Identifikácia kupujúceho pri pokladni: bonusy, VIP klienti a overenie

Problém rýchlej a bezpečnej obsluhy stálych zákazníkov patrí medzi najčastejšie dôvody, prečo sa podnikatelia obracajú na automatizáciu obchodu. Na jednej strane musí pokladník v priebehu niekoľkých sekúnd nájsť zákazníka v databáze, aby nevznikal rad. Na druhej strane sa majitelia firiem pravidelne stretávajú so zneužívaním: nepoctiví predajcovia realizujú predaje cez vlastné zľavové karty alebo karty známych, čím si prisvojujú cudzie bonusy a zľavy. Okrem toho vznikajú ťažkosti s kontrolou dlhov «dôveryhodných» zákazníkov a nejasnosti v situáciách, keď zákazník zaplatil zálohu a následne požiadal o prepísanie objednávky na inú osobu. Na riešenie týchto úloh sú v programe na evidenciu k dispozícii špeciálne režimy: rýchla identifikácia, prísne SMS overenie pri odpisovaní bonusov a flexibilné nastavenia pre VIP zákazníkov.

Nižšie je uvedený kompletný prehľad nastavení týchto procesov v programe Torgsoft.

1. Rýchle vyhľadanie zákazníka pri pokladni

Aby zákazník mohol rýchlo získať svoju zľavu alebo nazbierať bonusy, program ponúka niekoľko okamžitých spôsobov identifikácie priamo v okne «Predaj»:

• Skenovanie zľavovej karty. Je to najrýchlejší spôsob. Predajca jednoducho naskenuje čiarový kód karty alebo ho načíta z obrazovky smartfónu zákazníka za predpokladu, že kurzor sa nachádza v poli «ČK/Art.». Informácie o zákazníkovi sa okamžite zobrazia na paneli.

• Vyhľadávanie podľa telefónneho čísla. Ak zákazník zabudol kartu, možno ho nájsť podľa čísla mobilného telefónu. Vyhľadávanie ignoruje oddeľovače a ďalšie znaky, ako sú medzery, pomlčky, znamienko plus a podobne, takže pokladník môže číslo zadať v ľubovoľnom pohodlnom formáte. Ak sa zákazník nenájde, program môže okamžite ponúknuť vytvorenie novej zákazníckej karty.

Na dodatočnú ochranu je možné použiť možnosť «Overenie zľavovej karty cez SMS». V tomto prípade pri pridaní zákazníka do predaja podľa telefónneho čísla program odošle zákazníkovi SMS s potvrdzovacím kódom. Zákazník sa pridá do predaja až po zadaní správneho kódu, čo pomáha uplatniť zľavy a bonusy práve pre vlastníka karty.

2. Ochrana pred zneužitím: overenie pri odpisovaní bonusov

Aby sa zabránilo situáciám, keď predajca odpíše cudzie bonusy vo svoj prospech, možno použiť aj doplnkovú možnosť «Overenie zľavovej karty cez SMS».

Majiteľ môže program nastaviť tak, aby sa potvrdenie cez telefón vyžadovalo práve v okamihu odpisovania bonusov.

Ako to nastaviť a ako to funguje:

1. V nastaveniach programu (Nastavenia — Parametre — Doplnkové funkcie — Overenie zľavovej karty cez SMS) je potrebné aktivovať prepínač «Na potvrdenie odpísania bonusov».

2. Keď chce zákazník zaplatiť bonusmi v okne «Predaj» alebo «Predaj s vystavením faktúry», pokladník klikne na «Zaplatiť bonusmi» a zadá sumu bonusov na odpísanie.

3. Po kliknutí na tlačidlo «Zaplatiť» program automaticky vygeneruje a odošle zákazníkovi SMS alebo Viber správu s tajným kódom.

4. Na obrazovke pokladníka sa zobrazí okno na zadanie tohto kódu. Bez zadania správneho kódu od zákazníka nie je možné bonusy odpísať.

3. Pravidlá práce s VIP zákazníkmi: predaj na dlh

Pre špeciálnych, privilegovaných zákazníkov existuje v programe status VIP zákazníka, ktorý umožňuje vydať tovar na dlh, teda s odloženou platbou.

Ako nastaviť a predávať na dlh:

1. V karte zákazníka (Marketing — Zákazníci) je potrebné zaškrtnúť možnosť «VIP zákazník».

2. Tam je možné nastaviť aj limit dôvery vyplnením poľa «Maximálna suma dlhu». VIP zákazník si nebude môcť vziať tovar na dlh v sume, ktorá presahuje tento limit.

3. Na správne vedenie dlhov sa odporúča používať režim «Čiastočná platba s rozpisom podľa tovaru», ktorý sa nastavuje v časti Nastavenia — Parametre - VIP zákazníci. To umožňuje vidieť dlh nie ako celkovú sumu, ale v členení podľa každej konkrétnej nezaplatenej položky.

4. Proces predaja: pokladník pridá tovar do predaja, identifikuje VIP zákazníka a klikne na tlačidlo «Zaplatiť». V okne platby VIP zákazníka stačí na vydanie tovaru bez platby, teda na dlh, kliknúť na tlačidlo «Pokračovať». Celá suma nákupu sa automaticky prenesie do dlhu zákazníka.

4. Zmena zákazníka po prijatí zálohy

 DÔLEŽITÉ UPOZORNENIE

Jednou z kritických chýb, ktorých sa používatelia často dopúšťajú, je pokus zmeniť zákazníka v už vytvorenej objednávke po tom, ako k nej bola prijatá záloha.

Prečo sa to nesmie robiť? 

Ak sa pokúsite zmeniť zákazníka v objednávke, ku ktorej už existuje platba, program zobrazí chybu: "Akcia je zakázaná... už existujú predaje, ktoré používajú zálohu". Dôvodom je, že finančný doklad, teda záloha, je už pevne naviazaný na finančný zostatok prvého zákazníka. Jednoduchá zmena mena v objednávke spôsobí rozdiely v evidencii: peniaze zostanú na zostatku prvého zákazníka a tovar bude evidovaný na iného.

Ako túto situáciu správne opraviť? 

Ak vznikne potreba prepísať zaplatenú objednávku na inú osobu, postupujte podľa tohto algoritmu:

1. Vráťte zálohu zákazníkovi, na ktorého bola pôvodne prijatá. Tým sa vyrovná jeho finančný zostatok.

2. Potom zmeňte zákazníka v objednávke na správneho alebo zrušte starú objednávku a vytvorte novú na potrebnú osobu.

3. Zaevidujte zálohu znova, tentoraz už na nového, správneho zákazníka.

Dodržiavanie týchto pravidiel pomáha predchádzať rozdielom v pokladni, chráni pred manipuláciami so zľavami a robí finančnú evidenciu dlhov a záloh transparentnou.