Kontrola minimálnych a maximálnych zostatkov pri distribúcii tovaru medzi skladmi

Kontrola minimálnych a maximálnych zásob pri distribúcii tovaru: pravidlá kontroly a nastavenie obmedzení

Pri riadení obchodnej siete sa podnikatelia pravidelne stretávajú s potrebou presného rozdeľovania tovaru medzi centrálnym skladom a maloobchodnými predajňami. Optimálna distribúcia znamená, že na každej prevádzke je dostatok tovaru na uspokojenie dopytu, ale zároveň nevznikajú nadmerné zásoby, ktoré viažu prevádzkový kapitál.

V tejto súvislosti vznikajú takéto otázky: «Ako technicky zabrániť pracovníkovi zodpovednému za tovar, aby do predajne odoslal viac tovaru, než je stanovený limit?», «Prečo program umožní presun tovaru, ak jeho zásoba klesne pod minimum?», «Prečo sa pri distribúcii nezobrazí upozornenie na prekročenie maximálneho limitu?» a «Ako nastaviť program tak, aby automaticky kontroloval limity odosielateľa a príjemcu?».

Tento materiál podrobne vysvetľuje logiku fungovania systému kontroly limitov pri internom rozdeľovaní tovaru.

Základné pojmy a aktuálny stav

Pre správne fungovanie systému kontroly je potrebné rozumieť základným pojmom, s ktorými program pracuje:

• Minimálna zásoba — stanovené množstvo tovaru, pod ktoré by zásoba v konkrétnom evidenčnom centre nemala klesnúť. Ide o bezpečnostnú zásobu na zabezpečenie plynulého predaja.

• Maximálna zásoba — horná hranica množstva tovaru v evidenčnom centre, ktorej prekročenie sa považuje za nadbytočnú zásobu.

• Odosielateľ — evidenčné centrum (zvyčajne centrálny sklad), z ktorého sa tovar pri distribúcii odpisuje.

• Príjemca — evidenčné centrum (maloobchodná predajňa), do ktorého sa tovar presúva.

• Podmienky distribúcie — systémové nastavenia, ktoré určujú, ako program reaguje na prekročenie limitov: zobrazí informačné upozornenie alebo úplne zablokuje vytvorenie dokladu o presune.

V súčasnosti program Torgsoft umožňuje viacfaktorovú kontrolu zásob na strane odosielateľa aj príjemcu. Táto kontrola je však striktne logicky prepojená s nastaveniami viditeľnosti údajov v pracovnom formulári, čo je kľúčovou vlastnosťou kontrolného algoritmu.

Povinné podmienky fungovania maximálnych limitov

Ak je kontrola minimálnej zásoby základnou funkciou, pri kontrole maximálnej zásoby počas distribúcie musia byť splnené dve prísne podmienky. Bez nich kontrola prekročenia limitu nebude fungovať:

1. V programe musí byť aktivovaná doplnková možnosť «Minimálne a maximálne zásoby podľa skladov».

2. V nastaveniach parametrov skladu (Nastavenia – Parametre – Sklad) musí byť nastavené pravidlo «Viesť evidenciu minimálnej zásoby pre každé evidenčné centrum». Až potom systém začne pracovať s dynamickou charakteristikou maximálnej zásoby pre jednotlivé predajne.

Hlavné pravidlo: kontroly závisia od viditeľnosti stĺpcov

Najčastejšia odpoveď na otázku podnikateľov, prečo limity nefungujú, je nasledovná: podmienky distribúcie, dostupnosť hodnôt vo filtroch a farebné zvýraznenie stavu priamo závisia od viditeľnosti príslušných stĺpcov v distribučnej tabuľke.

Ide o základný princíp fungovania distribučného algoritmu v Torgsoft:

• Ak je stĺpec «Minimálna zásoba v aktuálnom evidenčnom centre» skrytý (cez ponuku «Nastavenia – Viditeľnosť stĺpcov»), program nebude kontrolovať nedostatok tovaru u odosielateľa a nezobrazí upozornenie.

• Ak do tabuľky nie je pridaná dynamická charakteristika «Maximálna zásoba tovaru» pre odosielateľa alebo príjemcu, program nebude môcť upozorniť na nadbytočnú zásobu ani zablokovať presun nad stanovený limit.

• Ak teda stĺpec nie je viditeľný, zo všeobecného filtra tovaru zmiznú aj príslušné možnosti výberu (napríklad filter «Tovar v nadbytku (množ. > max. zásoba)»).

Nastavenie reakcie systému: upozornenie alebo zákaz

V ponuke «Podmienky distribúcie» vo formulári distribúcie tovaru môže podnikateľ nastaviť prísnosť kontroly. Program rozdeľuje kontroly pre odosielateľa a príjemcu.

• Upozorniť na nedostatok / Zakázať vytvorenie presunu s nedostatkom: aktivuje sa, ak po odoslaní tovaru zostane v centrálnom sklade menej, než je jeho vlastný minimálny limit.

• Upozorniť na nadbytok / Zakázať vytvorenie presunu s nadbytkom: aktivuje sa, ak aktuálna zásoba odosielateľa už prekračuje jeho maximálny limit.

• Upozorniť na nedostatočné množstvo / Zakázať vytvorenie presunu s nedostatočným množstvom: aktivuje sa, ak ani po prijatí distribuovaného tovaru zásoba v predajni stále nedosiahne minimálny limit.

• Upozorniť na nadbytok / Zakázať vytvorenie presunu s nadbytkom: aktivuje sa vtedy, keď množstvo, ktoré sa má odoslať do predajne, spôsobí prekročenie jej maximálneho limitu.

Rozdiel medzi upozornením a zákazom:

Ak je nastavené «Upozorniť», systém pred vytvorením dokladov interného presunu zobrazí zoznam problémových položiek, ale používateľovi umožní ich ignorovať a kliknúť na «Pokračovať». Ak je nastavené «Zakázať», vytvorenie presunu bude zablokované dovtedy, kým používateľ neupraví množstvo v distribučnej tabuľke tak, aby zodpovedalo limitom.

Algoritmus kontrol a vizuálne označenie (Farby)

Keď pracovník zodpovedný za tovar stlačí tlačidlo distribúcie, program vykoná kontroly v presne stanovenom poradí. Najskôr sa vždy kontroluje maximálne a minimálne množstvo. Až po odstránení všetkých chýb súvisiacich s limitmi systém skontroluje, či je množstvo tovaru násobkom množstva v balení (ak je táto možnosť nastavená).

Na rýchlu vizuálnu identifikáciu problémových položiek sa v distribučnej tabuľke používa farebné zvýraznenie pozadia riadkov:

1. Fialové pozadie: množstvo tovaru je menšie než stanovená minimálna zásoba.

2. Oranžové pozadie: množstvo tovaru je väčšie než stanovená maximálna zásoba (nadbytok).

3. Červené pozadie: presúvané množstvo tovaru nie je násobkom množstva v balení (napríklad sa používateľ pokúša presunúť 3 kusy, hoci balenie obsahuje 5 kusov).

Odpovede na časté otázky podnikateľov

?Prečo som nastavil maximálne zásoby v kartách tovaru, ale program na ne pri distribúcii nereaguje?

Skontrolujte, či sú splnené tri podmienky: je aktivovaná príslušná platená možnosť, v parametroch skladu je evidencia minimálnych zásob nastavená na «Pre každý sklad» a priamo vo formulári distribúcie sú cez nastavenia viditeľnosti stĺpcov (blok dynamických charakteristík) zobrazené stĺpce maximálnej zásoby pre odosielateľa a/alebo príjemcu. Ak stĺpce nie sú viditeľné, kontrola sa nevykoná.

?Dá sa program nastaviť tak, aby centrálny sklad mohol klesnúť pod minimum, ale aby bolo striktne zakázané poslať do predajne viac, než je jej maximum?

Áno, logika programu tieto udalosti oddeľuje. V «Podmienkach distribúcie» môžete nastaviť pravidlo «Upozorniť na nedostatok tovaru u odosielateľa» (aby bolo možné upozornenie ignorovať) a zároveň pravidlo «Zakázať vytvorenie presunu s nadbytkom tovaru u príjemcu». Systém potom zablokuje iba tie presuny, ktoré vedú k nadmernému zásobeniu predajne.

?Zmizol filter «Tovar v nadbytku (množ. > max. zásoba)». Ako ho obnoviť?

Dostupnosť tohto filtra priamo závisí od viditeľnosti stĺpca maximálnej zásoby. Otvorte nastavenia viditeľnosti stĺpcov, zapnite zobrazovanie maximálnej zásoby a po aktualizovaní formulára sa filter znova zobrazí v zozname.