Nákupné ceny v Torgsoft: ako správne zaúčtovať tovar, zmeniť ceny a vyhnúť sa chybám

Práca s nákupnými cenami v programe Torgsoft je jednou z kľúčových etáp evidencie. Práve od správnosti zaznamenania nákupnej ceny závisí presnosť obstarávacej ceny, rentability a finančného výsledku podniku.

V praxi väčšina problémov so ziskom, skreslenými zostatkami alebo nesprávnymi sumami vo výkazoch vzniká nie kvôli “chybe programu”, ale kvôli nesprávnemu naskladneniu, nesprávnym nastaveniam príjemky alebo zmenám spätne bez následného prepočtu obstarávacej ceny.

V tomto článku rozoberieme:

• ako správne zaznamenávať nákupné ceny;

• ako ich meniť bez poškodenia evidencie;

• aké chyby sa vyskytujú najčastejšie;

• čím sa líši nákupná cena od obstarávacej ceny;

• čo robiť v zložitých a nejednoznačných situáciách.

1. Ako sa v Torgsoft zaznamenáva nákupná cena

Nákupná cena sa zaznamenáva v momente vytvorenia príjemky v režime «Dokument» — «Príjem tovaru».

Práve v tejto fáze si program zapamätá:

• za akú cenu bol tovar prijatý;

• v akej mene bol nakúpený;

• či sa zohľadňuje DPH;

• aká maloobchodná cena sa nastavuje.

Ručné zadanie

Ak pridávate nový alebo existujúci tovar do faktúry, cenu dodávateľa je potrebné uviesť v karte tovaru, v oblasti "Nákup tovaru", do poľa «Cena грн».

Ak sa nákup realizuje v cudzej mene, cenu je potrebné zadať v karte tovaru, v oblasti "Nákup tovaru", do poľa «Cena v mene». V takom prípade Torgsoft automaticky prepočíta cenu do národnej meny podľa kurzu, ktorý je uvedený v parametroch príjemky.

Je to dôležité, pretože ručné zadanie ceny v hrivnách pri nákupe v cudzej mene často vedie k chybám v obstarávacej cene a vo vyúčtovaní s dodávateľom.

Automatické načítanie cien: «Hľadať ceny»

Aby ste pri každom novom príjme už existujúceho tovaru nemuseli zadávať nákupné ceny ručne, môžete v karte tovaru zapnúť prepínač «Hľadať ceny».

V tomto režime program automaticky:

• nájde poslednú nákupnú cenu;

• doplní poslednú maloobchodnú cenu;

• zjednoduší prácu pri pravidelných dodávkach tovaru, ktorý už bol pridaný do databázy.

Tým sa znižuje počet ručných chýb a zrýchľuje sa naskladnenie.

Import z Excelu

Ak dodávateľ poskytuje elektronickú faktúru, je možné ju načítať cez režim «Import tovaru».

Na správne načítanie je potrebné:

• skontrolovať, v akej mene sú uvedené nákupné ceny v Excel súbore od dodávateľa,

• vytvoriť v Torgsoft príjemku so správne uvedenou menou nákupu tovaru,

• ak sú nákupné ceny v Excel súbore od dodávateľa v hrivnách, v parametroch importu tovaru je potrebné stĺpec s nákupnou cenou priradiť k poľu "Nákupná cena" a potom vykonať import tovaru,

• ak sú nákupné ceny v Excel súbore od dodávateľa v inej mene (nie v národnej), v parametroch importu tovaru je potrebné stĺpec s nákupnou cenou priradiť k poľu "Nákupná cena v mene" a potom vykonať import tovaru.

Užitočné nastavenie v parametroch importu tovaru je «Pri chýbajúcej nákupnej cene vziať poslednú nákupnú cenu dodávateľa». Pomáha, ak v súbore importu nie sú nákupné ceny vyplnené alebo pri niektorých položkách chýbajú.

Osobitosti prístupu personálu k nákupným cenám

V mnohých firmách vlastník nechce, aby predajcovia videli nákupné ceny. Na to je potrebné v nastaveniach používateľa zrušiť zaškrtnutie «Povolené vidieť nákupné ceny».

V takej situácii je dôležité pochopiť logiku programu:

• ak predajca naskladňuje tovar, ktorý už bol predtým založený;

• a nemá právo vidieť nákupnú cenu;

• program starú cenu automaticky nenačíta;

• namiesto toho dosadí 0,00 грн.

Nie je to porucha. Je to ochranný mechanizmus, aby pracovník bez prístupových práv nevidel skutočnú nákupnú cenu.

Typický pracovný scenár v takom prípade vyzerá takto:

1. predajca zadá skutočné množstvo tovaru, ktorý prišiel od dodávateľa;

2. vlastník, tovaroznalec alebo iný pracovník s potrebnými prístupovými právami (otvorenie príjemky na úpravu, vyplnenie nákupných cien v karte tovaru) otvorí faktúru neskôr na úpravu;

3. doplní správne nákupné ceny k tovaru v príjemke.

2. Typické chyby pri naskladnení tovaru

Suma príjmu sa nezhoduje s faktúrou dodávateľa

Jedna z najčastejších sťažností: používateľ zadá jednu nákupnú cenu, ale v príjemke vidí inú, zvyčajne vyššiu.

Najčastejšia príčina je, že v parametroch príjemky bol omylom zapnutý parameter «Pridať DPH k nákupnej cene tovaru». Ak je zaškrtnuté políčko "Pridať DPH...", program nielen zvýši obstarávaciu cenu, ale môže počítať aj maloobchodnú cenu (maržu) na základe nákupnej hodnoty vrátane DPH. To môže viesť k situácii, keď na regáloch budú cenovky s jednou cenou, ale v Torgsoft sa predaj vykoná za nadhodnotené ceny.

Čo sa deje ďalej:

• ak cena dodávateľa už obsahuje DPH;

• a tento parameter je zapnutý v parametroch príjemky;

• program v skutočnosti pridá DPH ešte raz k nákupnej cene zadanej používateľom;

• výsledkom je umelé zvýšenie nákupnej ceny.

To vedie k dvojitému započítaniu DPH a skresľuje:

• sumu faktúry;

• obstarávaciu cenu;

• rentabilitu;

• budúci zisk.

Čiarový kód sa omylom dostal do poľa ceny

Je to jedna z najnebezpečnejších chýb, ktorá vzniká v dôsledku ľudského faktora.

Scenár vyzerá takto:

• kurzor stojí v poli «Nákupná cena» alebo «Maloobchodná cena»;

• používateľ naskenuje čiarový kód tovaru;

• namiesto vyhľadania tovaru sa 13-miestny kód zapíše do poľa nákupnej / maloobchodnej ceny.

Výsledkom môže byť, že tovar dostane anomálnu 13-miestnu cenu.

Dôsledky:

• chyba pri prepočte obstarávacej ceny alebo pri uzatváraní obdobia, ak bola 13-miestna hodnota zapísaná ako nákupná cena.

• nesprávny zisk, ak bola 13-miestna hodnota zapísaná ako predajná cena.

V takej situácii je potrebné:

1. nájsť tovar s chybnou cenou;

2. opraviť cenu na správnu hodnotu;

3. vykonať prepočet obstarávacej ceny, ak bola uvedená nesprávna nákupná cena.

Stará cena sa nenačíta kvôli zmene meny

Ďalšia typická situácia: predtým bol tovar naskladnený v hrivnách, ale nová príjemka sa vytvára napríklad v dolároch alebo inej mene.

V takom prípade Torgsoft starú cenu nenačíta, pretože bola zaznamenaná v inej mene. Pole zostane prázdne a z pohľadu logiky programu je to v poriadku, pretože v novej mene tento tovar ešte nikdy nebol prijatý na sklad.

Chyby vznikajú aj vtedy, ak sa v hlavičke dokumentu omylom uvedie kurz meny 1. Vtedy sa výpočet ceny stáva nesprávnym a obstarávacia cena aj sumy v príjemke prestanú zodpovedať realite.

3. Ako správne zmeniť alebo upraviť nákupné ceny

Niekedy je cena v príjemke už zaznamenaná, ale ukáže sa, že:

• dodávateľ zmenil podmienky spätne;

• pri zadávaní došlo k chybe.

V takých prípadoch je dôležité ne“prepísať údaje náhodne”, ale použiť štandardné mechanizmy programu.

Spôsob 1: Korekcia uzavretej príjemky

Ak je príjemka už zaúčtovaná, použite režim «Dokument» — «Korekcia nákupných cien».

Postup:

1. vyberte potrebnú príjemku;

2. stlačte «Nastaviť nákupnú cenu»;

3. zadajte novú nákupnú cenu a stlačte «Zapísať».

Potom je bezpodmienečne nutné vykonať prepočet obstarávacej ceny cez Akcia -> Prepočítať obstarávaciu cenu.

Spôsob 2: Hromadná zmena cez «Analýzu zostatkov tovaru»

Ak je potrebné preceniť zostatky tovaru, najmä od konkrétneho dodávateľa, použite «Analýza» — «Analýza zostatkov tovaru».

Ďalej:

1. Vyberte dodávateľa a menu nákupu v príslušných filtroch.

2. Nastavte stredisko evidencie, pre ktoré sa bude vykonávať precenenie nákupných cien.

3. Zaškrtnite pole "Zoskupiť podľa ceny dodávateľa".

4. Vyberte v poli "Cenu dodávateľa brať ako" príslušnú hodnotu.

5. V prípade potreby použite Filter podľa tovaru, aby ste vybrali určitú kategóriu tovaru.

6. Stlačte tlačidlo "Obnoviť".

7. Označte potrebný tovar alebo všetok vybraný tovar, pri ktorom sa bude vykonávať precenenie.

8. Stlačte tlačidlo "Zmena ceny alebo kurzu nákupu tovaru".

9. V otvorenom formulári nastavte potrebné hodnoty v poliach "Čo robiť", "Ako zmeniť", "Hodnota", "Zaokrúhlenie".

10. V prípade potreby vypnite prepínač v poli "Meniť predajnú cenu tovaru".

11. Stlačte tlačidlo "Použiť" na uplatnenie precenenia nákupných cien.

V tomto prípade program automaticky vykoná dve akcie:

• vytvorí príjemku vrátenia dodávateľovi za starú cenu;

• okamžite vytvorí novú príjemku s novou nákupnou cenou.

Je to jeden z najsprávnejších spôsobov pre dávkovú evidenciu, pretože história zmeny ceny sa zachová správne a zostatky sa “nepokazia”.

Spôsob 3: Úprava otvorenej príjemky

Ak príjemka ešte nie je uzavretá a nemá stav «Kontrola vykonaná», možno vykonať zmeny priamo.

Na to je potrebné:

1. vojsť do «Registra príjemiek»;

2. vybrať potrebnú príjemku;

3. stlačiť «Obsah príjemky»;

4. upraviť kartu tovaru, najmä nastaviť novú nákupnú cenu.

Tento spôsob je vhodný iba pre otvorené dokumenty, keď ste si istí, že tovar z danej dodávky ešte nebol predaný. Ak je príjemka už uzavretá alebo tovar z danej dodávkovej dávky už bol predaný, je lepšie použiť štandardné mechanizmy korekcie a neupravovať údaje ručne.

4. Nezamieňajte si «Nákupnú cenu» a «Obstarávaciu cenu»

Je to jeden zo základných, ale veľmi dôležitých rozdielov v Torgsoft.

Nákupná cena (Cena dodávateľa)

Je to cena, ktorú priamo platíte dodávateľovi za samotný tovar.

Práve ona:

• tvorí dlh voči partnerovi;

• používa sa pri naskladnení;

• je základom pre ďalšie výpočty.

Obstarávacia cena (Účtovná cena)

To nie je len cena dodávateľa. Je to širší pojem. V závislosti od zvolenej metódy výpočtu obstarávacej ceny vo formulári "Parametre" - karta "Evidencia" sa môže rovnať poslednej nákupnej cene alebo priemernej hodnote nákupných cien podľa skladových zostatkov v členení podľa dodávkových dávok.

Do obstarávacej ceny môžu byť zahrnuté aj hodnoty DPH a dodatočných nákladov podľa príjemky.

K dodatočným nákladom môžu patriť:

• doprava;

• banková provízia;

• cena etikiet;

• iné náklady, ktoré sa týkajú konkrétnej dávky tovaru.

Práve obstarávacia cena sa používa na výpočet reálneho zisku. To znamená, že nemožno hodnotiť rentabilitu len podľa nákupnej ceny, ak existovali dodatočné náklady na dopravu alebo sprievod dodávky.

Kde zadávať dodatočné náklady

Aby ste videli reálnu rentabilitu, všetky dodatočné náklady je potrebné zadávať na karte «Náklady príjemky» vo formulári «Príjem tovaru» pri naskladnení.

Náklady možno:

• rozdeliť automaticky na všetok tovar (úmerne množstvu a cene);

• alebo rozdeliť podľa tovaru v príjemke.

Potom sa práve zvýšená suma — teda skutočná obstarávacia cena — zohľadní v evidencii a odpočíta sa od maloobchodnej ceny pri výpočte čistého zisku.

Na to sa používa:

• «Nastavenia» -> «Parametre» -> karta «Servis» -> tlačidlo «Vymazať informácie o pohybe tovaru a prepočítať obstarávaciu cenu»

• alebo prepočet v konkrétnom výkaze.

Ak sa to neurobí, zisk za minulé obdobia sa bude zobrazovať nesprávne.

Pre presnosť evidencie technická podpora odporúča používať aj metódu výpočtu obstarávacej ceny «Podľa dodávkových dávok s prihliadnutím na vnútorné prevody» (FIFO).

5. Dodatočné zložitosti, ktoré sa často prejavia až pri práci

Okrem základných chýb existuje aj celý rad situácií, ktoré spôsobujú ťažkosti aj skúseným používateľom.

Hromadné nastavenie cien pre tovar prijatý s cenou 0,00 грн

Keď pracovníci bez prístupu k nákupným cenám naskladňujú tovar, program dosadí 0,00 грн. Potom musí vlastník rýchlo doplniť správne ceny.

Na to je potrebné otvoriť príjemku na úpravu a v každej karte doplniť nákupnú cenu ručne, alebo ešte lepšie použiť akciu «Zadanie cien pre tovar z tejto príjemky» vo formulári «Príjem tovaru».

Je to pohodlné používať vtedy, keď treba pracovať práve s tovarom prijatým bez nákupnej ceny.

V tomto režime je pohodlné doplniť nákupnú cenu ku každej položke tovaru bez otvárania každej karty tovaru.

Kritické dôsledky chyby «Čiarový kód namiesto ceny»

Ak sa čiarový kód omylom dostal do poľa nákupnej ceny, problém sa neobmedzuje len na jednu príjemku.

V praxi to môže viesť k:

• nemožnosti uzavrieť obdobie;

• chybe Arithmetic overflow error converting expression to data type int;

• zablokovaniu nočného prepočtu obstarávacej ceny;

• nesprávnemu zisku ráno;

• nulovej alebo skreslenej obstarávacej cene na sklade.

V takých prípadoch je potrebné nájsť problematický tovar, opraviť pri ňom cenu a prepočítať obstarávaciu cenu v Torgsoft.

Zmena meny alebo kurzu po zadaní tovaru do príjemky

Stáva sa aj toto:

• používateľ vytvoril príjemku;

• už do nej pridal tovar;

• zadával ceny;

• a potom si spomenul, že príjemka má byť v inej mene.

Potom zmení menu alebo kurz v hlavičke dokumentu, ale vidí, že samotné ceny v riadkoch sa nezmenili.

Je to očakávané správanie. Aby Torgsoft ceny skutočne prepočítal, nestačí len zmeniť menu alebo kurz v hlavičke.

Je potrebné ručne stlačiť tlačidlo «Prepočítať ceny» vo formulári «Príjem tovaru».

Až potom program prepočíta: ceny dodávateľa, ceny dodávateľa v mene, dodatočné obstarávacie ceny, dodatočné nákupné hodnoty s prepočtom alebo bez prepočtu maloobchodných a veľkoobchodných cien príjemky (v závislosti od zvoleného parametra prepočtu).

Zmätok pri rozdelení dodatočných nákladov

Jednou z najčastejších príčin nesprávneho zisku je nesprávne nastavenie nákladov v príjemke.

V Torgsoft môžu mať dodatočné náklady rôzny ekonomický význam a práve tu sa používatelia najčastejšie mýlia.

1. Zahrnúť do vyrovnania s dodávateľom

Takýto náklad:

• zvyšuje nákupnú cenu;

• zvyšuje váš dlh voči dodávateľovi.

Je to vhodné vtedy, keď samotný dodávateľ zahrnul dopravu alebo sprievodné služby do svojej faktúry.

2. Dodatočná obstarávacia cena (Zahrnúť do obstarávacej ceny tovaru)

Takýto náklad:

• nezvyšuje dlh voči dodávateľovi;

• ale rozdeľuje sa do hodnoty tovaru v dávke;

• ovplyvňuje obstarávaciu cenu a budúci zisk.

Je to typická voľba pre služby externého dopravcu, bankovú províziu, náklady na balenie a podobne.

3. Dodatočná nákupná hodnota (Nezahrnúť)

Takýto náklad:

• nejde do obstarávacej ceny;

• neovplyvňuje dlh voči dodávateľovi;

• ale program ho môže zohľadniť pri automatickom zvýšení maloobchodnej ceny.

Používa sa to vtedy, keď je potrebné preniesť náklad na zákazníka cez predajnú cenu, ale pritom nemení finančnú logiku vyrovnania s dodávateľom.

Ak sa tu zvolí nesprávny typ nákladu, vznikajú typické problémy:

• umelý dlh voči dodávateľovi;

• skreslená obstarávacia cena;

• nesprávny zisk.

6. Čo treba skontrolovať pred uzavretím príjemky

Aby ste sa vyhli väčšine problémov, pred dokončením práce s príjmom je vhodné urobiť krátku kontrolu:

1. Či je v hlavičke dokumentu správne uvedená mena.

2. Či je správne uvedený kurz meny.

3. Či nie je omylom zapnuté «Pridať DPH k nákupnej cene tovaru».

4. Či nezostali tovary s cenou 0,00 грн, ak to nie je plánovaný scenár.

5. Či sa nevyskytujú anomálne vysoké ceny, ktoré mohli vzniknúť naskenovaním čiarového kódu do poľa ceny.

6. Či boli všetky dodatočné náklady zadané na karte «Náklady príjemky».

7. Či je správne zvolený typ nákladu.

Záver

Nákupná cena v Torgsoft nie je len číslo v príjemke. Ovplyvňuje hneď niekoľko kritických oblastí evidencie:

• vyrovnanie s dodávateľmi;

• obstarávaciu cenu tovaru;

• maloobchodnú cenu s ohľadom na hodnotu marže z nákupnej ceny;

• rentabilitu;

• finančný výsledok podniku.

Preto je správna práca s nákupnými cenami postavená na troch pravidlách:

1. správne zaznamenať cenu v okamihu naskladnenia;

2. meniť ju iba cez štandardné mechanizmy programu;

3. po každej zmene bezpodmienečne spustiť prepočet obstarávacej ceny.

Ak sa budete držať tejto logiky, evidencia bude stabilná a výkazy budú dôveryhodné. Ak však meniť ceny ručne, vynechávať prepočet alebo zamieňať nákupnú cenu s obstarávacou cenou, môže to viesť k zobrazovaniu nesprávnej hodnoty zisku vo výkazoch a analýzach programu Torgsoft.

---