úhrady predajov pre bežných zákazníkov», v ktorom sa zobrazuje zoznam všetkých nezaplatených dokladov.

3. Nájdite doklad vášho zákazníka.

4. Kliknite na tlačidlo «Zaplatiť». Program ponúkne zadanie platby, po čom sa stav dokladu zmení na zaplatený a bude možné vytlačiť fiškálny doklad.

Ako vyčistiť zoznam, ak sa zákazník nevrátil?

Ak sa zákazník nevrátil alebo ak pokladník z nevedomosti naskenoval všetok tovar znova do nového dokladu, pričom starý zostal "zaseknutý" v systéme, takýto nezaplatený predaj je potrebné vymazať. Označte zaseknutý doklad a kliknite na tlačidlo «Vymazať». Ak to neurobíte, tovar sa bude považovať za predaný/odpísaný zo skladu dvakrát, čo povedie k manku a vzniku záporných zostatkov na sklade.

Skrytie nezaplatených predajov:

Ak máte staré nezaplatené predaje, ktoré z určitých dôvodov nemožno vymazať, môžete ich skryť. Označte predaj a kliknite na tlačidlo «Skryť». Takéto doklady sa nebudú zobrazovať vo všeobecnom zozname. Ak ich chcete znova zobraziť, zapnite prepínač «Zobraziť skryté»: budú označené sivou farbou a prečiarknutým písmom. V prípade potreby ich môžete vrátiť do bežného stavu tlačidlom «Obnoviť».

Zhrnutie pre pokladníkov a administrátorov

• Nikdy neskenujte tovar znova, ak počas platby nastalo zlyhanie: výpadok elektriny, chyba pRP, alebo počítač "zamrzol". Váš doklad je uložený!

• V závislosti od nastavení ho hľadajte v Súbor -> Koncepty predajov alebo v Platba -> Nezaplatené predaje bežných zákazníkov.

• Vždy vymazávajte "zaseknuté" duplicitné doklady, aby nevznikali "mínusy" na sklade.