Ako zabrániť cenovým podvodom: kontrola prirážok a obmedzenia práv predajcov

V programe Torgsoft je široký výber nástrojov na minimalizáciu rizík podvodov zo strany personálu a na ochranu zisku majiteľa. 

1. Kontrola cien a minimálnej prirážky

Jedným z hlavných rizík je predaj tovaru za zníženú cenu (napríklad známym predajcu) alebo chybný predaj pod obstarávacou cenou. Torgsoft umožňuje automatizovať kontrolu nad týmito situáciami:

• Kontrola minimálnej predajnej ceny. V nastaveniach používateľa (Nastavenia — Používatelia) sa nachádza pole «Kontrola minimálnej predajnej ceny». Umožňuje vybrať scenár správania programu, ak sa predajná cena (v dôsledku zliav, akcií alebo ručnej zmeny) stane nižšou ako obstarávacia cena:

• «Spýtať sa na predaj pod obstarávacou cenou». Program zobrazí upozornenie a umožní predajcovi rozhodnúť sa, či predať alebo nie. Dôležité: toto nastavenie môže ovplyvniť rýchlosť práce programu pri pridávaní tovaru do predaja, pretože systém prepočítava obstarávaciu cenu "za pochodu".

• «Predať za obstarávaciu cenu + min. tovarová prirážka». Program automaticky zvýši cenu na úroveň obstarávacej ceny plus zadané percento.

• «Povolený predaj pod obstarávacou cenou». Bez obmedzení (neodporúča sa pre bežných predajcov).

• Minimálna tovarová prirážka. Môžete nastaviť globálne percento minimálnej prirážky (Nastavenia — Parametre — Tovar), pod ktoré systém pri automatickej kontrole nedovolí znížiť cenu.

2. Zákaz predaja «do mínusu» (nedostatok tovaru)

Predaj tovaru, ktorý sa v programe v skutočnosti nenachádza na sklade (predaj «do mínusu»), vytvára neporiadok v evidencii a môže skrývať krádeže alebo zámeny tovaru.

• Nastavenie. V parametroch evidencie si môžete vybrať akciu pri nedostatku tovaru: «Povoliť predaj do mínusu», «Upozorniť» alebo «Zakázať predaj do mínusu».

• Flexibilita. Toto nastavenie je možné použiť globálne, samostatne pre každé stredisko evidencie alebo dokonca pre každý druh tovaru.

3. Obmedzenie prístupových práv (Roly)

Najefektívnejší spôsob boja proti podvodom je správne nastavenie rolí (napríklad rola «Predajca» s obmedzenými právami).

• Zákaz zmeny cien. Môžete zakázať predajcovi meniť predajnú cenu pri predaji. Tým sa vylúči možnosť svojvoľného zníženia ceny.

• Zákaz zobrazenia nákupných cien. Predajca nemusí poznať obstarávaciu cenu tovaru ani prirážku. Môžete vypnúť nastavenie «Povolené vidieť nákupné ceny».

• Zákaz odstránenia tovaru z predaja. Ak je tento parameter aktívny, predajca nebude môcť odstrániť už naskenovaný tovar z dokladu bez potvrdenia administrátora. Tým sa predchádza schéme, keď sa tovar naskenuje (zákazník vidí sumu), peniaze sa vezmú, potom sa tovar z dokladu odstráni a peniaze si niekto prisvojí.

• Skrytie súhrnných údajov. Je možné zakázať zobrazenie celkovej sumy tržby v pokladnici alebo výsledkov práce predajne.

4. Riziká spojené so zľavami a ich odstránenie

Existuje rozšírená schéma podvodu «zľava do vrecka»: predajca vezme od zákazníka plnú sumu, ale v programe zaeviduje predaj so zľavou a rozdiel si nechá pre seba.

• Zákaz ručného zadania vernostnej karty. V nastaveniach prístupu môžete zakázať predajcovi zadávať číslo vernostnej karty z klávesnice (iba skenerom). Tým sa zabráni tomu, aby predajca používal čísla kariet svojich známych alebo zapamätané čísla na poskytovanie neoprávnených zliav.

• Zrušenie ručných zliav. Odporúča sa obmedziť právo predajcu poskytovať ručné zľavy alebo «upravovať sumu» bez vážneho dôvodu.

• Overenie vernostnej karty cez SMS. Doplnková možnosť Torgsoftu, ktorá predpokladá zadanie kódu, ktorý zákazník dostane v SMS správe, na potvrdenie vernostnej karty.

5. Kontrola prostredníctvom zariadení

• Bankový terminál. Integrácia terminálu s Torgsoft vylučuje chyby (alebo úmyselné konanie) pri ručnom zadávaní sumy na termináli. Suma na úhradu sa prenáša automaticky, čo znemožňuje situáciu, keď zákazník zaplatil menej alebo predajca vykonal platbu «mimo pokladnice».

• Skener čiarových kódov. Minimalizuje zámeny tovaru (neúmyselný alebo úmyselný predaj jedného tovaru namiesto iného, napríklad lacnejšieho namiesto drahšieho).

6. Protokolovanie a analýza

Ak preventívne opatrenia nezabrali, Torgsoft umožňuje odhaliť porušenia dodatočne:

• Evidencia odstránenia tovaru. Ak je povolené odstránenie tovaru z dokladu, možno nastaviť povinné zadanie dôvodu odstránenia. Tieto úkony sa zaznamenávajú do reportu «Zrušený tovar z predaja».

• Protokol akcií používateľov. Zaznamenáva zmeny v dokumentoch, nastaveniach a kartách zákazníkov.

• Denník zmien dokumentov. Umožňuje vidieť, kto a kedy upravoval finančné alebo skladové dokumenty.

Odporúčanie: pre maximálnu bezpečnosť používajte politiku prístupu podľa rolí, zakážte predaj «do mínusu» a predaj pod obstarávacou cenou a pravidelne kontrolujte reporty o zrušenom tovare a akciách používateľov.