Zrušené zľavy: ako odhaliť podvody pokladníkov a chrániť zisky obchodu

V maloobchode je kontrola činností personálu jednou z kľúčových podmienok zachovania zisku a predchádzania neoprávneným činnostiam. Režim kontroly tovaru zrušeného z predaja je špeciálny nástroj evidenčného programu určený na sledovanie situácií, keď bol tovar pridaný do pokladničného dokladu a následne z neho odstránený ešte pred konečnou úhradou. 

Podnikatelia, ktorí chcú mať vo financiách poriadok, sa najčastejšie stretávajú s týmito otázkami: 

Aby sme na tieto otázky odpovedali podrobne, pozrime sa na mechanizmus najčastejších porušení a nástroje programu Torgsoft na ich zablokovanie.

Ako funguje podvodná schéma so zrušením tovaru?

V obchodoch, kde sa zákazníkom pokladničné doklady nevydávajú vždy povinne alebo si ich zákazník sám nechce prevziať, môžu nepoctiví predajcovia používať jednoduchú, ale účinnú schému na vlastné obohatenie.

Schéma funguje takto: predajca naskenuje tovar, oznámi zákazníkovi sumu na úhradu a prijme od neho hotovosť. Kým si zákazník vezme tovar a odíde, predajca jednoducho odstráni, teda zruší, všetok tovar z otvoreného formulára predaja. Program túto situáciu vyhodnotí tak, akoby sa predaj neuskutočnil, a tovar sa automaticky vráti do virtuálneho skladu. Peniaze prijaté od zákazníka si pokladník nechá. Najnebezpečnejšie na tomto podvode je, že majiteľ môže manko tovaru odhaliť až pri úplnej inventarizácii, keď je už mimoriadne náročné určiť vinníka.

Ako Torgsoft pomáha zakázať alebo kontrolovať odstránenie tovaru?

Ako odpoveď na častú otázku podnikateľov «Je možné zakázať pokladníkovi odstraňovať tovar z pokladničného dokladu?» ponúka Torgsoft dva účinné scenáre ochrany, ktoré môže nastaviť majiteľ.

Ak chcete pokladnicu čo najviac zabezpečiť, môžete pokladníkovi úplne odobrať možnosť odstraňovať naskenované položky. V nastaveniach programu (Nastavenia - Parametre - Prístup) je potrebné aktivovať prepínač «Predajca nemôže odstrániť tovar z predaja». Následne vo formulári predaja zamestnancovi s rolou «Predajca» jednoducho zmiznú tlačidlá «Zrušiť» a «Zrušiť všetko». Ak bol tovar naskenovaný omylom alebo si to zákazník rozmyslel, predajca ho nebude môcť samostatne odstrániť z pokladničného dokladu — bude musieť zavolať administrátora alebo vedúceho pokladníka. Tým sa výrazne zvýši úroveň kontroly a znemožnia sa podvody so zrušením tovaru.

Ak si charakter vášho obchodu vyžaduje, aby mohol predajca tovar odstraňovať samostatne, môžete zapnúť dôsledné zaznamenávanie týchto činností. Po aktivovaní možnosti «Evidovať odstránenie tovaru z predaja» bude program pri každom pokuse o zrušenie tovaru vyžadovať potvrdenie. Môžete si vybrať jeden z nasledujúcich spôsobov evidovania:

• Zadanie dôvodu: pokladník musí vybrať dôvod z rozbaľovacieho zoznamu alebo ho zadať manuálne a uviesť, prečo sa tovar odstraňuje z pokladničného dokladu, napríklad «Nevhodná veľkosť» alebo «Nedostatok peňazí».

• Zadanie zodpovednej osoby: odstránenie je možné až po naskenovaní identifikačnej karty zodpovedného zamestnanca, napríklad administrátora.

• Zadanie dôvodu a zodpovednej osoby: najprísnejší kombinovaný spôsob kontroly.

Vývojári programu Torgsoft navyše zabezpečili ochranu pred manipuláciami pomocou klávesnice: počas odstraňovania tovaru z predaja program zablokuje používanie klávesových skratiek, napríklad F6 na rýchlu úhradu. Tým sa znemožnia triky, pri ktorých by mohol pokladník preniesť do platobného formulára vyššiu sumu ešte predtým, ako bol tovar skutočne odstránený z pokladničného dokladu.

Kde môže majiteľ skontrolovať, ktorý tovar bol zrušený?

Na zodpovedanie otázky «Ako zobraziť zoznam položiek, ktoré predajcovia odstránili?» je v programe vytvorený špeciálny prehľad, ktorý sa nachádza v ponuke Sklad - Tovar zrušený z predaja.

V tomto okne môže majiteľ alebo pracovník zodpovedný za tovar zobraziť podrobné informácie o každom prípade zrušenia:

• presný čas, keď sa mal tovar predať;

• názov tovaru a jeho čiarový kód;

• množstvo a cenu;

• dôvod zrušenia;

• meno predajcu a účtovné stredisko, teda obchod.

Tento prehľad možno jednoducho exportovať do programu Excel alebo vytlačiť na ďalšiu analýzu a interné vyšetrovanie.

Ďalšie nástroje na odhaľovanie podvodov

Okrem kontroly zrušení v aktuálnom predaji sa podnikatelia často stretávajú aj s iným typom podvodu — manipuláciami pri vrátení tovaru. Predajca môže napríklad pod identifikačnou kartou inej osoby zaevidovať fiktívne vrátenie tovaru, ktorý v skutočnosti nikto nepriniesol, a následne si vziať hotovosť z pokladnice.

Na odhaľovanie takýchto zložitých schém je vhodné používať Protokol činností používateľov (Súbor - Protokol činností používateľov). Zaznamenáva úplne každú operáciu v programe: kto, pod čím heslom alebo identifikačnou kartou sa prihlásil, o koľkej vstúpil do systému, ktoré pokladničné doklady vystavil a predovšetkým — ktoré dokumenty zmenil alebo odstránil. Pravidelná analýza zrušených predajov spolu s protokolom činností vám umožní kontrolovať pokladnicu a odhaľovať pokusy personálu zvýšiť si vlastný príjem na úkor vášho podnikania.