Deň hotovosti uzavretý alebo vytvorený s budúcim dátumom: ako to opraviť

Tento návod pomôže vyriešiť dve typické situácie: keď je potrebné vykonať zmeny v dokladoch za minulé obdobie, ale deň je zablokovaný, alebo keď sa v systéme objavil pokladničný deň s budúcim dátumom, ktorý úplne blokuje vykonávanie aktuálnych operácií.

Ako zistiť, že problém súvisí s pokladničným dňom

• Pri pokuse zaevidovať úhradu alebo zmeniť doklad, ktorý súvisí s úhradou, sa zobrazí hlásenie, že pokladničný deň je uzavretý a operácie sú zakázané.

• Vo formulári "Platba" — "Súhrn pokladne" sa zobrazujú záznamy s dátumami budúcich období.

• Nie je možné zaevidovať doklad alebo úhradu s aktuálnym dátumom.

Prečo pokladničný deň blokuje doklady a úhrady

• Štandardné správanie systému: pri zapnutom nastavení v parametroch systému "Uzávierka pokladničného dňa je povinná" systém automaticky uzavrie predchádzajúci deň pri vytvorení prvého finančného dokladu aktuálneho dňa. Robí sa to na ochranu vytvorených finančných dokladov pred spätnou zmenou používateľom.

• Nesprávny dátum v počítači: pri spustení programu alebo zaevidovaní dokladu mal operačný systém nesprávne nastavený dátum — program vytvoril pokladničný deň s budúcim dátumom a uzavrel aktuálny deň.

• Ručná zmena dátumu: používateľ cielene alebo náhodne zmenil dátum v parametroch dokladu, po čom systém zaevidoval operáciu s budúcim dátumom.

• Zobrazenie Správy o pokladni za deň s budúcim dátumom: používateľ omylom zobrazil Správu o pokladni za deň za budúci deň — program vytvoril pokladničný deň s budúcim dátumom a uzavrel aktuálny deň.

Riešenie:

Scenár A. Ako otvoriť uzavretý pokladničný deň na vykonanie zmien

Tento algoritmus sa používa vtedy, ak sú všetky dátumy v programe správne, ale potrebujete upraviť alebo vymazať doklad za už uzavreté obdobie.

1. Prejdite do hlavného menu Platba — Súhrn pokladne.

2. Kliknite na tlačidlo Vyčistiť pri poli filtra dátumu, aby sa zobrazil zoznam všetkých dní. Uzavreté dni sú označené príslušnou ikonou.

3. Ak chcete otvoriť deň v minulosti, program vyžaduje postupné otváranie. Označte všetky pokladničné dni, ktoré majú ikonu červeného zámku, začínajúc dnešným dňom a postupujúc späť k dátumu, ktorý potrebujete.

4. Kliknite na tlačidlo Zrušiť uzávierku pokladničného dňa.

5. Vykonajte potrebné zmeny.

    Upozornenie: na vymazanie záznamu finančného dokladu musí byť príslušný pokladničný deň otvorený, a ak ide o úhradu za tovar, túto úhradu je potrebné najskôr zrušiť priamo v doklade realizácie alebo príjmu.

6. Po ukončení práce s dokladmi nezabudnite tieto dni znova označiť a kliknúť na Uzavrieť pokladničný deň, aby sa zafixovali súhrny.

Scenár B. Ako presunúť finančný doklad s budúcim dátumom na správny dátum

Deň s budúcim dátumom nie je možné vymazať, preto je potrebné nájsť finančné doklady za tento budúci deň a presunúť ich na správny požadovaný dátum pri dodržaní pravidiel úprav finančných operácií.

1. Vyhľadanie finančných dokladov s nesprávnym dátumom: otvorte formulár Platba — Finančný doklad, vyčistite pravé obdobie analýzy informácií. Na kartách "Pokladňa" a "Bežný účet" skontrolujte, či sa tam nachádzajú finančné doklady zaevidované s budúcim dátumom.
2. Ak je finančný doklad s nesprávnym dátumom prepojený so skladovým dokladom realizácie alebo vrátenia, potom ho možno presunúť na správny dátum len zmenou dátumu skladového dokladu vo formulári "Sklad" — "Zoznam výdajov" a vo formulári "Sklad" — "Zoznam príjmov" príslušne. Na to vyberieme skladový doklad v uvedenom formulári, klikneme na tlačidlo "Zmeniť", nastavíme správny dátum dokladu a overíme, že je zaškrtnuté pole "Meniť aj dátum finančných dokladov súvisiacich s faktúrou", potom klikneme na tlačidlo "Zapísať".
3. Ak finančný doklad s nesprávnym dátumom patrí medzi doklady, ktoré boli vytvorené prostredníctvom jednej z operácií: "Prevod do inej pokladne", "Vybrať peniaze do pokladne", "Previesť na bežný účet", "Odovzdanie tržby" — takéto doklady nie je možné upravovať. Je potrebné vymazať konečný finančný doklad (ten, kam prišli finančné prostriedky) a vytvoriť nový doklad so správnym dátumom.
   
4. Ak finančný doklad s nesprávnym dátumom patrí medzi doklady, ktoré boli vytvorené ručne — môžete ho vo formulári "Finančný doklad" otvoriť na úpravu a zmeniť nesprávny dátum na správny.

Ako predísť opakovaniu problému

Aby sa podobným situáciám v budúcnosti predišlo, odporúča sa vykonať nasledujúce kroky:

• Nastavte v operačnom systéme Windows automatickú synchronizáciu času s internetom na všetkých počítačoch obchodnej siete.

• Obmedzte práva používateľov (napríklad rolu «Predajca») na úpravu dátumov dokladov a prístup k zmenám finančných dokladov, pričom tieto oprávnenia ponechajte administrátorovi alebo autorovi dokladu.

Kontrola výsledku

Po vykonaní návodu prejdite do Platba — Súhrn pokladne — tam nesmú byť žiadne súhrnné sumy za vytvorené budúce pokladničné dni a aktuálny deň musí byť otvorený.