Práva skladníka pre interné presuny: nastavenie skladu, skrytie cien a riadenie logistických scenárov

V maloobchode s viacerými predajňami alebo centrálnym skladom je interný presun tovaru každodennou rutinou. Tento logistický proces je potrebný na včasné dopĺňanie tovaru v predajniach, predchádzanie jeho nedostatku a prerozdeľovanie prebytočných zásob medzi jednotlivými prevádzkami. 

Pri delegovaní týchto úloh zamestnancom si však majitelia firiem chcú zachovať čo najväčšiu kontrolu nad pohybom tovaru. Podnikatelia si zvyčajne kladú tieto otázky: 

V tomto článku podrobne rozoberieme logistický proces v programe Torgsoft a nastavenie prístupových práv skladníka, ktoré poskytujú odpovede na tieto otázky.

1. Obmedzenie prístupu k evidenčným strediskám: odkiaľ a kam možno presúvať tovar

Jednou z hlavných úloh pri nastavovaní práv skladníka je jasne určiť jeho oblasť zodpovednosti. Ak skladník pracuje v Sklade č. 1, nemal by mať možnosť nekontrolovane odosielať tovar do ľubovoľného iného evidenčného strediska.

Na riešenie tejto situácie umožňuje Torgsoft obmedziť prístup k evidenčným strediskám, ktoré môžu prijímať interné presuny.

• Ak je toto obmedzenie aktivované v nastaveniach roly alebo používateľa, skladník bude môcť pri vytváraní dokladu vybrať ako príjemcu iba sklady, ktoré mu vopred povolil vedúci. Ak má napríklad skladník povolený prístup iba k "Predajni 2", nebude môcť prideliť tovar do "Predajne 1".

• Ak sa toto obmedzenie aktivuje, ale nevyberie sa žiadny povolený sklad príjemcu, program vyhodnotí, že nie sú dostupné žiadne evidenčné strediská, a skladník nebude môcť vytvoriť interný presun.

Autorizácia pomocou identifikačnej karty

Podnikatelia sa stretávali so situáciou, keď sa po naskenovaní identifikačnej karty na vytvorenie interného presunu otvoril formulár "Presun v obchodnej sieti" a skladník alebo predavač získal možnosť presúvať tovar z ľubovoľného evidenčného strediska do ktoréhokoľvek iného bez ohľadu na nastavené obmedzenia. Toto správanie bolo opravené: program aj po naskenovaní identifikačnej karty dôsledne uplatňuje nastavené obmedzenia roly a používateľ nemôže vykonať nepovolený presun.

2. Dôvernosť údajov: skrytie cien a skladových zásob v iných prevádzkach

Skladník potrebuje na svoju prácu iba informácie o množstve tovaru, jeho umiestnení, skladovacom mieste a čiarových kódoch. Prístup k obchodným informáciám by mal byť obmedzený.

• Skrytie cien. V nastaveniach prístupu možno zrušiť začiarknutie možnosti «Povolené zobrazovať nákupné ceny». Rovnako možno zakázať zobrazovanie veľkoobchodných cien vo formulároch dostupnosti tovaru a stavu skladu.

• Skrytie zásob v iných skladoch. Pomocou nastavenia «Povolené zobrazovať stav podľa skladov» možno určiť, zásoby ktorých evidenčných stredísk môže skladník vidieť. Ak skladník nepotrebuje poznať strategické zásoby siete, možno mu odobrať oprávnenie «Povolené zobrazovať množstvo tovaru v centrálnom sklade».

• Register interných presunov. Ak má skladník obmedzený prístup k evidenčným strediskám, v registri neuvidí všetky doklady spoločnosti. V jeho zozname sa zobrazia iba tie interné presuny, pri ktorých je jeho sklad odosielateľom alebo príjemcom.

3. Logistický proces: pridelenie dokladu konkrétnemu skladníkovi

Vo veľkých skladoch je dôležité prideľovanie úloh: ako skladník zistí, ktorý doklad má práve teraz vychystať?

Torgsoft obsahuje mechanizmus na priradenie skladníka k dokladu o internom presune.

• Pri vytváraní dokladu alebo rozdeľovaní tovaru môže vedúci vybrať konkrétneho skladníka zo zoznamu zamestnancov a priradiť ho k danému dokladu.

• Formulár "Register interných presunov" obsahuje stĺpec "Skladník" a príslušný filter.

• Po otvorení registra skladník jednoducho vyfiltruje zoznam podľa svojho priezviska a zobrazí si úlohy, ktoré má vykonať. Informácie o skladníkovi možno vytlačiť aj priamo na formulári dokladu o internom presune.

Na pohodlnejšie vychystávanie tovaru možno nastaviť aj tlač «Dokladu pre skladníka». Pri odoslaní alebo predaji tovaru sa na špeciálnej tlačiarni umiestnenej priamo v sklade vytlačí doklad so zoznamom položiek. Skladník tak môže okamžite začať s vychystávaním, aj keď je zákazník alebo vodič stále na ceste do skladu.

4. Kontrola manka a zákaz úprav (Ochrana pred manipuláciami)

Pri logistických operáciách sa často používa režim «Tovar na ceste». Pri presune tovaru medzi skladmi sa tovar odpíše zo skladu odosielateľa, ale do evidencie príjemcu sa zaradí až po jeho skutočnom prijatí.

Prijímajúca strana musí otvoriť doklad a pomocou snímača čiarových kódov skontrolovať skutočne doručený tovar pomocou tlačidla «Skontrolovať doklad».

Riziko krádeží a úpravy množstva

Podnikatelia často upozorňujú na nasledujúce riziko: zo skladu bolo odoslaných 100 kusov tovaru. Skladník príjemcu prevezme tovar, ale pri kontrole zadá iba 90 kusov a zvyšných 10 si prisvojí. Keďže systém umožňuje zaznamenať rozdiely, manko sa zobrazí v sklade odosielateľa a nepoctivý zamestnanec sa vyhne zodpovednosti.

Na zabránenie takýmto manipuláciám je v nastaveniach roly (položka ponuky Nastavenia - Nastavenia rolí - karta Dokument) dostupné oprávnenie «Povolené uzavrieť a použiť výsledky kontroly dokladu».

• Ak sa toto obmedzenie aktivuje odobratím oprávnenia skladníkovi, pracovník skladu bude môcť iba naskenovať doručený tovar a zaznamenať rozdiely v programe. Výsledky však nebude môcť samostatne použiť ani doklad uzavrieť.

• Konečné použitie výsledkov a zaevidovanie skutočného množstva musí vykonať vedúci pracovník alebo majiteľ firmy po analýze rozdielov zaznamenaných skladníkom. Podnik je tak chránený pred nekontrolovanými zmenami množstva prijatého tovaru.

Nastavením všetkých uvedených obmedzení a oprávnení vytvorí majiteľ firmy transparentný a bezpečný logistický systém. Skladníci vidia iba pridelené úlohy a pracujú výhradne v rámci určených skladov bez prístupu k dôverným obchodným informáciám, pričom vedenie má všetky rozdiely pri presunoch pod dôslednou kontrolou.