Vrátenie bezhotovostných platieb priamo na bežný účet: ako nestratiť na poplatkoch za získanie

Podnikatelia sa často obracajú s nasledujúcou otázkou: pri prijímaní priamych platieb od právnických alebo fyzických osôb na zúčtovací účet (podľa údajov IBAN) banka neúčtuje poplatok za acquiring, no pri spracovaní vrátenia týchto peňazí klientovi program automaticky odpočítaval percento acquiringu.

To spôsobovalo skreslenie vo finančnej evidencii, pretože pri priamom prevode príde suma v plnej výške a treba ju vrátiť ako bežnú platbu, bez strát na poplatkoch. Špeciálny režim «Nezohľadňovať acquiring» je potrebný práve na to, aby podnikateľ pri výplatách a práci s bankovými výpismi mohol správne zaevidovať pohyb peňazí, vyhnúť sa vytváraniu zbytočných finančných dokladov na acquiring a zachovať presnosť vyrovnaní s klientmi.

Nižšie je uvedený podrobný návod, ako tento mechanizmus funguje, kde sa používa a ako správne nastaviť program Torgsoft, aby ste nestrácali peniaze na poplatkoch.

1. Podstata funkcie «Nezohľadňovať acquiring»

V programe Torgsoft je možné pre zúčtovacie účty nastaviť percento alebo sumu bankového poplatku (acquiringu). V predvolenom nastavení, ak platba alebo vrátenie prechádza cez takýto účet, program automaticky vytvorí finančný doklad na sumu poplatku.

Na vyriešenie problému s priamymi platbami vývojári pridali špeciálny prepínač (checkbox) «Nezohľadňovať acquiring». Je dostupný výlučne pri výbere «Bezhotovostnej formy platby». Keď je tento prepínač zapnutý, finančný doklad na účtovanie acquiringu sa jednoducho nevytvorí.

2. Ako to funguje v rôznych režimoch Torgsoft?

A. Obchod s vystavením faktúry (OVF)

Priame bezhotovostné platby sa najčastejšie spracúvajú práve v režime veľkoobchodu alebo internetového obchodu.

• Keď vykonávate vrátenie tovaru v OVF a kliknete na tlačidlo «Vyplatiť», otvorí sa formulár «Výplata peňazí podľa faktúry».

• V tomto formulári vyberte bezhotovostnú formu a zúčtovací účet.

• Zaškrtnite «Nezohľadňovať acquiring». Potom program vráti klientovi peniaze v plnej výške bez vytvorenia finančných nákladov na acquiringové služby.

B. Práca s bankovými výpismi (Privat24, Monobank)

Pri načítaní bankových výpisov podnikatelia dostávajú už «čisté» sumy, ktoré reálne prišli na účet IBAN (bez acquiringu). Ak sa takáto platba priradí k účtu v Torgsoft, program mohol omylom ešte raz odpočítať percento. Na vyriešenie tohto problému:

• Prejdite do Nastavenia -> Parametre -> Doplnkové funkcie -> Výpisy z bankových účtov.

• Venujte pozornosť nastaveniu «Zohľadňovať acquiring pri vytváraní platby» (je zapnuté v predvolenom nastavení).

• Aj priamo vo formulári úpravy «neurčenej platby» (ktorá prichádza z výpisu) bol pridaný prepínač «Nezohľadňovať acquiring». Acquiring môžete vypínať pre jednotlivé priame platby, čo poskytuje flexibilitu vo finančnej evidencii.

C. Zostatok s sprostredkovateľmi a opravy

Formulár výplaty s možnosťou vypnúť acquiring sa používa aj pri vyrovnaniach so sprostredkovateľmi (Marketing -> Sprostredkovateľ -> Vložiť výplatu sprostredkovateľovi). Stav tohto prepínača sa ukladá v registri systému, takže ho nebudete musieť stláčať zakaždým. Rovnaká funkcionalita je dostupná aj v module «Oprava».

3. Nuansy práce, ak bola platba vykonaná cez POS terminál

Ak klient neplatil priamym prevodom, ale práve cez bankový POS terminál vo vašej predajni, acquiring bol bankou účtovaný oprávnene. V takom prípade platia iné pravidlá:

1. Vrátenie bezhotovostnej platby. Ak klient zaplatil za tovar kartou cez POS terminál, vrátenie treba spracovať v rovnakej forme platby — bezhotovostne. Na tento účel v Torgsoft vyberte možnosť «Vrátiť v tej istej forme, v ktorej bola vykonaná platba za tovar». Program nekontroluje, či sa používa tá istá karta klienta: spracovanie vrátenia vykonáva bankový terminál podľa pravidiel banky a platobného systému. Preto je táto možnosť potrebná predovšetkým na správne spracovanie bezhotovostného vrátenia cez príslušný platobný kanál, nie na nútenú kontrolu konkrétnej karty.

2. Ak terminál nie je dostupný. Môžu nastať prípady, keď terminál zamrzne, nie je internet alebo vykonávate vrátenie offline. Vtedy je potrebné počas vrátenia zrušiť zaškrtnutie «Používať spojenie s bankovým terminálom». Program si vyžiada parametre platby na ručné zadanie (na fiškalizáciu dokladu), ale fyzicky sa na terminál obracať nebude.

Aby ste nestrácali vlastné peniaze pre dvojité odpočítanie poplatkov pri vrátení priamych bankových platieb alebo pri práci s výpismi, vždy používajte prepínač «Nezohľadňovať acquiring» počas bezhotovostných výplat. To umožní viesť presnú finančnú evidenciu v programe Torgsoft a oddeliť skutočné kartové transakcie cez POS terminály od bežných prevodov podľa platobných údajov.