Premiestňovanie tovaru so sériovými číslami: ako sa vyhnúť chybám a strate záručných záznamov

V maloobchode s technikou, elektronikou alebo drahým vybavením je mimoriadne dôležité sledovať každú jednotku tovaru samostatne, aby bolo možné plniť záručné povinnosti. 

Na tento účel sa používa režim prísnej evidencie záručného tovaru podľa sériových čísel. Pri rozširovaní podnikania a častých presunoch techniky medzi predajňami alebo skladmi však majitelia narážajú na rôzne ťažkosti. Podnikatelia sa zvyčajne pýtajú: 

Odpovede na tieto otázky spočívajú v správnom používaní nástrojov na interný presun a kontrolu dokladov.

Základné princípy presunu záručného tovaru

Na presun techniky medzi jednotlivými miestami sa používa režim «Doklad» — «Interný presun». Ak je pre daný druh tovaru nastavená možnosť «Viesť prísnu záručnú evidenciu», program úplne kontroluje pohyb každej jednotky.

Ak používate voľnú, teda bežnú záručnú evidenciu a pridávate tovar zo stavu skladu alebo naskenovaním čiarového kódu či katalógového čísla, program nebude vyžadovať zadanie sériových čísel. Umožňuje to urýchliť prácu, ak sa tovar nachádza ďaleko. Pri drahej technike sa však vždy odporúča prísna evidencia, ktorá zabraňuje chybám.

Ako správne odoslať a prijať tovar (Režim «Tovar na ceste»)

Na bezpečný presun medzi fyzicky vzdialenými predajňami je potrebné použiť možnosť «Tovar na ceste».

1. Odoslanie. V sklade odosielateľa sa vytvorí doklad o internom presune. Skladník naskenuje čiarové kódy tovaru a program zobrazí okno na zadanie sériového čísla každej jednotky.

2. Prijatie. Tovar sa v stave zásob predajne príjemcu nezobrazí okamžite. Príjemca musí otvoriť «Sklad» — «Tovar na ceste», nájsť príslušný doklad a vykonať akciu «Skontrolovať doklad» (Kontrola príjmového dokladu).

3. Kontrola čísel. Vo formulári kontroly je dostupná akcia «Sériové čísla», ktorá umožňuje zobraziť zoznam čísel. Príjemca naskenuje tovar. Ak sa skontrolované množstvo nezhoduje s počtom sériových čísel, program daný tovar zvýrazní a zobrazí upozornenie na nezrovnalosť.

4. Dokončenie. Sériové čísla sa presunú do stavu zásob predajne príjemcu až po použití výsledkov kontroly a stlačení tlačidla «Prijať doklad».

Prečo vznikajú chyby a ako na ne program reaguje

Podnikatelia sa pri týchto operáciách často stretávajú s ľudskými chybami. Pozrime sa na najčastejšie otázky a príčiny systémových hlásení:

Ide o najčastejšiu otázku zo strany predajní. Problém vzniká, ak pracovník pri príjme vo formulári «Kontrola príjmového dokladu» zadá množstvo tovaru iba naskenovaním bežných čiarových kódov alebo ručným zadaním množstva bez kontroly sériových čísel a následne použije výsledky. 

Ak boli sériové čísla v dôsledku takejto nepozornej kontroly odstránené z dokladu, nebude možné ich jednoducho obnoviť — program zobrazí chybu, že číslo sa nenachádza v sklade odosielateľa. Pri tovare s prísnou evidenciou preto musí kontrola prebiehať s povinným overením zoznamu sériových čísel. 

Táto chyba je ochranným mechanizmom programu a môže vzniknúť z niekoľkých dôvodov:

• Chyba pri zadávaní. Ak skladník pri vytváraní presunu urobí chybu, napríklad naskenuje nesprávne číslo alebo ho zadá s preklepom, program upozorní, že takéto číslo nie je na sklade, a vyzve na opätovné zadanie sériového čísla. Okno sa bude zobrazovať dovtedy, kým používateľ nezadá správne číslo alebo operáciu nezruší. V takom prípade sa tovar do dokladu jednoducho nepridá.

• Tovar je ešte na ceste alebo sa vrátil odosielateľovi. Ak bol presun odoslaný v režime «Tovar na ceste» a predajňa príjemcu pri kontrole zadala množstvo «0», teda tovar odmietla, tovar sa vráti do skladu odosielateľa. V niektorých starších verziách programu mohlo sériové číslo zostať «zablokované» vo virtuálnom sklade tovaru na ceste. Toto správanie algoritmov vývojári opravili, preto je dôležité používať aktuálnu verziu programu.

• Konflikt odložených dokladov. Môžu nastať situácie, keď sa vytvorí odložený interný presun, pričom sa tovar fyzicky neodpíše zo skladu. Následne sa ten istý tovar s rovnakým sériovým číslom odošle prostredníctvom iného aktívneho dokladu. Keď sa prvý odložený doklad používateľ pokúsi zmeniť na stav «Aktívny», vznikne konflikt alebo zdvojenie, pretože dané číslo už v sklade odosielateľa fyzicky nie je.

• Pokus o predaj tovaru z iného evidenčného centra. Ak je nastavený predaj zo všetkých obchodných miest a pokladník vyberie na predaj sériové číslo, ktoré sa fyzicky nachádza v inom sklade, systém operáciu zablokuje, ak sa číslo nenachádza v aktuálnom sklade.

Na urýchlenie procesu obsahuje program nastavenie «Skenovať sériové číslo v cykle». Ak ho zapnete, okno na zadanie sériového čísla sa po každom skenovaní nezatvorí. Zobrazí sa toľkokrát, koľko jednotiek tovaru bolo pridaných do dokladu, a umožní postupne naskenovať všetky sériové čísla. Pri hromadných presunoch je vhodné používať aj terminál na zber údajov (TZÚ).

 Podnikatelia sa často pýtajú, ako výmenu techniky správne zdokumentovať. Ak bol tovar vrátený v rámci záruky a nemožno ho opraviť, v module «Oprava» je dostupná funkcia «Výmena tovaru». Zadáte nové sériové číslo, ktoré sa nachádza na sklade. Program automaticky zaeviduje vrátenie starého sériového čísla od zákazníka, jeho vrátenie dodávateľovi a predaj nového sériového čísla zákazníkovi, pričom zachová správny pohyb dokladov bez zbytočných pokladničných operácií.

Dodržiavanie postupu kontroly dokladov a používanie prísnej kontroly zabezpečuje, že sa v databáze nestratí žiadne sériové číslo a podnikateľ bude môcť kedykoľvek sledovať históriu každej jednotky techniky od nákupu až po záručný servis.