Články o finančnej analýze v Torgsoft: ako nastaviť štruktúru príjmov a výdavkov pre presné účtovníctvo

Položky finančnej analýzy: ako vytvoriť štruktúru príjmov a výdavkov

Predajňa môže mať vysoké tržby, no na konci mesiaca majiteľ nerozumie, kam sa peniaze podeli. Časť išla dodávateľom, časť — na mzdy, nájomné, reklamu a bankové poplatky, ďalšiu časť si majiteľ vybral na osobné potreby. Aby bolo možné sledovať nielen zostatok v pokladni, ale aj štruktúru peňažných tokov, Torgsoft používa položky finančnej analýzy.

Čo sú položky finančnej analýzy?

Položka finančnej analýzy ukazuje, z akého dôvodu boli peniaze prijaté alebo vynaložené.

Napríklad predaj tovaru je priradený k položke Tržby z predaja, platba za nakúpený tovar — k položke Vyrovnania s dodávateľmi a prevod peňazí z pokladne na bankový účet — k položke Interný obeh.

Torgsoft obsahuje kľúčové položky, ktoré program používa pri príslušných operáciách: Tržby z predaja, Vyrovnania s dodávateľmi, Interný obeh, Výber bonusov, Bankový poplatok, Výmena meny, Mzda a Akceptácia kartových platieb. K nim môžete pridávať vlastné podradené položky. 

Napríklad všeobecnú položku Mzda možno podrobnejšie rozdeliť na:

• základnú mzdu;

• prémie;

• úkolovú mzdu;

• ostatné platby zamestnancom.

Majiteľ tak vidí celkovú sumu za danú oblasť aj jej jednotlivé zložky.

Peňažný tok a zisk nie sú to isté

Toto je základné pravidlo finančnej analýzy.

Ak predajňa zaplatí dodávateľovi 100 000 UAH za novú dodávku tovaru, na bankovom účte bude o 100 000 UAH menej. Tieto peniaze však nezmizli: podnik za ne získal tovar.

Preto platba dodávateľovi predstavuje pohyb peňazí, ale nie bežný prevádzkový výdavok, akým je nájomné alebo mzda. V Torgsoft sa vyrovnania s dodávateľmi nezahŕňajú do výdavkov rovnakým spôsobom. 

Rovnako prevod 30 000 UAH z pokladne predajne na bankový účet nerobí podnik ani bohatším, ani chudobnejším. Peniaze iba zmenili miesto uloženia. Na takéto operácie sa používa položka Interný obeh.

Preto je lepšie vytvárať strom položiek podľa ekonomickej podstaty operácie, nie podľa zásady «všetko, čo odišlo z pokladne, sú výdavky».

Ktoré položky je vhodné zahrnúť do výdavkov?

Pri vytváraní vlastnej položky v Torgsoft je k dispozícii možnosť Zahrnúť do výdavkov. Ak je zapnutá, operácie priradené k tejto položke sa pri výpočte zisku zohľadňujú ako výdavky podniku.

V bežnej predajni môžu medzi takéto položky patriť:

Nie je potrebné vytvárať samostatnú položku pre každý drobný nákup. Ak dnes predajňa kúpi papier, zajtra perá a pozajtra batérie, na riadenie podniku zvyčajne stačí sledovať tieto nákupy v skupine Prevádzkové výdavky.

Tým sa zároveň znižuje počet chýb: čím viac podobných položiek existuje, tým častejšie sa rovnaké výdavky zaraďujú do rôznych kategórií.

Ako môže vyzerať strom položiek predajne

Pre malý alebo stredne veľký maloobchodný podnik môže byť praktická nasledujúca štruktúra:

Systémové položky zostávajú základom tejto štruktúry. Vlastné vetvy slúžia na podrobnejšie členenie, ktoré je dôležité práve pre váš podnik.

Nákup drahej chladničky, pokladničného vybavenia alebo rekonštrukciu priestorov je vhodné evidovať oddelene od pravidelných mesačných výdavkov. Jednorazový veľký nákup tak nezakryje vývoj bežných výdavkov predajne. Spôsob zohľadňovania takýchto investícií pri výpočte manažérskeho zisku je vhodné stanoviť raz spolu s osobou zodpovednou za financie a následne ho dôsledne používať.

Osobné peniaze majiteľa treba evidovať oddelene

Jednou z častých príčin nejasností je situácia, keď majiteľ vyberá peniaze z pokladne alebo používa firemnú platobnú kartu na osobné potreby.

Napríklad predajňa zarobila peniaze a majiteľ firemnou kartou zaplatil za osobný nákup. Ak sa táto operácia zaznamená ako «Prevádzkové výdavky», výkaz ukáže, že predajňa tieto prostriedky minula na svoju činnosť. To skresľuje finančný obraz.

Dokumentácia Torgsoft pre takéto operácie uvádza samostatnú všeobecnú bilančnú položku «Dividendy». V prípade potreby ju možno podrobnejšie rozdeliť, ale na riadenie predajne často stačí sledovať celkovú sumu peňazí, ktoré si majiteľ vybral z podnikania na osobné potreby. 

Tieto operácie netreba miešať s nájomným, reklamou, mzdami ani inými výdavkami na prevádzku predajne.

Ako nastaviť strom položiek v Torgsoft

Najskôr otvorte Nastavenia → Parametre → Finančná analýza a skontrolujte kľúčové položky, ktoré program používa.

Ak chcete zmeniť strom položiek, otvorte Platba → Bilancia podľa položiek finančnej analýzy → Upraviť. Položky môžete pridávať, upravovať a usporiadať do hierarchie podradených vetiev. 

Pri vytváraní novej položky:

1. Vyberte nadradenú vetvu.

2. Pridajte položku a dajte jej zrozumiteľný názov.

3. Ak ide o prevádzkový výdavok, zapnite možnosť Zahrnúť do výdavkov.

4. Určite, či má položka ovplyvňovať bilanciu s partnerom.

V Torgsoft bilančné položky ovplyvňujú vzájomné vyrovnania s partnermi, zatiaľ čo nebilančné položky nie. Ak je položka označená ako bilančná, možnosť Zahrnúť do výdavkov sa stane nedostupnou. 

Pri nájomnom, reklame alebo telekomunikačných službách je pre podnikateľa zvyčajne dôležité vidieť sumu výdavkov, nie dlh voči konkrétnemu partnerovi. Pri vyrovnaniach s dodávateľmi je naopak dôležitý stav vzájomných záväzkov.

Nedávajte pokladníkovi zbytočný prístup k finančným položkám

Pokladník potrebuje prístup k položkám, s ktorými pracuje pri svojich operáciách. Nemusí však vidieť celú finančnú štruktúru spoločnosti.

Torgsoft umožňuje obmedziť prístup používateľa k položkám finančnej analýzy. Majiteľ tak môže zamestnancovi sprístupniť iba kategórie potrebné na jeho prácu. 

To zároveň zjednodušuje výber správnej položky a znižuje počet náhodných chýb.

Príklad: čo ukáže finančná analýza predajne

Predstavme si predajňu s oblečením, ktorá má za mesiac tieto ukazovatele:

• predaj — 500 000 UAH;

• obstarávacia cena predaného tovaru — 280 000 UAH;

• platby dodávateľom — 300 000 UAH;

• mzdy — 70 000 UAH;

• nájomné — 40 000 UAH;

• reklama — 15 000 UAH;

• energie a komunálne služby — 8 000 UAH;

• poplatky za akceptáciu kartových platieb — 7 500 UAH;

• bankové poplatky — 1 200 UAH;

• majiteľ si vybral na osobné potreby — 25 000 UAH;

• 100 000 UAH bolo prevedených z pokladne na bankový účet.

Ak sledujete iba pohyb peňazí, môžete vidieť veľké odtoky: 300 000 UAH dodávateľom, 141 700 UAH na prevádzkové výdavky a 25 000 UAH majiteľovi.

To však neznamená, že predajňa dosiahla stratu.

Z predaja vo výške 500 000 UAH tvorila obstarávacia cena predaného tovaru 280 000 UAH. Tovarový zisk v tomto zjednodušenom príklade teda predstavuje 220 000 UAH.

Pravidelné prevádzkové výdavky dosiahli: 70 000 + 40 000 + 15 000 + 8 000 + 7 500 + 1 200 = 141 700 UAH. Zostáva 78 300 UAH.

Pritom:

• 300 000 UAH zaplatených dodávateľom netreba druhýkrát odpočítavať ako bežné výdavky: časť nakúpeného tovaru mohla zostať na sklade;

• 100 000 UAH prevedených medzi pokladňou a bankovým účtom predstavuje interný pohyb peňazí, nie výdavok;

• 25 000 UAH vybraných majiteľom predstavuje samostatný výber peňazí z podnikania, nie výdavok predajne na predaj tovaru.

Práve preto treba zostatok peňazí, peňažné toky a zisk analyzovať oddelene.

Prečo sa zisk vo výkaze nemusí zhodovať s peniazmi na účte

V maloobchodnej predajni sa predaj a platba zvyčajne uskutočňujú súčasne: zákazník si prevezme tovar a ihneď zaplatí.

V internetovom obchode alebo vo veľkoobchode to však nie je vždy tak. Napríklad predajňa dnes odošle objednávku na dobierku, ale peniaze od prepravcu dostane až o niekoľko dní.

V Torgsoft sa zisk v režime Analýza → Obdobie vypočítava podľa expedovaného tovaru. Na kontrolu skutočného pohybu peňazí použite Platba → Bilancia podľa položiek finančnej analýzy. 

Preto otázka «prečo program vykazuje zisk, keď tieto peniaze ešte nie sú na účte?» môže mať úplne prirodzené vysvetlenie: tovar už bol expedovaný, ale zákazník ešte nezaplatil.

Kde kontrolovať peňažné toky

V režime Bilancia podľa položiek finančnej analýzy môžete vybrať obdobie, predajné miesto a menu. Výkaz zobrazuje strom položiek, príjmy, výdavky a zostatok za každú vetvu. Pri konkrétnej položke tlačidlo Operácie... otvorí zoznam dokladov, z ktorých sa daná suma skladá. 

Je to užitočné napríklad vtedy, keď výdavky na reklamu dosiahli v jednom mesiaci 15 000 UAH a v ďalšom 32 000 UAH. Najskôr vidíte zmenu v danej položke a potom môžete otvoriť operácie a skontrolovať, z čoho sa suma vytvorila.

Inkaso alebo odovzdanie tržby

Ak majiteľ vedie v Torgsoft úplnú finančnú evidenciu, je dôležité, aby peniaze nezmizli z interného účtovného obehu.

Dokumentácia Torgsoft pre takýto prípad odporúča používať funkciu Odovzdať tržbu namiesto funkcie Inkaso. Pri odovzdaní tržby sa peniaze presunú do inej pokladne a zostávajú v evidencii. Pri inkase sa vyberajú z interného obehu programu. 

Napríklad ak predavač na konci dňa odovzdá majiteľovi 20 000 UAH a majiteľ z týchto peňazí neskôr zaplatí nájomné, mzdy a nákup tovaru, pre úplnú finančnú evidenciu je dôležité zachovať celú cestu týchto peňazí v systéme.

Ako udržiavať strom položiek prehľadný

Neprestavujte štruktúru každý mesiac. Inak bude náročné porovnať marcovú položku «Reklama» s aprílovými položkami «Google Ads», «Instagram», «Propagácia» a «Ostatné reklamné výdavky».

Lepšie je raz stanoviť základné pravidlá: jedna ekonomická operácia — jedna zrozumiteľná položka; rovnaké operácie — vždy rovnaká položka; nová podpoložka vzniká iba vtedy, keď ju potrebujete analyzovať samostatne.

Raz za niekoľko mesiacov skontrolujte strom položiek: či neobsahuje duplicity, nepoužívané položky alebo príliš všeobecné kategórie, v ktorých už nie je možné pochopiť štruktúru výdavkov. Tento prístup zodpovedá aj všeobecnej praxi tvorby finančných klasifikačných systémov: podrobnosť má byť dostatočná na riadenie podniku, ale nie taká rozsiahla, aby sa samotná klasifikácia stala zdrojom chýb. 

Hlavné pravidlo

Najskôr rozdeľte všetky operácie do štyroch zrozumiteľných skupín: peniaze z predaja, vyrovnania za tovar, prevádzkové výdavky a interné presuny. Osobné výbery majiteľa a veľké investície do rozvoja podniku evidujte samostatne.

Potom podrobnejšie rozčleňte iba tie položky, pri ktorých skutočne plánujete porovnávať obdobia a prijímať rozhodnutia. Finančná analýza v Torgsoft tak odpovedá na praktické otázky majiteľa: koľko peňazí prišlo, kam odišli, koľko stojí prevádzka predajne a prečo sa zostatok peňazí líši od zisku.