Odstránenie štatistík uzavretých období — je doplnková možnosť Torgsoftu, ktorá odstraňuje staré finančné a skladové doklady z predtým uzavretých mesiacov a ponecháva iba súhrny potrebné na ďalšiu evidenciu. Je potrebná vtedy, keď sa databáza za roky práce zväčšila a program sa začal spomaľovať.
Možnosť je vhodná pre obchody a obchodné siete, v ktorých sa nahromadilo veľa predajov, príjmových dokladov, presunov a vrátení. Takáto databáza zväčšuje svoj objem, spomaľuje otváranie formulárov a výkazov a približuje sa k limitu veľkosti bezplatných edícií servera. Ďalším dôvodom je neochota ponechať v programe úplnú históriu obratu tovaru za minulé roky.
Výsledkom je vyčistená a rýchlejšia databáza, v ktorej zostávajú zachované aktuálne zásoby tovaru, vzájomné zúčtovania s dodávateľmi a zákazníkmi, stav pokladníc a nahromadené sumy nákupov zákazníkov. Pred odstránením program ponúkne vytvorenie záložnej kópie, takže starú databázu možno uložiť na prezeranie.
Vyčistite databázu od starých dokladov bez straty aktuálnych zásob
Možnosť odstraňuje údaje za uzavreté mesiace po mesiacoch a zachováva súhrny pre správnu evidenciu.
Čo je odstránenie štatistík uzavretých období
V účtovnom programe Torgsoft sa zaznamenáva každá akcia: predaje, príjmy, výdavky, finančné operácie, vytváranie a zmena dokladov. Rokmi tieto údaje splnili svoju úlohu, ale naďalej sa ukladajú v databáze a ovplyvňujú rýchlosť práce. Možnosť odstraňuje doklady za vybrané uzavreté mesiace a ponecháva iba súhrny, na základe ktorých sa vedie aktuálna evidencia.
Základné pojmy
Uzavreté obdobie
Mesiac, pre ktorý bola vykonaná akcia Uzavrieť obdobie. Odstrániť možno iba uzavreté mesiace.
Počiatočné dlhy
Záznamy, ktoré fixujú stav vzájomných zúčtovaní s protistranami ku koncu posledného uzavretého obdobia.
Počiatočné zásoby
Príjmové doklady za posledný deň uzavretého obdobia, ktoré odrážajú stav skladov v mene posledného nákupu.
Záložná kópia
Archív databázy, ktorý program ponúkne vytvoriť pred odstránením, aby bolo možné vrátiť sa späť.
Sériové čísla
Pre tovar so záručnou evidenciou sa vytvárajú samostatné príjmové doklady s cenou a dodávateľom každého čísla.
Log odstránenia
Akcia pre každé obdobie, ktorá zobrazuje rozdiely podľa pokladníc, účtov, zákazníkov, tovarov a protistrán.
Pre koho je táto možnosť určená
Obchody s históriou
Predajné miesta, ktoré fungujú niekoľko rokov a nahromadili veľké množstvo dokladov.
Obchodné siete
Podniky s viacerými predajnými miestami a veľkým obratom tovaru, kde databáza rýchlo rastie.
Bezplatný server
Tí, ktorí pracujú na bezplatnej edícii SQL Servera s obmedzením veľkosti databázy.
Preplnená nomenklatúra
Databázy, v ktorých sa nahromadil tovar, ktorý už dávno vyšiel zo sortimentu.
Komu nie je potrebná. Ak pracujete krátko, databáza je malá a program sa nespomaľuje, odstraňovanie štatistík je predčasné. Možnosť je užitočná vtedy, keď objem údajov reálne ovplyvňuje výkon alebo sa približuje k limitu veľkosti servera.
Kedy ju pripojiť hneď
- program sa citeľne spomalil pri otváraní predajov, stavu skladu a výkazov;
- veľkosť databázy sa približuje k limitu bezplatnej edície SQL Servera;
- je potrebné odstrániť z nomenklatúry tovar, ktorý sa už dávno nepredáva;
- nechcete v programe uchovávať podrobný obrat tovaru za minulé roky.
Aké úlohy možnosť rieši
Ako to vyzerá pred a po
Pred
Databáza uchováva všetky doklady za roky práce. Registre sa otvárajú pomaly, výkazy sa aktualizujú dlho a veľkosť databázy sa približuje k limitu servera.
Po
Doklady za staré uzavreté mesiace boli odstránené, v databáze zostali aktuálne zásoby, dlhy a súhrny. Formuláre sa otvárajú rýchlejšie.
Ako funguje: 6 krokov
Aktivujte možnosť. Zapnite funkciu v položke menu Nastavenia — Zoznam doplnkových funkcií. Potom bude dostupná sekcia Nastavenia — Parametre — Doplnkové funkcie — Odstránenie štatistík uzavretých období.
Uzavrite potrebné mesiace. Prejdite do položky menu Analýza — Obdobie a tlačidlom Zmena stavu vyberte Uzavrieť obdobie. Ak sú za obdobie záporné zostatky, program na to upozorní a vytvorí výkaz.
Uložte záložnú kópiu. Pred odstránením aktualizujte program na najnovšiu verziu. Počas operácie Torgsoft ponúkne vytvorenie archívu databázy, aby bolo možné vrátiť sa späť.
Spustite odstránenie. Kliknite na Odstrániť štatistiku uzavretých období, potvrďte, že ste pri serverovom počítači, a zadajte číslo licencie (je viditeľné v položke Pomocník — O programe). Odstránenie z klientskeho počítača je zakázané.
Skontrolujte, čo zostalo zachované. Odstránenie prebieha po mesiacoch, začínajúc najstarším až po obdobie, na ktorom stojí kurzor. Posledný uzavretý mesiac zostáva, aby sa počiatočné zásoby brali z jeho posledného dňa. Po odstránení sa dátum začiatku evidencie automaticky zmení na prvý deň prvého neodstráneného obdobia.
Skontrolujte súhrny. Porovnajte množstvo tovaru v skladoch, dlhy protistrán, zostatky pokladníc a účtov a sumy bonusov pred odstránením a po ňom. Ak sa ukazovatele líšia o viac ako jednu jednotku, obráťte sa na technickú podporu.
Dôležité. Program neodstráni obdobie, v ktorom existuje predaj a vrátenie tohto tovaru bolo vykonané v neskoršom, ešte neodstránenom období. Chráni to pohyb tovaru a výpočet obstarávacej ceny.
Pri veľkých databázach je lepšie spustiť odstránenie po vytvorení archívu a dokončení úloh automatického výpočtu obstarávacej ceny na pozadí — program upozorní na aktívne úlohy a ponúkne ich deaktiváciu. Čistenie je vhodné plánovať na čas minimálneho zaťaženia.
Vyskúšajte možnosť vo svojej databáze
Stiahnite si demoverziu na 30 dní a overte, ako funguje čistenie na kópii vašej databázy. Údaje zostávajú vo vašom počítači.
Možnosti funkcie
Scenáre podľa segmentov
Obchod s oblečením s históriou
Za niekoľko sezón sa nahromadili tisíce položiek, z ktorých sa časť už dávno nepredáva. Obchod odstraňuje staré obdobia bez prenosu nulového tovaru a čistí úplný zoznam tovarov a služieb.
Sieť na bezplatnom serveri
Niekoľko predajní vytvára veľký obrat tovaru a databáza sa približuje k limitu edície SQL Servera. Odstránenie uzavretých období znižuje objem údajov a umožňuje pokračovať v práci.
Servisné stredisko so zárukou
Podnik vedie sériovú evidenciu techniky. Možnosť zachováva samostatné príjmy sériových čísel s cenami a dodávateľmi, takže záručná evidencia zostáva korektná.
Príklad
Príklad je ilustračný. Obchod pracuje v Torgsofte šesť rokov, databáza narástla a registre sa otvárajú pomaly. Majiteľ sa rozhodne ponechať údaje iba za posledný rok.
Pred odstránením aktualizuje program, uzavrie potrebné mesiace a vytvorí záložnú kópiu. Po čistení sú staré obdobia odstránené, formuláre sa otvárajú rýchlejšie a aktuálne zásoby, dlhy a bonusy zákazníkov zostávajú zachované. Technická podpora rozbalí starú databázu samostatne na prezeranie histórie podľa potreby.
S akými možnosťami a zariadeniami pracuje
- Evidencia záručného tovaru podľa sériových čísel: pre takýto tovar sa počas odstránenia vytvárajú samostatné príjmové doklady s menou, podnikom, dodávateľom a nákupnou cenou každého sériového čísla.
- Prenájom tovaru.
- Opravy a záručný servis.
- Mzda a motivácia personálu.
- Evidencia skladových zásob.
Komplexná automatizácia. Možnosť nevyžaduje samostatné vybavenie. Pracuje na serveri s databázou a kombinuje sa s ostatnými funkciami Torgsoftu bez narušenia aktuálnej evidencie. Ak boli v odstránených obdobiach prepojené operácie iných modulov, pred čistením je vhodné overiť dôsledky u technickej podpory na kópii databázy.
Cena a podmienky pripojenia
- Licencie. Torgsoft Start, Torgsoft Ultra, Torgsoft Terminal.
- Pripojenie. Licencia sa kupuje iba pre server, na ktorom je umiestnená databáza.
- Demoverzia. Bezplatne na 30 dní, všetky funkcie sa aktivujú bez kódu.
Licencia sa kupuje iba pre server, na ktorom je umiestnená databáza. Táto možnosť je dostupná od verzie Torgsoft® 7.6.4 (DB 354) a novších.
Ako pripojiť
- Stiahnite si demoverziu a overte možnosť na kópii svojej databázy.
- Objednajte si možnosť v internetovom obchode alebo požiadajte o konzultáciu.
- Aktivujte funkciu v položke Nastavenia — Zoznam doplnkových funkcií a nastavte parametre odstránenia.
Časté otázky
Bude v pracovnej databáze viditeľný starý obrat tovaru?
Po odstránení štatistík sa podrobné doklady za vyčistené obdobia v pracovnej databáze nezobrazujú, takže tretie osoby nezistia obrat tovaru za tieto mesiace. V programe zostávajú súhrny pre aktuálnu evidenciu: zásoby, počiatočné dlhy, stav pokladníc a sumy nákupov zákazníkov. Ak bol pred odstránením vytvorený archív, starú databázu možno uchovávať samostatne na prezeranie.
Je možné uložiť starú databázu na prezeranie?
Áno. Pred odstránením program ponúkne vytvorenie záložnej kópie. Technickú podporu možno požiadať, aby tento archív samostatne rozbalila, aby bolo možné podľa potreby prezerať starú históriu.
Ako odstrániť z nomenklatúry tovar, ktorý sa už dávno nepredáva?
V nastaveniach vypnite prepínač prenosu tovaru s nulovým množstvom. Takýto tovar sa potom nedostane do dokladu počiatočných zásob a bude možné ho odstrániť z úplného zoznamu tovarov a služieb.
Čo sa stane s dlhmi zákazníkov a našimi dlhmi voči dodávateľom?
Nevynulujú sa. Program vytvára počiatočné dlhy, ktoré odrážajú vzájomné zúčtovania ku koncu uzavretého obdobia. Sumy nákupov pre zľavy, bonusy a stav pokladníc sa tiež zachovávajú.
Ako bude program vedieť, od ktorého dodávateľa je tovar na sklade?
Zapnite prepínač zachovania dodávateľa. Zachováva väzbu tovaru na dodávateľa a pracuje podľa metód výpočtu obstarávacej ceny po dodávkových šaržiach.
Je možné predávať tovar počas odstránenia?
Áno, v programe je možné vykonávať predaje na pokladnici, kým prebieha odstránenie. Rozsiahle odstránenie veľkej databázy je lepšie spustiť mimo pracovného času.
Prečo program nedovolí odstrániť mesiac?
Ak v období existuje predaj a vrátenie tohto tovaru bolo vykonané v neskoršom neodstránenom období, program takýto mesiac neodstráni. Chráni to pohyb tovaru a výpočet obstarávacej ceny.
Na ktorom počítači vykonať odstránenie?
Iba na serverovom počítači, kde je umiestnená databáza. Odstránenie štatistík z klientskeho počítača je zakázané.
S akou licenciou a verziou možnosť funguje?
Možnosť je dostupná v licenciách Torgsoft Start, Ultra a Terminal od verzie Torgsoft® 7.6.4 (DB 354). Licencia sa kupuje iba pre server, na ktorom je umiestnená databáza.
Čo robiť, ak sa súhrny po odstránení líšia?
Skontrolujte množstvo tovaru, dlhy, zostatky pokladníc a bonusy pred operáciou a po nej. Ak je rozdiel väčší ako jedna jednotka, obráťte sa na technickú podporu a obnovte databázu zo záložnej kópie.
Vráťte sa na predchádzajúci krok