Ako importovať došlú faktúru z Excelu: podrobné pokyny

Import príjemky z Excelu do programu Torgsoft je jeden z najefektívnejších nástrojov, ktorý umožňuje naplniť sklad tisíckami položiek za niekoľko minút namiesto týždňov ručného zadávania.

Tu je podrobný návod krok za krokom, ako správne pripraviť súbor a vykonať import tovaru.

Krok 1. Príprava súboru Excel

Pred začiatkom importu je dôležité správne pripraviť cenník od dodávateľa:

1. Formát súboru. Uložte dokument vo formáte .xls (Excel 97-2003) alebo .xlsx. Dôležité: v tabuľke nesmú byť zlúčené bunky, inak program môže nesprávne rozpoznať stĺpce.

2. Textový formát údajov. Aby ste sa vyhli chybám pri načítaní, najmä pri čiarových kódoch a artikloch, ktoré môžu obsahovať čísla aj písmená, dôrazne sa odporúča previesť všetky bunky tabuľky do textového formátu. Technickí špecialisti Torgsoft odporúčajú použiť na to špeciálne makro Excel, ktoré hromadne pridáva apostrof pred číslo. (Kód makra: For Each cell In Selection: cell.Value = "'" & cell.Value: Next:).

3. Rozdelenie charakteristík. Ak sa v súbore dodávateľa názov, farba, veľkosť a materiál nachádzajú v jednej bunke, je potrebné ich rozdeliť do rôznych stĺpcov pre správny import do karty tovaru.

Krok 2. Vytvorenie „hlavičky“ príjemky

1. V hlavnom menu Torgsoft prejdite do Dokument ➔ Príjem tovaru.

2. Kliknite na tlačidlo Pridať (alebo „Nový príjem“).

3. Vyplňte základné parametre dokladu: vyberte Dodávateľa, zadajte Menu. Ak zadávate tovar po prvýkrát, napríklad pri začiatku automatizácie, môžete zaškrtnúť políčko Počiatočné zásoby.

4. Uložte hlavičku tlačidlom Zapísať. Potom vo formulári úpravy príjmu kliknite na tlačidlo Import.

Krok 3. Nastavenie pripojenia k súboru

V okne „Import“ je potrebné zadať cestu k vášmu súboru:

1. Kliknite na tlačidlo Zdroj údajov.

2. V okne vlastností prejdite na kartu Pripojenie, zapnite prepínač Použiť pripojovací reťazec a kliknite na Zostaviť.

3. Kliknite na Vytvoriť a vyberte ovládač Microsoft Excel (*.xls) (vyberajte ten, kde je uvedený najväčší počet rozšírení).

4. Zadajte ľubovoľný názov zdroja (napríklad "12") a pomocou tlačidla Výber zošita zadajte cestu k vášmu súboru v počítači. Kliknite na OK.

Krok 4. Výber oblasti údajov a parametrov importu

Po pripojení súboru sa vrátite do okna importu. Tu je potrebné nastaviť logiku načítania:

1. Oblasť importu. Vyberte, odkiaľ sa majú údaje načítať. Najjednoduchšia a najuniverzálnejšia možnosť je Načítať všetky údaje z hárka (stačí vybrať názov hárka v poli „Tabuľka“). Môžete tiež zadať konkrétny rozsah buniek (napríklad A1:Z33) alebo pomenovanú tabuľku.

2. Parametre vyhľadávania tovaru. Povedzte programu, ako má rozpoznávať tovar, aby nevytváral duplicity. Zvyčajne sa nastavuje vyhľadávanie podľa čiarového kódu a ako druhé kritérium podľa artikla alebo názvu.

3. Všeobecné parametre (dôležité zaškrtávacie políčka):

•    Pridať nový tovar do adresára — určite zapnite, aby program vytváral karty pre nové položky.
•    Generovať vlastné čiarové kódy pri ich absencii — program automaticky pridelí čiarové kódy tovaru, pri ktorom nie sú uvedené v súbore dodávateľa.
•    Aktualizovať parametre tovaru — ak tovar už v databáze existuje, ale v súbore sa zmenil jeho opis, program aktualizuje kartu.

Krok 5. Priradenie stĺpcov (Karta „Tovar“)

Toto je najdôležitejšia etapa. Prejdite na kartu Tovar. Tu musíte programu Torgsoft určiť, ktorý stĺpec z Excelu zodpovedá určitému poľu v programe.

• Napríklad oproti poľu „Čiarový kód“ v Torgsoft vyberte názov príslušného stĺpca z vášho súboru Excel. To isté urobte pre polia: „Artikel“, „Názov tovaru“, „Množstvo“, „Nákupná cena“, „Maloobchodná cena“ a podobne.

• Ak máte uvedenú len nákupnú cenu, môžete v nastaveniach importu jednoducho zadať % marže a Torgsoft sám vypočíta maloobchodnú cenu.

• Nadradený uzol (Druh tovaru a Výrobca). Ak vo vašom súbore nie sú stĺpce s kategóriou alebo výrobcom tovaru, ale celý doklad obsahuje rovnaký typ tovaru, napríklad len „Pánske bundy“ od výrobcu „Nike“, môžete ich zadať do polí „Nadradený uzol druhu tovaru“ a „Nadradený uzol výrobcu“. Potom budú všetky tovary zo súboru automaticky priradené do tejto kategórie.

• Tip. Na tej istej karte sú pri poliach cien prepínače „Zaokrúhliť“. Ak ich zapnete, vypočítané maloobchodné ceny sa budú automaticky zaokrúhľovať na celé čísla.

Krok 6. Dokončenie importu

Po priradení všetkých potrebných polí kliknite na tlačidlo Zapísať. Čas načítania bude závisieť od počtu položiek. Program spracuje súbor, vytvorí nové karty tovaru alebo aktualizuje existujúce, vygeneruje čiarové kódy a pridá všetky položky do vašej príjemky.

Doplnková možnosť. Počas importu z Excelu možno hromadne načítať aj fotografie tovaru. Na to je potrebné v tabuľke Excel vložiť obrázky priamo do buniek (obrázok sa musí nachádzať presne v hraniciach bunky a byť v nej jediným objektom), alebo uviesť odkaz (URL) či lokálnu cestu v počítači k súborom obrázkov.