Ako otvoriť nový obchod v Torgsoft: zostatky, ceny, prístupové práva a PRP

Ak bude nový obchod fungovať v jednej databáze Torgsoft, nie je potrebné prenášať nomenklatúru tovaru medzi databázami. V programe sa vytvorí nové účtovné stredisko, nastavia sa používatelia a ceny a skutočné skladové zásoby sa prenesú pomocou dokladu «Interný presun» alebo sa rozdelia z príjemky.

Tento spôsob zachováva spoločný katalóg tovaru a poskytuje majiteľovi aktuálne údaje o zásobách, predaji a financiách všetkých predajných miest. Každý obchod pritom môže mať vlastnú pokladňu, zamestnancov, prístupové práva a v prípade potreby aj samostatné ceny.

Tento návod sa týka nového obchodu, ktorý bude fungovať v jednej databáze. Ak sa vytvára samostatná prázdna databáza Torgsoft, je potrebný iný postup: prenos základných údajov alebo import počiatočných skladových zásob z Excelu.

Ktorá verzia Torgsoft je potrebná pre nový obchod

Verzia programu sa určuje nielen podľa počtu počítačov, ale aj podľa toho, kde sa nachádzajú a ako sa budú zamestnanci pripájať k databáze.

Pred otvorením predajného miesta je vhodné dohodnúť konfiguráciu so špecialistom Torgsoft. Môže byť potrebný prechod na inú verziu alebo pridanie ďalšieho pracovného miesta. Aktuálne porovnanie nájdete na stránke licencií Torgsoft.

Krok 1. Vytvorte nové účtovné stredisko

Otvorte «Nastavenia → Obchodná sieť» a pridajte nové účtovné stredisko. Vyplňte názov obchodu, adresu, telefón, typ predaja a ďalšie údaje, ktoré sa budú používať v dokladoch.

Na realizáciu predaja vytvorte pokladňu nového obchodu. Samostatný bankový účet je potrebný iba vtedy, ak ho bude predajné miesto skutočne používať na bankové operácie. Pre každé účtovné stredisko nie je potrebné vytvárať samostatný účet.

Pred začiatkom predaja skontrolujte názov a adresu účtovného strediska. Musia zodpovedať skutočnému predajnému miestu. Je to dôležité pre interné doklady, nastavenie pracovného miesta a fiškálne doklady.

Krok 2. Vytvorte používateľov a nastavte prístupové práva

Pre predajcu alebo administrátorom nového obchodu vytvorte samostatného používateľa. Zadajte jeho aktuálne účtovné stredisko, pokladňu a rolu.

Zamestnanec by mal vidieť a meniť iba údaje potrebné na svoju prácu. Pre predajcu je vhodné:

• zakázať prepínanie medzi účtovnými strediskami, ak to nie je potrebné;

• zapnúť «Obmedziť prístup k účtovným strediskám» a ponechať prístup iba k jeho obchodu;

• obmedziť prístup k pokladniam a bankovým účtom ostatných predajných miest;

• zakázať zmenu ceny podľa cenníka a predajnej ceny, ak to nepatrí do právomocí zamestnanca;

• skryť nákupné ceny a súhrnné finančné údaje, ak ich zamestnanec nepotrebuje;

• obmedziť účtovné strediská, ktoré možno vybrať ako príjemcov interného presunu.

Ako zobraziť zásoby ostatných obchodov bez práva predaja

Predajca môže vidieť dostupnosť tovaru v ostatných predajných miestach bez toho, aby mal prístup k ich operáciám.

1. Pre používateľa zapnite «Obmedziť prístup k účtovným strediskám».

2. Ponechajte prístup iba k obchodu, v ktorom pracuje.

3. V parametri zobrazenia stavu skladu vyberte «Povolené pre vybrané».

4. Pomocou «Povolené zobraziť stav skladov» označte obchody, ktorých zásoby možno zobrazovať.

5. Nepovoľujte používateľovi prepínanie na tieto účtovné strediská.

Predajca tak bude môcť zákazníkovi povedať, kde sa požadovaný tovar nachádza, ale predaj uskutoční iba zo svojho predajného miesta.

Krok 3. Určite pravidlá tvorby cien

Nastavenie cien je potrebné dokončiť pred prvým hromadným presunom tovaru. Najprv určite, či bude sieť používať jednotný cenník, alebo bude mať nový obchod vlastné ceny.

Rovnaké ceny vo všetkých obchodoch

Otvorte «Nastavenia → Parametre → Obchodná sieť» a:

1. Vyberte centrálne účtovné stredisko, ktorého ceny budú hlavné.

2. Zapnite «Udržiavať rovnaké ceny na všetkých predajných miestach».

3. V karte nového účtovného strediska zapnite «Povoliť synchronizáciu cien s centrom».

Potom sa zmena ceny v centrálnom účtovnom stredisku použije na účtovné strediská, pre ktoré je synchronizácia povolená.

Centrálne účtovné stredisko je vhodné zadať jednoznačne. Ak nie je určené, zdrojom zmeny ceny sa môže stať iné účtovné stredisko.

Vlastné ceny nového obchodu

Ak má mať nové predajné miesto vlastný cenník, vypnite «Povoliť synchronizáciu cien s centrom» iba v jeho karte. Všeobecné pravidlo rovnakých cien pre zvyšok siete nie je potrebné meniť.

Ak rôzne skupiny obchodov trvalo používajú rozdielne cenníky, možno nastaviť regionálne ceny.

Akú cenu použiť pri internom presune

V karte účtovného strediska je parameter «Tvorba ceny pri internom presune tovaru do tohto účtovného strediska». Určuje, čo sa stane s cenou tovaru v prijímajúcom predajnom mieste.

Pred hromadným presunom otestujte vybrané pravidlo na niekoľkých tovaroch: na tovare novom pre obchod, na už existujúcom tovare a na tovare so samostatnou veľkoobchodnou cenou.

Krok 4. Preneste počiatočné skladové zásoby

V jednej databáze sú karty tovaru už dostupné aj pre nové účtovné stredisko. Je potrebné zaznamenať iba skutočný pohyb množstva.

Interný presun zo skladu alebo z iného obchodu

Vytvorte doklad «Interný presun», vyberte nový obchod ako príjemcu a pridajte tovar.

Ak sa tovar fyzicky nedoručuje okamžite, zapnite režim «Tovar na ceste». Po doručení zamestnanec obchodu skontroluje doklad, zaznamená rozdiely a prijme tovar.

Najprv vytvorte skúšobný presun s 5–10 rôznymi položkami. Skontrolujte:

• odpočítanie množstva u odosielateľa;

• príjem množstva v novom obchode;

• maloobchodnú a veľkoobchodnú cenu;

• správanie ceny pri novom aj už existujúcom tovare;

• oprávnenie zamestnanca skontrolovať a prijať doklad.

Rozdelenie tovaru priamo z príjmu

Ak sa tovar od dodávateľa najprv prijíma do centrálneho skladu, v príjemke možno použiť funkciu «Rozdeliť tovar medzi predajné miesta» a zadať množstvo pre každý obchod.

Typ vytváraných dokladov sa nastavuje v parametroch formulára. Program predvolene vytvára interné presuny. Možno tiež nastaviť vytváranie samostatných príjemiek, ide však o inú schému evidencie.

Na bežný presun tovaru v rámci jednej spoločnosti je vhodné používať interné presuny.

Krok 5. Nastavte РRP a zariadenia

Ak sa v novom obchode budú vykonávať platobné operácie, hospodársku jednotku je potrebné zaevidovať na daňovom úrade prostredníctvom formulára č. 20-OPP a zaregistrovať pre ňu RP alebo РRP.

Názov a adresa hospodárskej jednotky sú povinnými údajmi fiškálneho dokladu. Údaje v žiadosti o registráciu РRP musia zodpovedať údajom vo formulári č. 20-OPP.

РRP zaregistrovaný pre iné predajné miesto by sa nemal používať na novej adrese bez riadnej registrácie alebo preregistrácie.

Po vykonaní registračných úkonov technická podpora Torgsoft pomôže pridať РRP do programu a nastaviť pracovné miesto. Skener čiarových kódov, tlačiareň účteniek, platobný terminál, váhy a ďalšie zariadenia sa pripájajú a kontrolujú samostatne.

Čo skontrolovať pred otvorením obchodu

Pred začiatkom práce sa uistite, že:

• účtovné stredisko má správny názov, adresu a typ predaja;

• pokladňa patrí novému obchodu;

• každý zamestnanec sa prihlasuje pod vlastným používateľským účtom;

• predajca nemôže uskutočniť predaj z iného účtovného strediska;

• zobrazenie zásob ostatných predajných miest neposkytuje prístup k ich operáciám;

• je určené centrálne účtovné stredisko a pravidlo zmeny cien;

• je vybrané správne pravidlo ceny pri internom presune;

• skúšobný presun správne zmenil množstvo a ceny;

• РRP vytvára doklad so správnymi údajmi hospodárskej jednotky;

• skener, tlačiareň, terminál a váhy boli skontrolované na pracovnom mieste;

• bola vytvorená aktuálna záložná kópia databázy.

Časté otázky