Kontrola bilancie a správne formovanie objednávok dodávateľovi s ohľadom na rezervy

Prečo rezervy narúšajú nákup tovaru, ak ich nekontrolujete? 

Predstavte si situáciu: zákazník si objedná tovar, vystavíte mu účet a čakáte na platbu. Fyzicky je tovar ešte na polici, ale v skutočnosti je už „cudzí“. Ak sa v tej chvíli iný predavač pozrie do programu, uvidí tento tovar v zásobách a môže ho predať. Alebo opačný prípad: manažér nákupu vytvára objednávku dodávateľovi, program ukazuje, že tovar je na sklade, preto ho manažér neobjedná. Keď však príde na odoslanie tovaru prvému zákazníkovi, ukáže sa, že tovaru nie je dosť. 

Podnikatelia sa pravidelne obracajú na technickú podporu s otázkami: "Prečo program hovorí, že treba objednať tovar, ak fyzicky je na sklade?", "Ako zistíme, koľko tovaru nám reálne chýba pre vystavené účty?" alebo "Ako odstrániť tovar z rezervy, aby sa opäť mohol zúčastňovať voľného predaja?". 

Režim kontroly rezerv a objednávok je vytvorený práve na to, aby oddelil voľný zostatok od tovaru sľúbeného zákazníkom a na základe tohto deficitu vytváral presné nákupy bez zbytočného viazania peňazí.

1. Ako funguje logika rezervácie v Torgsoft

Základom správnej objednávky je pochopenie toho, ako program „vidí“ rezervovaný tovar. V Torgsoft sa rezervácia najčastejšie vykonáva cez režim «Predaj s vystavením účtu» (PVÚ) alebo pri vytváraní «Zákazníckej objednávky na výrobok».

Existujú dve základné politiky práce s rezervou:

1. Presun do skladu dočasného uskladnenia (Sklad tovaru pod zálohou). Pri rezervácii sa tovar automaticky presunie z hlavného skladu do špeciálneho skladu 3. úrovne. Z pohľadu počítačovej evidencie tento tovar už na hlavnom sklade nie je. Nezúčastňuje sa bežného obratu tovaru, nemožno ho omylom predať cez bežný predaj a nezapočítava sa pri štandardnej inventarizácii hlavného skladu.

2. Nominálna rezerva na hlavnom sklade. Tovar je rezervovaný iba nominálne a zostáva v zostatku hlavného obchodu. Môže sa predať, ak administratíva takúto politiku povoľuje; hlavné je zabezpečiť jeho dostupnosť do momentu odoslania objednávky.

Ako to ovplyvňuje objednávku dodávateľovi? Ak používate prvý spôsob, teda presun do skladu pod zálohou, zostatok tovaru v hlavnom účtovnom centre sa znižuje. Ak tento zostatok klesne pod nastavený «Minimálny zostatok», program to automaticky rozpozná ako deficit a pri ďalšom použití režimu «Vytvorenie objednávky dodávateľovi» navrhne doobjednať túto položku.

2. Analýza potreby tovaru pre konkrétne účty

Aby manažér jasne videl, komu a koľko tovaru treba objednať pre vystavené účty, v Torgsoft je v režime «Predaj s vystavením účtu» na karte «Účet» vytvorená špeciálna karta «Dostupnosť tovaru na skladoch». Tento nástroj umožňuje sledovať deficit na úrovni každého dokumentu.

Tu program vykonáva presný matematický výpočet pomocou stĺpcov:

• V rezerve — zobrazuje množstvo tovaru, ktoré už bolo úspešne rezervované práve pre tento konkrétny účet.

• Objednať — ukazuje, koľko ďalších jednotiek tovaru kriticky chýba na splnenie zákazníckej objednávky. Hodnota sa počíta podľa vzorca: "Množstvo tovaru v účte mínus" "Množstvo tovaru v rezerve mínus" "Množstvo na sklade".

Ak na sklade nie je dostatok tovaru na úplnú rezerváciu a pokúsite sa ho rezervovať, časť dostupného tovaru sa dostane do rezervy a zvyšok získa stav «Čaká na rezerváciu». Práve toto množstvo je priamym signálom pre manažéra nákupu, aby kontaktoval dodávateľa.

3. Hromadné vytváranie objednávok s prihliadnutím na deficit

Keď manažér potrebuje vytvoriť všeobecnú objednávku dodávateľovi pre celý obchod, používa sa režim «Dokument» — «Vytvorenie objednávky dodávateľovi».

Ako program určuje, čo presne treba objednať?

1. Analyzuje Minimálny zostatok, ktorý môže byť nastavený ako spoločný pre celú sieť alebo samostatne pre každý sklad pomocou doplnkovej možnosti.

2. Program vytvára stĺpec «Treba objednať», ktorý sa počíta ako rozdiel medzi nastaveným minimálnym zostatkom a aktuálnym skutočným zostatkom na sklade.

3. Vo filtri na tomto formulári môžete vybrať parameter «Tovar, ktorý treba objednať». Ide o spojenie podmienok: tovar s nulovým/záporným množstvom + tovar, ktorý sa míňa.

4. Zohľadnenie rezerv vo Výrobe pre výrobné spoločnosti

Ak vaša spoločnosť používa doplnkovú možnosť «Výroba: evidencia materiálov a hotových výrobkov», rezervy zohrávajú kľúčovú úlohu pri nákupe surovín. Materiály sa môžu rezervovať pre výrobné akty alebo technologické postupy, aby sa zabránilo vytvoreniu viacerých aktov na tie isté zostatky.

V režime «Plánovanie výroby», kde sa vytvárajú objednávky dodávateľom na suroviny, program zobrazuje:

• Potrebné množstvo — koľko materiálu je celkovo potrebné.

• Množstvo k dispozícii — počíta sa ako aktuálny voľný sklad + už existujúca rezerva podľa tohto výrobného aktu.

• Objednať — automaticky sa počíta ako rozdiel medzi potrebným množstvom a množstvom k dispozícii. Ak je ukazovateľ záporný, systém chápe, že materiálu je dosť. Potom sa stlačením jediného tlačidla «Vytvoriť objednávky dodávateľom» vygenerujú pripravené nákupné dokumenty.

Zhrnutie: ako nastaviť proces?

1. Určte politiku rezerv: rozhodnite sa, či sa tovar bude fyzicky presúvať do skladu "Pod zálohou", alebo zostane na hlavnom sklade. Pre väčšinu maloobchodníkov je spoľahlivejšie používať dočasné sklady, aby sa predišlo zámene tovaru a náhodným predajom.

2. Nastavte minimálne zostatky pre rýchloobrátkový tovar. Potom každý presun tovaru do rezervy automaticky podnieti program, aby vám pripomenul nákup.

3. Manažéri predaja by mali pravidelne sledovať kartu «Dostupnosť tovaru na skladoch» v PVÚ a kontrolovať tovar so stavom «Čaká na rezerváciu».

4. Manažéri nákupu by mali pracovať s formulárom «Vytvorenie objednávky dodávateľovi» cez filter «Tovar, ktorý treba objednať» a zohľadniť, že všetky správne vytvorené rezervy už ovplyvnili aktuálny voľný zostatok.