Záporné zostatky v sklade: prečo sa objavujú a ako ich systematicky odstraňovať

Záporné zostatky na sklade: ako nájsť príčinu a odstrániť mínusy

Ak sa v Torgsoft vo formulári «Stav skladu» tovar zobrazuje so záporným množstvom, znamená to, že v evidencii je rozdiel medzi príjmom a výdajom tovaru. Najčastejšie táto situácia vzniká vtedy, keď bol tovar predaný skôr, než bol naskladnený, keď bola zmenená alebo odstránená stará príjmová faktúra, alebo keď vznikla chyba počas vnútorného presunu cez sklad «Tovar na ceste». Aby ste mínusy odstránili správne, nestačí len vyrovnať zostatok, ale treba nájsť aj skutočnú príčinu ich vzniku. 

Ako sa prejavuje problém so zápornými zostatkami

• Na sklade sa objavili mínusy, hoci tovar bol k dispozícii.

• V stave skladu je tovar zvýraznený červenou farbou.

• Program neumožňuje uzavrieť obdobie a zobrazí chybu o záporných zostatkoch.

• Obstarávacia cena a výpočet zisku sa stali nesprávnymi.

Ako zistiť, že v evidencii sú záporné zostatky

• Vo formulári «Stav skladu» sa v stĺpci «Množstvo» zobrazujú hodnoty so znamienkom mínus a samotný riadok je zvýraznený červenou farbou.

• Pri pokuse o uzavretie obdobia (mesiaca) program upozorní na prítomnosť záporných zostatkov a vytvorí príslušný report.

• Nesprávne sa počíta obstarávacia cena tovaru a následne sa skresľuje report o zisku, pretože predaj „do mínusu“ nemá obstarávaciu cenu z príjmu.

Prečo na sklade vznikajú záporné zostatky

Príčina č. 1 (najčastejšia). Predaj tovaru pred jeho naskladnením

•  Opis. V predajni sa fyzicky predáva tovar, ktorý ešte nebol zadaný do programu. Napríklad prišlo auto, tovar bol hneď vystavený do predajne a príjmová faktúra sa spracuje neskôr.

•  Ako skontrolovať. Otvorte «Sklad» → «Stav skladu» → tlačidlo «Pohyb tovaru» pri problémovej položke. Uvidíte, že dokument «Predaj» predchádza dokumentu «Príjem», alebo že príjem vôbec neexistuje.

Príčina č. 2. Odstránenie, úprava alebo zrušenie príjmových dokumentov

•  Opis. Tovar bol naskladnený v platnej faktúre, potom bol predaný alebo presunutý do inej predajne. Potom používateľ odstránil pôvodnú príjmovú faktúru alebo ju označil ako „neaktívnu“. Keďže výdaj zostal a zdroj príjmu zmizol — vzniká mínus.

•  Ako skontrolovať. Skontrolujte «Súbor» → «Protokol akcií používateľov» alebo «Denník zmien dokumentov» na fakt odstránenia/zmeny stavu príjmovej faktúry.

Príčina č. 3. Chyby pri vnútornom presune ("Tovar na ceste")

•  Opis. Vzniká duplicitné vytvorenie dokladov presunu, napríklad boli prijaté na dvoch počítačoch súčasne, alebo existuje doklad presunu zo skladu "Tovar na ceste", ale chýba príjmový doklad na konečný sklad.

•  Ako skontrolovať. Skontrolujte zostatky a pohyb tovaru v sklade tretej úrovne "Tovar na ceste".

Ako odstrániť záporné zostatky krok za krokom

Krok 1. Vyhľadanie všetkých záporných zostatkov

1. Prejdite do «Sklad» → «Stav skladu».

2. Vo filtri stavu (vpravo hore) vyberte hodnotu «Iba so záporným množstvom».

3. Kliknite na «Obnoviť». Získate úplný zoznam problémových tovarov.

Krok 2. Analýza príčiny pri konkrétnom tovare

1. Označte problémový tovar a kliknite na tlačidlo «Pohyb tovaru» alebo «Karta skladovej evidencie».

2. Analyzujte postupnosť dokumentov: či existuje príjem, či nebol odstránený a či predaje neprevyšujú skutočné príjmy.

Krok 3. Vyrovnanie zostatkov (odstránenie mínusu) 

Podľa príčiny vyberte jednu z možností:

• Možnosť A (Tovar jednoducho nebol naskladnený): vykonajte inventarizáciu záporných zostatkov. Vytvorte inventarizačný zoznam, zadajte doň „mínusové“ tovary so skutočným množstvom alebo nulou, ak tovar už skutočne nie je k dispozícii. Po uzavretí zoznamu program automaticky vytvorí "Príjem z inventarizácie", ktorý pokryje mínus.

• Možnosť B (Príjem bol omylom odstránený): vytvorte novú príjmovú faktúru na chýbajúce množstvo tovaru.

• Možnosť C (Zaseknutie v sklade "Tovar na ceste"): nájdite duplicitný doklad presunu v sklade "Tovar na ceste" a odstráňte ho, alebo naopak — dokončite prijatie tovaru na konečný sklad.

Krok 4. Prepočet obstarávacej ceny 

Keďže predaje „do mínusu“ nemali nákupnú cenu, po naskladnení alebo vyrovnaní tovaru je potrebné vykonať prepočet obstarávacej ceny cez «Stav skladu» → «Prepočítať obstarávaciu cenu» alebo v Analýza → Obdobie, aby boli hodnoty zisku správne.

Ako zabrániť opätovnému vzniku záporných zostatkov

Aby sa problém systematicky neopakoval, je potrebné zmeniť nastavenia a obmedziť práva personálu:

1. Zakázať predaj do mínusu (kriticky dôležité):

•    Prejdite do «Nastavenia» → «Parametre» → karta «Evidencia».

•    V poli «Čo robiť, ak na sklade nie je dostatok tovaru» nastavte «Zakázať predaj do mínusu». Program teraz fyzicky nedovolí pokladníkovi predať tovar, ktorý nie je na zostatku.

2. Skryť záporné zostatky pred predajcami:

•    V Nastavenia → Parametre → Prístup zrušte predajcom povolenie vidieť záporné a nulové zostatky. Táto informácia je potrebná len tovaroznalcovi alebo majiteľovi, predajcom vytvára priestor na manipulácie.

3. Obmedziť práva na odstraňovanie dokumentov:

•    V Nastavenia → Nastavenie rolí zakážte bežným predajcom odstraňovať tovary z predaja bez dôvodu a tiež zrušte právo na úpravu a odstránenie skladových dokumentov (príjmových faktúr).

4. Pravidelné uzatváranie období:

•     Zaveďte si pravidlo: na konci mesiaca vykonať inventarizáciu, vyrovnať zostatky a uzavrieť obdobie («Analýza» → «Obdobie» → «Uzavrieť obdobie»). V uzavretom období používatelia nebudú môcť spätne odstrániť príjem a vytvoriť mínus.

Ako skontrolovať, že mínusy boli odstránené

1. Otvorte «Sklad» → «Stav skladu».

2. Nastavte filter «Iba so záporným množstvom» a kliknite na «Obnoviť».

3. Zoznam tovarov musí byť prázdny.

4. Skúste v «Predaji» predať tovar, ktorý nie je na zostatku — program musí zobraziť zákaz.

Čo pripraviť pre technickú podporu, ak je problém zložitý

Ak sa mínusy objavujú v dôsledku nejasných systémových chýb, pripravte pre technickú podporu:

• Verziu programu Torgsoft (Pomocník → O programe).

• Čiarový kód alebo artikel problémového tovaru, pri ktorom vznikol nejasný mínus.

• Snímku obrazovky «Karty skladovej evidencie» alebo «Pohybu tovaru» pri tejto položke.

• Archív databázy, ak bude potrebná hlbšia analýza vývojármi.

Časté otázky