V reálnom živote je proces predaja na objednávku len zriedka lineárny. Zákazníci často menia svoje rozhodnutia: objednajú si tri veci, nechajú zálohu, ale pri prevzatí sa rozhodnú vziať si iba dve, alebo požiadajú o výmenu veľkosti, ktorá má inú cenu.
Podnikatelia sa pravidelne pýtajú: "Ako vydať iba polovicu objednávky?", "Ako správne rozdeliť sumu preddavku, ak si zákazník preberá tovar po častiach?" alebo "Ako vrátiť časť zálohy, ak zákazník odmietol jednu z položiek, aby sa nenarušila finančná evidencia?". Režim práce so zákazníckymi objednávkami je vytvorený práve na to, aby ste nestratili kontrolu nad pohybom tovaru a financií v takýchto neštandardných situáciách a mohli flexibilne spravovať rezervy, zálohy a vrátenia.
1. Zmena množstva v objednávke a čiastočný výdaj tovaru
Keď je objednávka vytvorená a zákazník uhradil preddavok, prejde do stavu «Aktívna». V tomto stave je objednávka zafixovaná a tovar sa zvyčajne presúva do skladu dočasného uskladnenia (rezervy). Často však vzniká potreba zmeniť množstvo tovaru. Program Torgsoft pre takéto prípady počíta s dvoma scenármi:
Scenár A. Fyzická zmena zloženia objednávky (úprava)
Ak zákazník zavolal a požiadal o zníženie množstva tovaru alebo pridanie inej položky, aktívnu objednávku nemožno jednoducho prepísať. Je potrebné ju prepnúť do režimu úpravy. Na tento účel kliknite na tlačidlo «Stav objednávky» a vyberte položku «Zmena». Po pridaní alebo odstránení materiálov, služieb či tovarov je potrebné objednávku opäť prepnúť do stavu «Aktívna».
Scenár B. Čiastočný výdaj objednávky (bez zmeny samotného dokumentu)
Ak zákazník prišiel a chce si prevziať iba časť objednaného tovaru, pričom zvyšok necháva na neskôr, samotnú objednávku nemusíte prerábať. Vo formulári «Výdaj objednávok» môžete presunúť do pravej časti okna («Predaj tovaru») iba tie tovary, ktoré je zákazník pripravený prevziať práve teraz. Zvyšný tovar bezpečne zostane v sklade dočasného uskladnenia (v rezerve) až do ďalšej návštevy zákazníka.
2. Čiastočné použitie zálohy (preddavku)
Najviac otázok u podnikateľov vyvoláva finančná stránka čiastočného výdaja tovaru. Čo robiť s preddavkom, ak si zákazník preberá objednávku po častiach?
Program Torgsoft umožňuje predajcovi flexibilne spravovať, akú časť zálohy použiť pri každej transakcii. V okne výdaja tovaru je špeciálne pole «Použiť», v ktorom sa zobrazuje suma uhradeného preddavku. Toto pole je možné upravovať.
Ako to funguje v praxi? Predstavme si, že zákazník si objednal dve veci v celkovej hodnote 2000 UAH a nechal preddavok vo výške 500 UAH. Keď príde do predajne nabudúce, chce si prevziať iba jednu vec. V tomto momente predajca presunie do bloku predaja iba jeden tovar. Následne vzniká voľba, čo urobiť s preddavkom:
-
Použiť zálohu teraz. Predajca môže v poli «Použiť» ponechať celú sumu zálohy (500 UAH), a zákazník tak za prvú vec doplatí menej alebo nedoplatí nič, ak je hodnota veci nižšia ako 500 UAH.
-
Ponechať zálohu na neskôr. Zákazník sa môže rozhodnúť, že prvú vec zaplatí celú v hotovosti alebo kartou práve teraz a preddavok ponechá na odkúpenie druhej veci v budúcnosti. V takom prípade musí predajca ručne zmeniť sumu v poli «Použiť» na «0».
Dôležitá nuansa: program Torgsoft prísne kontroluje financie. Keď zákazník príde odkúpiť poslednú vec z objednávky, systém automaticky zohľadní zostatok preddavku a pole «Použiť» bude zablokované na úpravu — program bude vyžadovať použitie zostatku zálohy až na nulu.
3. Čiastočné vrátenie peňazí (zálohy) a uzavretie objednávky
Často nastávajú situácie, keď zákazník odmietne časť objednávky a suma ním uhradenej zálohy prevyšuje hodnotu tovaru, ktorý si skutočne preberá. V takom prípade musí podnikateľ vykonať čiastočné vrátenie peňazí.
Postup vrátenia rozdielu
V programe je k dispozícii špeciálne tlačidlo «Vrátenie preddavku». Preddavok možno vrátiť v plnej výške (ak zákazník objednávku úplne zrušil) alebo čiastočne.
Suma čiastočného vrátenia sa vypočíta podľa jednoduchej vzorca:
Suma na vrátenie = Suma uhradeného preddavku - Suma vydaného tovaru.
Príklad: zákazník si objednal tovar v hodnote 1000 UAH a uhradil 50 % preddavok (500 UAH). Neskôr vykonal zmeny v objednávke, zrušil časť položiek a teraz je celková hodnota jeho objednávky iba 400 UAH. Keďže už uhradil 500 UAH, program po kliknutí na tlačidlo «Vrátenie preddavku» automaticky navrhne vrátiť zákazníkovi rozdiel vo výške 100 UAH (500 - 400 = 100 UAH).
Nútené uzavretie čiastočne splnenej objednávky
Ak si zákazník prevzal časť tovaru a oznámil, že zvyšok už preberať nebude, takáto objednávka by nemala v systéme donekonečna "visieť". Vo formulári objednávok je špeciálna akcia «Zatvoriť». Keď túto akciu použijete na čiastočne vydanú objednávku, systém vykoná tieto kroky:
-
Skontroluje, či zostal nevyužitý preddavok. Ak áno — navrhne jeho vrátenie (možno to odmietnuť, ak sa podľa dohody peniaze nevracajú).
-
Všetky tovary, ktoré si zákazník odmietol prevziať a ktoré zostali v sklade dočasného uskladnenia (v rezerve), sa automaticky vrátia do hlavného skladu predajne na voľný predaj.
-
Objednávke sa priradí nevratný stav «Dokončená».
Dodatočne (pre veľkoobchod a internetové obchody)
Flexibilné vrátenie preddavkov je realizované aj v režime «Predaj s vystavením faktúry». Ak bola faktúra preplatená alebo tovar nebol vydaný úplne, voľnú sumu preddavku možno rozdeliť na iné neuhradené dodacie listy toho istého zákazníka alebo mu ju vrátiť v tej forme, v akej bola prijatá. To isté platí aj pre režim «Oprava», kde možno preplatok za uzavretú opravu priradiť k výdajke alebo vrátiť ako zálohu.
Záver
Vďaka tejto funkcionalite Torgsoft je podnikateľ chránený pred chaosom v evidencii. Zmena množstva, flexibilná práca so sumami zálohy počas čiastočných výdajov a spravodlivé vrátenie peňazí prebiehajú transparentne, zostatky na skladoch zostávajú vždy aktuálne a vyrovnania so zákazníkom sedia do posledného centu.
Vráťte sa na predchádzajúci krok