Kontrola zmien cien: Protokol o precenení, Zákon o precenení a Denník akcií používateľa

Na kontrolu zmien cien v programe Torgsoft je k dispozícii niekoľko nástrojov, ktoré umožňujú nielen zaznamenať samotný fakt zmeny ceny tovaru, ale aj sledovať, kto a kedy túto zmenu vykonal. Hlavnými mechanizmami sú Protokol precenenia, Akt precenenia a reporty o Zmenách predajnej ceny.

Nižšie uvádzame podrobné informácie o tom, ako tieto nástroje fungujú a ako nastaviť zodpovednosť za úpravy.

1. Protokol precenenia

Tento režim je určený na automatické zaznamenávanie informácií o tovaroch, pri ktorých došlo k akejkoľvek zmene maloobchodnej ceny.

• Ako to funguje. Protokol zobrazuje zoznam tovarov, ktoré boli precenené na konkrétnom centre evidencie za určité obdobie. Môžete vidieť tovar, starú a novú cenu, ako aj množstvo tovaru na sklade v čase precenenia.

• Nastavenie. Aby sa protokol napĺňal údajmi, je potrebné aktivovať príslušné nastavenie. Prejdite do Nastavenia — Parametre — Evidencia a zapnite prepínač «Zahrnúť množstvo tovaru do protokolu precenenia (vytvárať protokol precenenia)». Ak je tento prepínač vypnutý, protokol zostane prázdny.

• Kontrola pri prihlásení. Program je možné nastaviť tak, aby sa pri prihlásení zobrazilo okno s protokolom precenenia, aby zamestnanci videli zmeny cien. Toto sa nastavuje v Nastavenia — Parametre — Všeobecné — «Zobrazovať protokol precenenia pri prihlásení».

2. Akt precenenia (Plánovaná zmena cien)

Ak chcete zmenu cien pripraviť vopred a uplatniť ju v konkrétnom momente, používa sa Akt precenenia (Dokument — Akt precenenia).

• Zodpovednosť. Každý akt precenenia uchováva históriu: číslo dokumentu, dátum a vykonávateľa, teda používateľa, ktorý akt vytvoril.

• Proces. Vytvoríte akt, pridáte tovary pomocou skenera alebo zo skladu, zadáte nové ceny alebo zľavy. Zmeny nadobudnú platnosť až po stlačení tlačidla «Použiť precenenie». Po použití sa tovar automaticky dostane aj do Protokolu precenenia.

3. Sledovanie zodpovednosti za úpravy (Kto zmenil cenu?)

Ak sa cena zmenila "náhle" a je potrebné nájsť zodpovednú osobu, v Torgsoft existujú špeciálne protokoly a reporty:

A. Report «Zmeny predajnej ceny» 

Toto je najpriamejší spôsob, ako zistiť históriu zmien.

• Cesta. Sklad — Zmeny predajnej ceny.

• Čo zobrazuje. Tento report zobrazuje zmenu predajnej ceny za určité obdobie podľa centier evidencie.

• Ako nájsť zodpovedného? Technická podpora odporúča používať práve tento formulár na zistenie, kedy a kým bola zmenená predajná cena tovaru.

B. Protokol akcií používateľov 

Ide o globálny protokol udalostí v systéme (Súbor — Protokol akcií používateľov).

• Zaznamenáva akcie, ako je nový príjem, realizácia, tlač etikiet a podobne. Môžu sa tu zaznamenávať aj chyby a zmeny dôležitých parametrov. Záznamy v tomto protokole sa vytvárajú automaticky a používatelia ich nemôžu upravovať ani mazať, čo zaručuje dôveryhodnosť údajov.

C. Protokol zmien dokumentov 

Ak k zmenám došlo vo vnútri dokladu, napríklad ak bola spätne zmenená cena v príjemke, zaznamenáva sa to tu (Súbor — Protokol zmien dokumentov).

• Podmienka. V nastaveniach je potrebné zapnúť prepínač «Viesť protokol zmien dokumentov» (Nastavenia — Parametre — Prístup).

4. Obmedzenie prístupových práv (Prevencia)

Aby sa predišlo neoprávneným zmenám cien, je potrebné správne nastaviť používateľské roly, napríklad pre predavačov:

1. Zákaz zmeny cien pri realizácii. V nastaveniach roly (Nastavenia — Používatelia) sa uistite, že sú pri príslušnom používateľovi vypnuté prepínače:

•    «Povolené meniť cenu podľa cenníka v realizácii».

•    «Povolené meniť predajnú cenu v realizácii».

Tým sa predajcovi zabráni meniť počas predaja nastavenú cenu na vlastnú.

2. Zákaz úpravy druhov tovaru. Vypnite «Povolená úprava Druhov tovaru», aby personál nemohol meniť pravidlá prirážky alebo zaokrúhľovania.

3. Kontrola v sieti. Ak máte sieť predajní, zapnite voľbu «Udržiavať rovnaké ceny na všetkých predajných miestach» (Nastavenia — Parametre — Obchodná sieť). To zaručí, že ceny sa budú meniť centrálne a budú sa automaticky synchronizovať.

Na každodennú kontrolu používajte Protokol precenenia na zobrazenie zoznamu tovarov a report Zmeny predajnej ceny na identifikáciu konkrétneho zamestnanca, ktorý vykonal zmeny.