Ako preniesť nomenklatúru, zostatky a ceny do novej databázy Torgsoft

Prenos do novej databázy Torgsoft je potrebný iba vtedy, keď sa vytvára samostatná prázdna databáza. Pre existujúcu databázu Torgsoft sa používa štandardný prenos základných údajov. Na selektívny prenos, vyčistenie katalógu alebo prechod z iného programu — import počiatočných skladových zásob z Excelu.

Ak sa nový obchod pridáva do už existujúcej spoločnej databázy, nie je potrebné prenášať nomenklatúru pomocou súborov. Vytvorí sa nové účtovné stredisko a množstvo tovaru sa prenesie dokladom «Interný presun».

Ak potrebujete presunúť tú istú databázu na iný počítač spolu s celou históriou, používateľmi a nastaveniami, nižšie opísané spôsoby nie sú vhodné. Na tento účel použite samostatný návod na prenos Torgsoft na iný počítač.

Najprv určte správny scenár

Čo urobiť pred prenosom

Prvé načítanie vykonajte nie v pracovnej databáze, ale v testovacej kópii.

Pred začatím pripravte:

• aktuálnu záložnú kópiu zdrojovej databázy;

• záložnú kópiu prázdnej cieľovej databázy;

• samostatný priečinok pre všetky súbory prenosu;

• kontrolné ukazovatele: počet kariet tovaru, celkové množstvo a hodnota zásob, počet zákazníkov;

• zoznam údajov, ktoré je potrebné preniesť, a údajov, ktoré majú zámerne zostať v starej databáze.

Pred finálnym načítaním prestaňte vykonávať zmeny v zdrojovej databáze alebo zaznamenajte presný okamih vytvorenia súborov. Inak sa predaje, príjmy alebo zmeny cien vykonané neskôr do novej databázy neprenesú.

Tento spôsob sa používa vtedy, keď je zdrojom existujúca databáza Torgsoft a cieľom nová prázdna databáza. Neprenáša celú históriu skladových a finančných dokladov.

Krok 1. Preneste štruktúru druhov tovaru

V starej databáze otvorte «Tovaroznalectvo → Druh tovaru → Uložiť». V novej databáze načítajte súbor cez «Tovaroznalectvo → Druh tovaru → Otvoriť».

Tento krok obnoví strom kategórií tovaru pred načítaním kariet a zásob.

Ak už má nová databáza vlastný katalóg, najprv skontrolujte štruktúru v testovacej kópii, aby nevznikli duplicity alebo nesprávne zaradenie.

Krok 2. V prípade potreby preneste karty s nulovým zostatkom

Súbor základných údajov prenáša aktuálny stav skladu. Ak potrebujete zachovať karty tovaru bez zásoby alebo služby, otvorte «Tovaroznalectvo → Úplný zoznam tovarov a služieb», označte potrebné položky a uložte ich štandardným tlačidlom «Uložiť». V novej databáze otvorte tento súbor tlačidlom «Otvoriť».

Neprenášajte automaticky celý historický katalóg, ak sa časť položiek už nepoužíva. Selektívny prenos znižuje počet neaktuálnych kariet a zjednodušuje neskoršie vyhľadávanie tovaru.

Krok 3. Vytvorte súbor základných údajov

V zdrojovej databáze otvorte «Súbor → Prenos základných údajov do novej databázy → Uložiť».

Torgsoft vytvorí súbor s príponou .dm0, ktorý obsahuje:

• aktuálny stav skladu;

• zákazníkov;

• zľavy;

• politiku zliav.

Pri ukladaní program ponúkne výber nákupnej ceny pre počiatočné zásoby:

• «Áno» — použiť poslednú nákupnú cenu tovaru;

• «Nie» — použiť obstarávaciu cenu;

• «Zrušiť» — ukončiť vytváranie súboru.

Posledná nákupná cena a vypočítaná obstarávacia cena sa môžu líšiť. Vybraný variant ovplyvní ocenenie počiatočných zásob, preto ho treba dohodnúť s osobou zodpovednou za evidenciu tovaru a financií.

Krok 4. Načítajte súbor .dm0 do novej databázy

V prázdnej databáze otvorte «Súbor → Prenos základných údajov do novej databázy → Otvoriť».

Pred načítaním určte, ako bude Torgsoft vyhľadávať už existujúci tovar:

• podľa názvu;

• podľa čiarového kódu;

• podľa čiarového kódu výrobcu;

• podľa vlastného čiarového kódu.

Pre položky, ktoré program nenašiel, môžete vybrať jednu z možností: pridať tovar do katalógu alebo ho zaradiť do zoznamu nenájdených položiek.

Pri prvej kontrole je bezpečnejšie vytvoriť zoznam nenájdených tovarov. Tak možno opraviť rozdiely v názvoch a čiarových kódoch pred hromadným vytváraním nových kariet.

Krok 5. Preneste predajné a nákupné ceny

V starej databáze otvorte «Súbor → Ceny tovaru» a samostatne uložte predajné a nákupné ceny. Potom otvorte príslušné súbory v novej databáze.

Prenos množstva nepovažujte za kontrolu všetkých cien. Po načítaní samostatne porovnajte maloobchodné, veľkoobchodné a nákupné ceny pri tovaroch s rôznymi pravidlami tvorby cien.

Krok 6. Preneste nahromadené sumy nákupov zákazníkov

Ak kumulatívna zľava závisí od celkovej sumy nákupov, v starej databáze otvorte «Súbor → Sumy nákupov zákazníkov → Uložiť». Program vytvorí súbor s príponou .cl8.

V novej databáze ho otvorte cez «Súbor → Sumy nákupov zákazníkov → Otvoriť».

Hodnota sa zapíše do poľa «Počiatočná suma pre zľavu» v karte zákazníka. Ak pole už obsahuje údaje, budú nahradené.

Súbor so sumami nákupov je lepšie načítať pred začiatkom nového predaja. Ak zákazníci už v novej databáze nakupovali, nahradenie počiatočnej sumy môže skresliť kumuláciu. V takom prípade je potrebná samostatná kontrolná kontrola.

Odporúčané poradie načítania

1. Katalóg druhov tovaru.

2. Karty tovaru s nulovým zostatkom a služby, ak sú potrebné.

3. Súbor základných údajov .dm0.

4. Predajné a nákupné ceny.

5. Sumy nákupov zákazníkov .cl8.

6. Kontrolná kontrola skladu, zákazníkov, cien a zliav.

Excel je vhodné použiť, keď potrebujete:

• preniesť iba aktuálny tovar;

• vyčistiť katalóg;

• prejsť z iného evidenčného programu;

• načítať údaje, pre ktoré neexistuje štandardný súbor Torgsoft.

Takýto import vytvára počiatočný stav evidencie. Neobnovuje históriu predajov, vrátení, platieb ani iných dokladov.

Krok 1. Určte kritériá vyhľadávania tovaru

Pred prípravou tabuľky určte, ako bude Torgsoft rozlišovať existujúcu kartu od nového tovaru.

Najspoľahlivejšími kritériami sú zvyčajne:

• čiarový kód výrobcu;

• vlastný čiarový kód;

• kód tovaru;

• kombinácia viacerých polí.

Názov sa neodporúča používať ako jediné kritérium, ak sa v rôznych zdrojoch líšia skratky, poradie charakteristík, medzery alebo jazyk zápisu.

Krok 2. Pripravte súbor Excel

Do tabuľky zahrňte iba stĺpce potrebné na vytvorenie alebo vyhľadanie tovaru a vytvorenie počiatočného zostatku:

• názov tovaru;

• druh tovaru;

• čiarový kód;

• kód tovaru;

• množstvo;

• nákupná cena alebo dohodnuté ocenenie počiatočných zásob;

• maloobchodná cena;

• veľkoobchodná cena, ak sa používa;

• charakteristiky potrebné na správnu identifikáciu tovaru.

Ak je zdrojom Torgsoft, údaje možno pripraviť zo stavu skladu: vyberte potrebné účtovné stredisko, nastavte viditeľné stĺpce, vyfiltrujte tovar a exportujte údaje do Excelu.

Pre čistý začiatok evidencie sa zvyčajne prenášajú kladné zásoby. Položky s nulovým zostatkom sa pridávajú samostatne iba v prípade potreby.

Záporné zásoby treba najprv skontrolovať v starom systéme. Ich prenos neodstráni príčinu chyby v evidencii.

Krok 3. Vytvorte doklad počiatočných zásob

V novej databáze otvorte «Doklad → Príjem tovaru», vytvorte nový doklad a zapnite «Počiatočné zásoby».

V tomto režime je pole dodávateľa zablokované, pretože doklad zaznamenáva tovar k okamihu začiatku evidencie, nie novú dodávku.

Vo formulári príjmu kliknite na «Import» a vyberte pripravený súbor Excel.

Krok 4. Priraďte stĺpce a nastavte vyhľadávanie

Vo formulári importu priraďte stĺpce Excelu k poliam Torgsoft:

• názov;

• čiarový kód;

• kód tovaru;

• druh tovaru;

• množstvo;

• nákupná cena;

• maloobchodná a veľkoobchodná cena.

Potom nastavte parametre vyhľadávania tovaru a ich poradie.

Prepínač «Pridať nový tovar do katalógu» zapnite až po testovacom importe. Ak nastavenia vyhľadávania nenájdu existujúcu kartu, program vytvorí novú. Práve tak vznikajú v katalógu duplicity.

Krok 5. Otestujte rôzne typy tovaru

Importujte 10–20 položiek, ktoré preveria rôzne scenáre:

• tovar s čiarovým kódom výrobcu;

• tovar s vlastným čiarovým kódom;

• tovar s kódom tovaru;

• položka s farbou, veľkosťou alebo inými charakteristikami;

• tovar s maloobchodnou a veľkoobchodnou cenou;

• nová položka, ktorá ešte nie je v katalógu;

• existujúca položka, ktorá sa nesmie zdvojiť.

Po kontrole odstráňte testovací doklad alebo obnovte testovaciu databázu do pôvodného stavu. Opravte nastavenia importu a až potom načítajte celý súbor.

Ako skontrolovať výsledok prenosu

Kontrola by nemala zahŕňať iba počet riadkov. Skontrolujte:

• počet aktívnych kariet tovaru;

• celkové množstvo tovaru;

• hodnotu zásob podľa nákupných cien alebo obstarávacej ceny;

• maloobchodné, veľkoobchodné a nákupné ceny;

• druhy tovaru, výrobcov a charakteristiky;

• čiarové kódy a kódy tovaru;

• počet zákazníkov;

• počiatočné sumy pre kumulatívne zľavy;

• prítomnosť potrebných kariet s nulovým zostatkom;

• neprítomnosť duplicít.

Po kontrole vykonajte testovací predaj. Uistite sa, že:

• tovar sa nájde podľa čiarového kódu;

• cena sa dosadí správne;

• množstvo sa odpočíta zo správneho účtovného strediska;

• zľava zákazníka sa vypočíta podľa očakávania.

Starú databázu neodstraňujte. Zdrojovú databázu, súbory prenosu a záložné kópie uchovávajte až do dokončenia úplnej kontroly a kontrolného obdobia práce v novej databáze.

Čo sa týmito spôsobmi automaticky neprenáša

Štandardný súbor základných údajov a import z Excelu nie sú úplnou kópiou systému.

Nie sú určené na automatický prenos:

• celej histórie skladových dokladov;

• celej histórie finančných operácií;

• nastavení pracovných miest;

• zariadení;

• РRP;

• služieb programu;

• licencie.

Ak potrebujete zachovať celý systém bez zmeny logiky evidencie, vykonajte úplný prenos Torgsoft na iný počítač.

Ak potrebujete históriu z iného programu, možnosť migrácie sa posudzuje samostatne podľa štruktúry zdrojových údajov.

Časté otázky