„Zaseknutá“ rezerva: ako fungujú dočasné sklady a ako vrátiť tovar do predaja

Podnikatelia sa často stretávajú so situáciou, keď tovar fyzicky leží na polici v obchode, ale cez program ho nemožno predať, pretože je blokovaný v rezervácii alebo presunutý do takzvaného skladu dočasného skladovania (sklad 3. úrovne).

Tento režim slúži na odloženie tovaru pre konkrétnu objednávku zákazníka a na zabránenie jeho náhodnému predaju inému kupujúcemu v predajni.

Najčastejšou otázkou pre technickú podporu je však zablokovaná rezervácia: lehota na čakanie na platbu už dávno uplynula, no tovar sa sám nevráti do voľných zásob. Alebo po čiastočnom vyskladnení podľa platobného dokumentu niektoré položky zostanú «stratené» medzi skladmi a bránia správnej evidencii.

Čo je sklad dočasného skladovania (sklad 3. úrovne)?

Pri vytváraní objednávky zákazníka a rezervovaní tovaru ponúka Торгсофт dva postupy: ponechať tovar v hlavnom sklade a iba zablokovať jeho predaj, alebo ho fyzicky presunúť do skladu dočasného skladovania.

V architektúre Торгсофт sa tento sklad vytvára automaticky ako sklad 3. úrovne. Tovar presunutý doň sa vyradí z bežného obehu hlavného obchodu. Napríklad pri štandardnej inventúre hlavného skladu nebude tento rezervovaný tovar zahrnutý, pretože systém ho považuje za uložený v samostatnom priestore, kde čaká na svojho kupujúceho.

Prečo sa rezervácie blokujú: typické príčiny a chyby

Problémy s rezerváciami najčastejšie nevznikajú pre poruchy programu, ale pre nepochopenie jeho algoritmov a nedodržanie poradia krokov personálom.

1. Mýtus o automatickom zrušení rezervácie. Najčastejšou chybou je očakávanie, že po uplynutí rezervácie sa tovar sám vráti do predaja. V Торгсофт sa rezervácia automaticky nezruší ani po uplynutí jej lehoty. Program len vizuálne upozorní na uplynutie lehoty príslušnou farbou pozadia tovaru na karte «Резерв» (Rezervácie). Aby sa tovar vrátil do predaja, treba akciu vykonať ručne.

2. Zmena množstva po rezervácii. Pokladník často rezervuje 1 kus a zákazník potom požiada o ďalší. Pokladník zmení množstvo v dokumente na 2 a opäť stlačí «Зарезервувати» (Rezervovať). Pri následnom vytvorení výdajového dokladu mohol algoritmus nesprávne načítať celkové množstvo, takže tovar zostal zablokovaný v rezervácii.

3. Prerušenie postupu odovzdania objednávky. Ak sa objednávka začala vydávať zákazníkovi cez režim «Замовлення клієнта на виріб» (Objednávka zákazníka na výrobok), ale zvyšok tovaru sa vydal cez bežný režim «Реалізація» (Predaj), vznikne chyba. Pre toto prerušenie logického postupu zostane tovar v sklade 3. úrovne, teda v sklade dočasného skladovania, evidovaný ako nevydaný.

4. Problém čakacieho zoznamu. Pri čiastočnej rezervácii, keď časť tovaru ešte fyzicky nie je k dispozícii, tovar dostane stav «čaká na rezerváciu». Ak sa potom rezervácia zrušila, tovar mohol omylom zostať v čakacom zozname a spôsobovať nezrovnalosti v dokumentoch.

Ako ručne vrátiť tovar do predaja (zrušenie rezervácie)

Ak zákazník zruší objednávku alebo uplynie lehota rezervácie, tovar treba ručne vrátiť do hlavného skladu.

Správne poradie krokov:

1. Otvorte režim «Документ» — «Торгівля з випискою рахунка» (Dokument — Obchod s vystavením platobného dokumentu) alebo režim, v ktorom bola vytvorená objednávka.

2. Nájdite platobný dokument s problémom a prejdite na kartu «Резерв» (Rezervácie).

3. Označte tovar, ktorý treba vrátiť do predaja, a stlačte akciu «Зняти товар з резерву» (Zrušiť rezerváciu tovaru).

4. Ak bol tovar v stave čiastočného čakania, použite nové tlačidlo «Скасувати очікування резервування» (Zrušiť čakanie na rezerváciu), dostupné pre tovar čakajúci na rezerváciu na karte «Рахунок» (Platobný dokument), aby ste vyčistili zoznam a obnovili správne skladové množstvá.

Po týchto krokoch Торгсофт automaticky vytvorí interný presun, ktorý vráti tovar zo skladu 3. úrovne do hlavného evidenčného strediska.

Kritické chyby a neštandardné situácie

Niekedy bežné tlačidlá nepomôžu a rezervácia je blokovaná na úrovni databázy:

• Chyba FOREIGN KEY (konflikt kľúčov). Pri pokuse zrušiť naraz rezerváciu viacerých rôznych položiek v jednom dokumente mohla vzniknúť technická chyba SQL Server, napríklad konflikt fk_M4L5, ktorá úplne zablokovala akciu. Ide o technickú chybu starých verzií programu. V takom prípade sa odporúča rušiť rezervácie po jednej položke alebo aktualizovať Торгсофт na aktuálnu verziu, v ktorej bol algoritmus čiastočných výdajov a rušenia rezervácií prepísaný a opravený.

• Poškodenie databázy alebo obnovenie z archívu. Ak ste obnovili databázu po poruche, napríklad do stavu spred niekoľkých dní, väzby medzi platobnými dokumentmi a rezervačným skladom sa môžu prerušiť. Tovar je evidovaný v sklade 3. úrovne, ale dokument rezervácie už neexistuje. Vtedy bežné tlačidlo «Зняти з резерву» (Zrušiť rezerváciu) zobrazí chybu. Riešenie patrí technickej podpore: odborníci pomocou SQL dotazov ručne vynulujú množstvá v zablokovaných dokladoch presunu do rezervačného skladu a odstránia poškodené dokumenty.

• Problémy pri inventúre. Ak zistíte, že inventúrny súpis zobrazuje nesprávne množstvá, overte, či tovar nezostal zablokovaný v sklade dočasného skladovania. Aby sa takýto tovar zahrnul do inventúry, v nastaveniach súpisu výslovne zapnite možnosť «Враховувати кількість товару на складах 3 рівня» (Zohľadniť množstvo tovaru v skladoch tretej úrovne).